Как добавлять, редактировать и удалять администраторов

В Smart Way администраторов компании можно добавлять, редактировать и удалять на странице "Компания".

В этом руководстве объясняется, как выбрать уровень доступа, создать или обновить учётную запись администратора, а также безопасно удалить её с передачей ответственности другому администратору.

Кто может управлять администраторами?

Управлять другими администраторами могут администраторы с уровнем "Доступ администратора — без ограничений".

Администратор с уровнем "Доступ администратора — только собственные приглашения" может работать в доступных ему разделах платформы, но не может добавлять, редактировать или удалять других администраторов. На странице "Компания" соответствующие кнопки будут для него недоступны.

Администратор также не может удалить собственную запись в таблице "Администраторы". Это защищает компанию от случайной потери административного доступа.

Какие уровни доступа можно назначить?

При добавлении или редактировании администратора нужно выбрать один из двух уровней.

Если вы планируете удалить администратора, в компании должен остаться как минимум один другой активный администратор. Ему нужно будет передать кандидатов и связанные с администратором материалы.

Не используйте одну общую учётную запись для нескольких человек. У каждого администратора должны быть отдельные email-адрес и пароль.

Где найти управление администраторами?

1. Войдите в Smart Way под учётной записью администратора с доступом без ограничений.

2. В главном меню откройте "Настройки".

3. Перейдите в раздел "Компания".

4. Прокрутите страницу до блоков "Добавить администратора" и "Администраторы".

В блоке "Добавить администратора" находится форма создания учётной записи. В блоке "Администраторы" отображаются ФИО, email и кнопки редактирования и удаления.

Как добавить нового администратора?

1. На странице "Компания" найдите блок "Добавить администратора".

2. Заполните все обязательные поля:

   • "Имя";

   • "Фамилия";

   • "Email";

   • "Телефон";

   • "Пароль";

   • "Повторите пароль".

3. Убедитесь, что пароль содержит не менее 6 символов, а значения в полях пароля совпадают.

4. Выберите нужный уровень:

   • "Доступ администратора — только собственные приглашения";

   • или "Доступ администратора — без ограничений".

5. Нажмите "Добавить".

6. Убедитесь, что новый пользователь появился в таблице "Администраторы".

Если кнопка "Добавить" неактивна, проверьте обязательные поля, формат email, длину пароля, совпадение паролей и выбранный уровень доступа.

Что произойдёт, если человек уже есть в списке сотрудников?

Если пользователь уже является обычным сотрудником вашей компании в LMS Smart Way, укажите его текущий email-адрес. Система предоставит административные права той же учётной записи, а не создаст отдельный профиль.

Имя, фамилия, телефон и пароль этого пользователя будут обновлены в соответствии с формой "Добавить администратора". Предупредите человека о новом пароле до сохранения.

Если указанный email-адрес уже принадлежит администратору, Smart Way покажет сообщение "Этот e-mail уже зарегистрирован". Найдите пользователя в таблице "Администраторы" и при необходимости отредактируйте его существующую запись.

Как редактировать администратора?

1. На странице "Компания" перейдите к таблице "Администраторы".

2. Найдите нужного администратора.

3. Нажмите значок карандаша в его строке.

4. В окне "Редактировать" обновите нужные данные:

   • имя;

   • фамилию;

   • email;

   • телефон;

   • пароль и его подтверждение;

   • уровень административного доступа.

5. Если меняете пароль, используйте не менее 6 символов и введите одинаковое значение в оба поля.

6. Нажмите "Изменить".

7. Проверьте обновлённые ФИО и email в таблице "Администраторы".

После изменения email администратор должен использовать новый адрес для входа. Если вы также изменили пароль, сообщите его пользователю безопасным способом.

Как изменить собственные данные?

Значок редактирования в собственной строке администратора недоступен.

Чтобы изменить свои имя, фамилию, email или телефон:

1. Откройте "Настройки" -> "Пользователь".

2. В блоке "Сменить контакты" обновите данные.

3. Нажмите "Сохранить".

Чтобы изменить собственный пароль, используйте блок "Сменить пароль" на этой же странице.

Самостоятельно изменить свой уровень административного доступа нельзя. Это должен сделать другой администратор с доступом без ограничений.

Что нужно знать перед удалением?

Удаление администратора не просто лишает его административных прав. Smart Way полностью удаляет его учётную запись и связанную запись сотрудника.

После удаления:

• пользователь больше не сможет войти в Smart Way LMS;

• его запись исчезнет из таблицы администраторов и списка сотрудников;

• его учебный рейтинг будет удалён;

• приглашённые им кандидаты будут переданы другому администратору;

• материалы Базы знаний, в которых он был назначен администратором, будут автоматически переназначены выбранному администратору.

Не удаляйте администратора, если нужно только изменить его уровень доступа: вместо этого отредактируйте запись и выберите другой уровень.

Если человека нужно оставить обычным сотрудником без административных прав, обратитесь в техническую поддержку.

Как удалить администратора?

1. Убедитесь, что в компании есть другой активный администратор.

2. На странице "Компания" найдите блок "Администраторы".

3. В строке администратора, которого нужно удалить, нажмите значок корзины.

4. В окне "Удаление" выберите другого администратора, которому нужно передать кандидатов.

5. Проверьте выбранного получателя.

6. Нажмите "Передать".

7. Убедитесь, что удалённый пользователь исчез из таблицы "Администраторы".

Нажатие "Передать" запускает передачу данных и удаление учётной записи. Не используйте это действие для временной блокировки доступа.

Почему значки редактирования или удаления недоступны?

Наиболее частые причины:

Администратор и руководитель подразделения — это разные роли

Роль "Руководитель подразделения" не предоставляет административных прав. Она даёт сотруднику доступ к просмотру отчётов и статистики в пределах его подразделений.

Руководителя подразделения назначают в карточке сотрудника в разделе "Сотрудники". На странице "Компания" в блоке администраторов эта роль не настраивается.

Рекомендации по безопасности

• Предоставляйте каждому администратору отдельную учётную запись.

• Не передавайте пароли в открытых рабочих чатах.

• Оставляйте как минимум двух действующих администраторов с доступом без ограничений, чтобы компания не потеряла возможность управлять доступами из-за отсутствия одного человека.

• Регулярно проверяйте таблицу "Администраторы" и удаляйте неактуальные учётные записи после передачи ответственности.

• Перед удалением проверяйте, кому будут переданы кандидаты и материалы Базы знаний.

Чек-лист после изменений

После добавления или редактирования проверьте:

• администратор отображается в таблице;

• ФИО и email указаны правильно;

• выбран нужный уровень доступа;

• пользователь может войти со своим email-адресом;

• доступ к отчётам соответствует выбранному уровню;

• в компании остаётся администратор с доступом без ограничений.

После удаления проверьте:

• пользователь исчез из таблицы администраторов;

• кандидаты доступны выбранному администратору;

• ответственность за материалы Базы знаний передана нужному администратору;

• в компании остался активный администратор с доступом без ограничений.

FAQ

Может ли администратор с доступом только к собственным приглашениям добавить другого администратора?

Нет. Добавлять, редактировать и удалять администраторов могут только пользователи с уровнем "Доступ администратора — без ограничений".

Может ли администратор удалить самого себя?

Нет. Значки редактирования и удаления в собственной строке недоступны. Свои контактные данные и пароль можно изменить в разделе "Пользователь", а изменить роль или удалить учётную запись должен другой администратор с доступом без ограничений.

Можно ли только отозвать административные права, но оставить человека сотрудником?

На странице "Компания" нет отдельного действия для снятия административной роли с сохранением учётной записи. Чтобы просто отозвать административные права, обратитесь в техническую поддержку.

Что происходит с кандидатами удалённого администратора?

Перед удалением нужно выбрать другого администратора. Smart Way передаст ему кандидатов, которых пригласил удалённый пользователь.

Можно ли назначить администратором уже существующего сотрудника?

Да. В форме "Добавить администратора" укажите email этого сотрудника. Система добавит административные права к его текущей учётной записи и обновит контактные данные и пароль в соответствии с формой.

Является ли роль "Руководитель подразделения" административной?

Нет. Руководитель подразделения имеет ограниченный доступ к отчётам своей команды, но не может управлять администраторами, сотрудниками, курсами или настройками компании.