Как оформить подписку: оплата, валюта и счета

Чтобы оформить подписку, откройте Услуги → Услуги и цены, выберите пакет и период оплаты, сформируйте счёт и оплатите его.

Валюта цен, способы оплаты и вид счёта зависят от страны, указанной при регистрации вашей компании в Смартвей. Для компании из Казахстана цены отображаются в тенге, оплата картой проходит в долларах США, а банковский перевод — в тенге через SWIFT.

Что проверить перед оформлением?

1. Откройте Настройки → Компания.

2. Проверьте название компании и юридический адрес. Для компаний за пределами Украины оба поля обязательны: без них не получится сформировать счёт.

3. Укажите БИН / ИИН — для компании из Казахстана это обязательное поле. Для компаний из других стран название поля отличается: ІПН / ЄДРПОУ для Украины, VAT Number для Великобритании, VAT ID для европейских стран или Tax ID для остальных стран.

4. При необходимости добавьте регистрационный номер компании, имя и электронную почту контактного лица по вопросам оплаты, номер заказа. Эти дополнительные поля необязательны.

5. Сохраните изменения.

Для компаний за пределами Украины и Казахстана VAT Number, VAT ID и Tax ID необязательны при создании счёта в Smart Way. Это относится и к оплате картой, и к банковскому переводу. Если у компании есть такой номер и он нужен в документе, укажите его до создания счёта.

Украинская компания может создать счёт, не заполнив все реквизиты. Перед оплатой проверьте данные плательщика.

В международном счёте сохраняются реквизиты, указанные при его создании. Если позже изменить их в настройках, новые данные появятся только в новых счетах.

Как сформировать счёт?

1. Откройте Услуги → Услуги и цены и выберите Ежемесячно или Ежегодно.

2. Для ACADEMY укажите количество пользователей. Минимум — 200 мест; увеличить количество можно с шагом 200. Например, если ввести 250, система выберет 400 мест.

3. Нажмите Добавить в счет рядом с нужным пакетом. ACADEMY и TESTING можно добавить в один счёт, если валюта и период оплаты совпадают.

4. В блоке Ваш счет под дополнительными услугами проверьте выбранные пакеты, количество пользователей, период и сумму.

5. Если компания зарегистрирована за пределами Украины, выберите способ оплаты. Проверьте сумму и валюту платежа.

6. Для международной оплаты прочитайте подтверждение покупки для бизнеса и поставьте отметку, если согласны с его условиями. В нём вы подтверждаете свои полномочия действовать от имени компании, правильность реквизитов и ответственность компании за налоги.

7. Нажмите Сформировать счет. На странице Счета оплатите картой или скачайте счёт для банковского перевода.

Для украинской компании способ оплаты выбирают после создания счёта.

Если кнопка Сформировать счет недоступна, прочитайте сообщение рядом с ней: возможно, заполнены не все обязательные реквизиты.

В какой валюте можно оплатить?

UAH — гривна, GBP — фунт стерлингов, EUR — евро, KZT — тенге, USD — доллар США.

Для Казахстана и Великобритании валюта оплаты картой отличается от валюты цен в кабинете. Smart Way показывает точную сумму до создания счёта. Если компании из Казахстана нужен счёт в тенге (KZT), выберите банковский перевод. Для компании из Великобритании этот способ позволяет получить счёт в фунтах стерлингов (GBP).

Если страна компании или валюта указаны неверно, обратитесь в чат поддержки до создания счёта.

Как оплатить и отключить автоматические списания?

Оплата картой

Оплата картой включает регулярные списания за ACADEMY, TESTING и дополнительное место для файлов. После первой оплаты платёжный сервис будет автоматически списывать деньги за следующие периоды. AI-токены оплачиваются разовым платежом.

Чтобы отключить следующие списания, откройте Услуги → Счета, найдите счёт, оплаченный картой, и нажмите Отменить подписку. Услуга останется доступной до конца уже оплаченного периода.

Банковский перевод

1. Скачайте счёт для банковской оплаты.

2. Используйте реквизиты и валюту из этого документа.

3. Перенесите назначение платежа без изменений.

При оплате банковским переводом автоматических списаний нет. Для следующего периода нужно сформировать и оплатить новый счёт.

При оплате картой услуга включается автоматически после того, как Smart Way получит деньги и подтверждение оплаты. Сама отправка платежа ещё не означает, что услуга включена. При банковском переводе оплату подтверждает и услугу включает сотрудник Smart Way. Учитывайте время на зачисление денег и подтверждение оплаты.

Какие документы можно скачать?

Документы доступны в Услуги → Счета. Их вид зависит от страны компании и способа оплаты.

• Украина: украинский счёт с номером, который начинается с UA. Данные плательщика можно изменить до оплаты.

• Все страны, кроме Украины и Казахстана: до оплаты — PROFORMA INVOICE с номером PI-…, то есть предварительный счёт для оплаты. После оплаты — итоговый INVOICE с номером SW-… и отметкой PAID («Оплачено»).

• Казахстан: один двуязычный Invoice/Инвойс с номером SW-…. После оплаты в нём появляется отметка об оплате. Отдельного предварительного счёта нет.

Международный документ для оплаты картой содержит ссылку и QR-код для перехода к оплате. В документе для банковского перевода указаны банковские реквизиты. Используйте способ оплаты, выбранный при создании счёта.

В оплаченном международном счёте указаны дата, фактически уплаченная сумма и валюта. Smart Way не добавляет к сумме счёта местные налоги страны покупателя. Передайте документ бухгалтеру: он проверит, нужно ли компании отдельно начислить такие налоги.

Как продлить подписку без перерыва?

Подписка продлевается после подтверждения оплаты. Само создание счёта её не продлевает.

Если вы заранее оплачиваете продление банковским переводом, новый период начнётся после окончания текущего. Дни, которые уже оплачены, сохранятся. За неделю до окончания подписки Smart Way отправляет напоминание на электронную почту администраторов компании.

Если следующий период не оплачен вовремя:

• платные возможности соответствующего пакета становятся недоступны;

• после окончания ACADEMY лимит сотрудников возвращается к 100, если его отдельно не увеличивали до значения выше лимита оплаченной подписки;

• после окончания TESTING безлимитное тестирование прекращается; отправлять тесты можно в пределах оставшегося количества приглашений;

• учётная запись, счета и сохранённые данные не удаляются.

Неудачное автоматическое списание с карты также не продлевает подписку. Если оплатить её после окончания, новый период начнётся после подтверждения платежа. Он не будет отсчитываться с даты окончания предыдущей подписки.

Как купить дополнительное место для файлов?

В ACADEMY входит 50 ГБ для файлов. Дополнительное место можно купить пакетами по 50 ГБ. Оно доступно вместе с оплаченной подпиской ACADEMY.

1. Откройте Услуги → Услуги и цены → Дополнительные услуги.

2. В карточке дискового пространства выберите количество в поле Дополнительные пакеты: x1 — ещё 50 ГБ, x2 — ещё 100 ГБ, x3 — ещё 150 ГБ.

3. Выберите, когда нужно место: в текущем или следующем периоде. Ниже описаны оба варианта.

4. Проверьте объём, даты и сумму, нажмите Добавить в счет, сформируйте счёт и оплатите его.

Например, x3 добавляет 150 ГБ к включённым 50 ГБ. Всего на оплаченный период будет доступно 200 ГБ.

Оплата дополнительного места картой также включает регулярные списания. Если место нужно только до конца текущего периода, после оплаты нажмите Отменить подписку в соответствующем счёте, чтобы отключить следующие списания.

Больше места нужно сейчас

Выберите Увеличить дисковое пространство. Для этого нужна действующая оплаченная подписка ACADEMY.

• Дополнительное место будет доступно с момента подтверждения оплаты до конца текущего периода ACADEMY.

• Вы платите только за оставшееся время. Например, если до конца периода осталась примерно четверть, стоимость составит примерно четверть полной цены выбранного объёма.

• Такой счёт нужно оформить отдельно от продления ACADEMY. Дата окончания ACADEMY не изменится.

Точная цена отображается до создания счёта. В уже сформированном счёте она не меняется.

Место нужно на следующий период

Выберите Продлить подписку. Добавьте место в один счёт с ACADEMY или оформите отдельный счёт, если следующий период ACADEMY уже оплачен.

В этом случае вы оплачиваете полный следующий месяц или год. Место станет доступно с начала соответствующего периода ACADEMY. В текущем периоде объём не увеличится.

Что будет с файлами после окончания оплаченного периода?

Если дополнительное место не продлить, а ACADEMY продолжает действовать, доступный объём вернётся к включённым 50 ГБ. Если закончится и ACADEMY, эти 50 ГБ также перестанут быть доступны.

Файлы автоматически не удаляются. Если по действующей подписке нет свободного места, загружать новые файлы не получится. Чтобы продолжить загрузку, освободите место или оплатите достаточный объём.

Как докупить AI-токены?

AI-токены — единицы, которыми измеряется использование функций искусственного интеллекта. ACADEMY включает 1 000 токенов в месяц для месячной подписки или 12 000 в год для годовой. Дополнительные токены продаются пакетами по 10 000.

1. Откройте Услуги → Услуги и цены → Дополнительные услуги.

2. В карточке AI-токенов выберите количество пакетов: x1 — 10 000 токенов, x2 — 20 000.

3. Нажмите Добавить в счет и сформируйте отдельный счёт. AI-токены нельзя добавить в один счёт с ACADEMY, TESTING или местом для файлов.

4. Оплатите счёт. Токены поступят на баланс после подтверждения оплаты. Повторных автоматических списаний за эту покупку не будет.

Остаток и история использования доступны в Услуги → AI Токены. Купить токены можно через Услуги и цены.

Как расходуются и пополняются токены:

• Сначала расходуются бесплатные токены, включённые в ACADEMY, затем — купленные отдельно.

• Неиспользованные бесплатные токены не переносятся на новый период. Если перед началом нового месяца осталось 200, после следующего начисления бесплатных токенов на балансе будет 1 000, а не 1 200.

• Перерасход уменьшает следующее начисление. Если бесплатный баланс равен −400, после начисления 1 000 останется 600.

• Купленные отдельно токены сохраняются при продлении ACADEMY и не имеют отдельного срока действия.

• Если оплатить продление ACADEMY заранее, новые бесплатные токены поступят с началом нового периода, а не в день досрочной оплаты.

Подробнее — в руководстве AI-токены в Smart Way: как работает баланс, начисление и списание.

Что проверить после оплаты?

1. Откройте Услуги → Счета и убедитесь, что счёт отмечен как оплаченный.

2. Проверьте пакет, количество пользователей и даты оплаченного периода. Если покупали дополнительное место или токены, проверьте объём или баланс.

3. Скачайте документ об оплате для бухгалтерии.

Если деньги списаны, а оплата ещё не отображается, обратитесь в поддержку и укажите номер счёта и дату платежа. Не оплачивайте тот же счёт повторно, пока ситуация не прояснится.

Если до оплаты вы заметили ошибку в реквизитах, сумме, валюте или способе оплаты, сначала исправьте данные и сформируйте новый счёт. Чтобы отменить ошибочный счёт или уточнить дальнейшие действия, обратитесь в чат поддержки.