Цей гайд допоможе адміністратору платформи додати співробітників у LMS Смартвей вручну або через імпорт з файлу, а також оновити їхні дані за потреби.
Перед початком
Підготуйте дані співробітника:
-
ім'я;
-
прізвище;
-
email;
-
телефон, якщо потрібно;
-
відділ;
-
посаду;
-
нотатки, якщо потрібно;
-
стать;
-
вирішіть чи потрібно надати доступ до Академії.
Email має бути унікальним для співробітника. Якщо співробітник з таким email уже є в системі, LMS платформа не створить дубль.
Як додати одного співробітника?
-
Увійдіть у Smart Way під обліковим записом адміністратора або HR-користувача.
-
У меню перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Натисніть кнопку "Додати співробітника".
-
У вікні "Новий співробітник" заповніть обов'язкові поля:
-
Ім'я;
-
Прізвище;
-
Email;
-
стать.
-
-
За потреби заповніть додаткові поля:
-
Телефон;
-
Відділ;
-
Посада;
-
Нотатки.
-
-
Якщо співробітник має проходити навчання в Академії, увімкніть опцію "Надати доступ до Академії".
-
Переконайтеся, що співробітник з'явився у списку!
Після додавання співробітника його можна знайти через пошук за ПІБ, посадою або відділом.
Як редагувати дані співробітника?
-
Перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Знайдіть потрібного співробітника у списку. За потреби використайте "Пошук по ПІБ", "Пошук за посадою" або "Пошук по відділу".
-
Натисніть на рядок з прізвищем співробітника у таблиці, відкриється вікно з даними.
-
У вікні "Редагувати" оновіть потрібні дані.
-
Якщо змінюєте email, переконайтеся, що він не використовується іншим співробітником.
-
Якщо потрібно прибрати відділ або посаду, видаліть відповідне значення зі списку в полі.
-
Натисніть "Зберегти".
-
Перевірте, що оновлені дані відображаються у списку співробітників.
Якщо співробітник є адміністратором, окремі параметри доступу можуть бути недоступні для зміни в цій формі.
Як заповнювати поля "Відділ" і "Посада"?
Поля "Відділ" і "Посада" використовуються не лише для довідкової інформації. Вони допомагають фільтрувати співробітників, надавати доступи до навчальних матеріалів і тестів, формувати звіти та рейтинги.
У полі можна вибрати вже наявне значення зі списку або ввести нове. Щоразу коли ви вписуєте нове значення, воно автоматично додається до списку вибору посад та підрозділів, і наступного разу його можна просто вибрати. Якщо співробітник має кілька посад або належить до кількох відділів, можете встановити кілька значень.
Після введення значення натисніть "Enter" або вийдіть із поля, щоб значення додалося до списку.
Що означає "Надати доступ до Академії"?
Опція "Надати доступ до Академії" визначає, чи матиме співробітник доступ до навчальних курсів.
Увімкніть її, якщо співробітник має:
-
проходити курси;
-
отримувати призначене навчання;
-
потрапляти до навчальної звітності;
-
проходити тести за навчальними матеріалами.
Якщо співробітника потрібно додати лише для проходження психологічних тестів - доступ до Академії можна не надавати.
Як завантажити список співробітників з файлу?
Масове завантаження зручно використовувати, коли потрібно додати багато співробітників одразу.
-
Перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Натисніть кнопку "Завантажити список співробітників з файлу" (іконка хмарного завантаження у правій частині кнопки "Додати співробітника").
-
У вікні "Додати співробітників" натисніть "Скачати шаблон файла".
-
Відкрийте завантажений XLSX-шаблон.
-
Заповніть дані співробітників у шаблоні, не змінюючи структуру колонок.
-
Якщо в одній комірці потрібно вказати кілька посад або відділів - розділяйте значення комами.
-
Збережіть файл у форматі xlsx.
-
Поверніться до Smart Way і натисніть "Завантажити".
-
Виберіть підготовлений файл.
-
Дочекайтеся завершення завантаження.
-
Натисніть "Завершити".
Після успішного імпорту список співробітників оновиться. Якщо в процесі завантаження виникнуть помилки, система про це повідомить та виведе список помилок, які вам потрібно виправити. Після виправлення помилок, завантажте файл повторно. При повторному завантаженні система пропустить раніше доданих співробітників і не буде створювати дублікати.
Вимоги до XLSX-файлу
Файл має бути саме у форматі xlsx! Не використовуйте CSV, XLS, PDF або скриншоти таблиці.
У шаблоні заповнюйте колонки відповідно до їхнього призначення:
-
name - ім'я;
-
surname - прізвище;
-
email - email співробітника;
-
phone - телефон;
-
job_title - посада;
-
department - відділ;
-
notes - нотатки;
-
gender - стать;
-
access to the academy - доступ до Академії.
У скачаному шаблоні є інструкція по заповненню, ознайомтесь з нею. Обов'язково заповнюйте ім'я, прізвище, email та стать! Без цих даних рядок може бути не завантажений!
Як перевірити, що співробітники додані?
Після додавання або імпорту:
-
Перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Використайте "Пошук по ПІБ", якщо треба знайти конкретну людину.
-
За потреби перевірте пошук за "Посада" або "Відділ".
-
Відкрийте картку співробітника зі списку і перевірте email, відділ, посаду та доступ до Академії.
Типові помилки
Співробітник з таким email уже існує
Smart Way перевіряє email, щоб не створювати дублікати. Якщо ви бачите повідомлення, що співробітник з таким email уже існує, перевірте список співробітників через пошук за ПІБ або email-даними. Якщо у вашому акаунті немає співробітника з даним email, зверніться у чат підтримки.
Файл має неправильний формат
Для імпорту використовуйте тільки xlsx. Якщо файл збережений в іншому форматі, система не зможе його обробити.
Змінена структура шаблону
Не перейменовуйте колонки, не видаляйте службові рядки шаблону і не переносіть дані в довільні місця. Якщо структура файлу змінена, частина співробітників може не завантажитися.
Не заповнені обов'язкові поля
Для кожного співробітника мають бути заповнені ім'я, прізвище, email та стать. Порожні або неповні рядки система пропустить або покаже як помилкові.
Досягнуто ліміт співробітників
Якщо компанія досягла ліміту на кількість співробітників, нові записи не будуть додані. У такому випадку необхідно придбати пакет з більшою кількістю робочих місць.
Чеклист адміністратора
Перед завершенням перевірте:
-
усі потрібні співробітники є у списку;
-
email-адреси введені без помилок;
-
у співробітників заповнені відділи й посади;
-
співробітникам, які мають навчатися, надано доступ до Академії.
Повна автоматизація
Для повної автоматизації додавання, видалення та редагування користувачів використовуйте API.