Как включить Базу знаний и настроить доступ к материалам

В LMS Smart Way для Базы знаний предусмотрены два уровня доступа: доступ всех сотрудников к модулю и доступ к отдельному материалу. Сотрудник получит доступ к материалу, только если модуль «База знаний» включён в настройках компании, материал имеет статус «Опубликовано», а пользователь соответствует условиям доступа к этому материалу.

Кто может управлять Базой знаний?

Меню Управление базой знаний доступно только администраторам. Они могут работать с материалами своей компании независимо от того, включён ли модуль для сотрудников.

Сотрудники и руководители могут только просматривать материалы, добавленные администратором. Они не могут создавать, публиковать или редактировать материалы. Роль руководителя не предоставляет административный доступ к материалам компании.

Как включить или отключить модуль «База знаний» для сотрудников?

Откройте Настройки.
Перейдите в раздел Компания.
Найдите блок База знаний для сотрудников.
Включите или отключите переключатель.
Дождитесь завершения сохранения.

Когда модуль включён, пользователи видят пункт База знаний в меню и могут открывать доступные им материалы.

Когда модуль отключён:

пункт База знаний исчезает из меню сотрудников;
страницы материалов становятся недоступными для сотрудников и руководителей;
администраторы могут просматривать контент Базы знаний и управлять им;
материалы, категории, теги, настройки доступа и история версий не удаляются;
после повторного включения опубликованный контент снова становится доступен в соответствии с настроенными правами.

Отключение модуля удобно использовать, чтобы временно закрыть читательскую часть, но оно не заменяет архивирование отдельных неактуальных материалов.

Как подписка Academy влияет на работу Базы знаний?

При активной подписке Academy пользователь может открывать доступные ему внутренние документы, а администратор — создавать новые материалы.

При неактивной подписке:

список, поиск и действующие правила доступа к материалам не меняются;
система блокирует открытие документов;
кнопка Добавить материал заблокирована;
администратор может открывать и редактировать существующие материалы.

Как настроить доступ к материалу?

В редакторе материала есть блок Доступ с двумя режимами.

Вся компания

Материал видят все сотрудники компании, которым доступен модуль.

Используйте этот режим для общих политик, инструкций по работе с платформой, корпоративных шаблонов и материалов, не содержащих информацию с ограниченным доступом.

Ограниченный доступ

Материал видят сотрудники выбранных подразделений или должностей.

Выберите Ограниченный доступ.
Добавьте нужные команды в поле подразделений.
Добавьте нужные должности в поле должностей.
Сохраните черновик или опубликуйте материал.

В режиме ограниченного доступа нужно выбрать хотя бы одно подразделение или одну должность. Пустой список считается ошибкой.

Как сочетаются подразделения и должности?

Если заполнить оба списка, между ними действует логика ИЛИ.

Пример:

выбрано подразделение Продажи;
выбрана должность Региональный менеджер.

Материал увидят все сотрудники подразделения Продажи и все сотрудники в должности Региональный менеджер, даже если они работают в другом подразделении.

Не выбирайте одновременно подразделение и должность, если нужна логика «только эта должность в этом подразделении»: текущий режим не создаёт такое пересечение.

От чего зависит корректность доступа?

Правила доступа используют данные из профиля сотрудника. Поэтому перед публикацией проверьте:

заполнено ли подразделение;
указана ли актуальная должность;
нет ли разных вариантов написания одного и того же названия;
включён ли доступ сотрудников к модулю.

Изменение подразделения или должности может сразу закрыть доступ к списку, поиску, странице материала, предварительному просмотру, скачиванию, избранному и использованию материала ассистентом.

Как проверить доступ перед запуском?

После публикации проверьте доступ как минимум с двух учётных записей:

Пользователь из целевого подразделения или с целевой должностью должен найти и открыть материал.
Пользователь вне настроенной аудитории не должен видеть материал в категории, поиске или по прямой ссылке.
Если скачивание разрешено, проверьте кнопку Скачать.
Если доступ ограничен, проверьте подразделение и должность по отдельности.

Учётная запись администратора не подходит для проверки читательских ограничений, поскольку в своей компании администратор имеет неограниченный доступ к материалам.

Какие типичные ошибки могут возникнуть?

Выбран Ограниченный доступ, но не добавлено ни одной команды или должности.
Ожидается логика «подразделение И должность», хотя система использует «подразделение ИЛИ должность».
В профиле сотрудника не заполнено нужное поле.
Материал остался черновиком или был снят с публикации.
Доступ сотрудников к модулю отключён.
Проверка выполнялась только под учётной записью администратора.