Как отправлять тесты кандидатам

В Smart Way кандидату можно отправить одно приглашение с одним или несколькими тестами. Кандидат получит письмо с кнопкой Начать, откроет тестирование в браузере без входа в LMS и по очереди пройдёт все выбранные тесты.

Связанные инструкции:

• Как назначать тесты сотрудникам

• Как просматривать отчёты по тестированию

Сколько тестов и приглашений можно отправить?

Не путайте количество тестов в письме с количеством доступных приглашений:

Лимиты и состав пакетов могут меняться. Актуальные условия проверяйте на странице «Цены» Smart Way.

Если у компании нет активной подписки TESTING, над формой отображается Количество доступных к отправке приглашений. Каждое отправленное приглашение уменьшает остаток на одно — независимо от количества тестов в нём.

Кто может отправлять тесты кандидатам?

Раздел Тестирование кандидатов доступен администраторам платформы. Руководитель подразделения не может отправлять тесты кандидатам. Права на просмотр результатов описаны в инструкции по отчётам.

Какие тесты доступны в форме?

В форме можно выбрать:

• системные профессиональные методики Smart Way;

• активные тесты, созданные вашей компанией в Конструкторе тестов.

Тесты из конструктора появляются в списке только после активации. Если нужного теста нет, откройте Конструктор тестов, активируйте его, а затем вернитесь к форме приглашения.

В форме доступны шесть основных системных методик:

Как подобрать набор тестов для кандидата?

Начинайте не со списка тестов, а с решения, которое нужно принять по конкретной вакансии.

1. Выпишите ключевые требования к кандидату или составьте профиль должности.

2. Определите, какие тесты помогут проверить соответствие этим требованиям.

3. Объясните кандидату, зачем нужно тестирование и как будут использоваться его результаты.

4. Не перегружайте кандидата: выбирайте только те тесты, которые действительно нужны для оценки.

Примеры наборов:

Эти наборы — примеры, а не ограничения Smart Way. Не отправляйте все доступные тесты «на всякий случай»: слишком долгое тестирование утомляет кандидата и не гарантирует более точного решения.

Что подготовить перед отправкой?

Перед тем как открыть форму, проверьте:

• правильность имени и фамилии кандидата;

• электронный адрес без ошибок и лишних пробелов;

• тесты, необходимые для этой вакансии;

• нужна ли копия письма на ваш электронный адрес.

В системном письме есть кнопка для перехода, но не указаны цель оценки, срок и общая продолжительность тестирования. Поэтому лучше заранее отправить кандидату отдельное сообщение.

Пример:

Мы отправим вам письмо с темой «Приглашение на тестирование». В нём будет кнопка Начать. Тестирование займёт около 40 минут. Пожалуйста, пройдите его до 18:00 12 августа в спокойном месте со стабильным интернетом. После отправки ответа изменить его или вернуться к предыдущему вопросу нельзя.

Как отправить приглашение кандидату?

1. Войдите в Smart Way.

2. В меню Тестирование откройте Тестирование кандидатов.

3. При необходимости откройте Описание тестовой методики, чтобы уточнить назначение и продолжительность системных тестов.

4. В блоке Выберите какие тесты нужно пройти отметьте хотя бы один тест.

5. При необходимости выберите один или несколько активных тестов в блоке Конструктор тестов.

6. Заполните обязательные поля:

   • Имя;

   • Фамилия;

   • E-mail;

   • пол кандидата.

7. При необходимости включите Отправить на мой e-mail копию письма.

8. Ещё раз проверьте электронный адрес и выбранные тесты.

9. Нажмите Отправить.

10. Дождитесь сообщения Приглашение на тестирование отправлено!.

Кнопка Отправить остаётся неактивной, если обязательные поля не заполнены, электронный адрес введён в неправильном формате или не выбран ни один тест.

После отправки Smart Way создаст приглашение с уникальной ссылкой и добавит запись в Отчёты по тестированию. Форма очистится, а параметр Отправить на мой e-mail копию письма отключится. Изменить набор тестов в готовом приглашении нельзя.

На каком языке будет приглашение?

Smart Way выбирает язык письма и страницы тестирования в зависимости от страны компании:

• для Украины — украинский;

• для Казахстана — русский;

• для остальных стран — английский.

Открыв страницу, кандидат может изменить язык в правом верхнем углу экрана.

Что получит кандидат?

Кандидату придёт системное письмо:

• тема письма на русском языке — Приглашение на тестирование;

• отправитель — Testing <testing@smartway.pro>;

• в письме есть кнопка Начать;

• отвечать на письмо не нужно, поскольку оно отправлено с системного адреса.

Кнопка открывает уникальную ссылку на тестирование. Кандидату не нужны учётная запись Smart Way, пароль или предварительная регистрация.

Кандидат может пройти тесты в браузере на компьютере, планшете или телефоне. Устанавливать отдельное мобильное приложение не нужно.

Если вы включили Отправить на мой e-mail копию письма, на ваш адрес придёт скрытая копия того же приглашения. Так можно проверить тему, язык и ссылку. Не передавайте уникальную ссылку другому человеку.

Что нужно сделать кандидату?

1. Открыть письмо Приглашение на тестирование.

2. Нажать Начать.

3. При необходимости выбрать язык в правом верхнем углу.

4. Прочитать инструкцию на стартовой странице.

5. Нажать Начать тестирование.

6. По очереди ответить на все вопросы каждого назначенного теста.

7. Дождаться сообщения Тестирование завершено!.

Во время прохождения:

• система показывает, сколько тестов осталось пройти;

• после отправки ответа его нельзя изменить;

• вернуться к предыдущему вопросу нельзя;

• кнопка отправки ответа становится активной только после выбора ответа;

• в вопросе с несколькими вариантами нельзя выбрать больше ответов, чем разрешено;

• если для теста включён таймер, по истечении времени тест завершится автоматически;

• система открывает тесты по очереди.

Если тест из конструктора содержит вопрос Загрузить файл, Видеоответ или Аудиоответ, кандидату может потребоваться:

• разрешить браузеру доступ к камере или микрофону;

• записать ответ в браузере или выбрать готовый файл;

• учесть, что максимальный размер файла с ответом — 500 МБ.

Что делать, если пропал интернет?

После восстановления соединения кандидату нужно ещё раз открыть ту же ссылку. Результаты завершённых тестов сохранятся, а кандидат вернётся к тесту, который не успел закончить.

Не стоит закрывать вкладку, не ответив на текущий вопрос. Если для теста включён таймер, отсчёт и завершение зависят от его настроек.

Что происходит после прохождения?

После создания приглашения кандидат появится в Отчётах по тестированию. Отчёт станет доступен, как только кандидат завершит хотя бы один тест. Результаты будут добавляться постепенно. Например, если кандидату отправили пять тестов, а он завершил один, в отчёте уже будет результат этого теста. Когда кандидат завершит остальные тесты, их результаты появятся в том же отчёте.

Кандидат не получает подробный отчёт для HR автоматически. Как проверить статус, найти результат в режиме Кандидаты, открыть PDF, скачать Excel и интерпретировать данные, описано в инструкции «Как просматривать отчёты по тестированию».

Что делать, если письмо не пришло?

1. Проверьте электронный адрес в созданном приглашении.

2. Попросите кандидата проверить папки Спам и Промоакции, а также корпоративный почтовый карантин.

3. Если вы включили отправку копии, проверьте свою почту.

4. Убедитесь, что корпоративный почтовый фильтр не блокирует письма от testing@smartway.pro.

5. При необходимости отправьте кандидату ту же уникальную ссылку из своей копии. Передавайте её только тому человеку, для которого создано приглашение.

В таблице отчётов нет отдельной кнопки для повторной отправки письма. Если старая ссылка недоступна или указан неправильный электронный адрес, создайте новое приглашение. Система учтёт его отдельно и создаст новую строку в отчётах.

Что нужно знать о повторном приглашении?

• Новое приглашение создаёт новую уникальную ссылку и отдельную запись в отчётах.

• Повторное приглашение учитывается отдельно, даже если вы отправляете его тому же кандидату.

• Не удаляйте незавершённое приглашение, если кандидат ещё должен пройти тесты по его ссылке.

О том, как удалить запись и связанные с ней данные, читайте в инструкции по отчётам.

Краткий чек-лист для HR

Перед отправкой

• Выбраны только те тесты, которые нужны для вакансии.

• Проверены имя, фамилия и электронный адрес.

• При необходимости включена отправка копии письма специалисту по подбору персонала.

• Кандидат знает формат и правила прохождения.

После отправки

• Получено сообщение об успешной отправке.

• Кандидат знает тему письма и срок прохождения тестирования.

• Если письма нет, проверены спам, почтовые фильтры и копия письма.

После прохождения

• Кандидат увидел финальный экран Тестирование завершено!.

• Результат проверен в режиме Кандидаты по инструкции по отчётам.

Частые вопросы

Можно ли отправить кандидату несколько тестов одним письмом?

Да. Выберите в форме один или несколько доступных тестов. Для одного кандидата будет создано одно приглашение с одной ссылкой.

Есть ли ограничение на количество тестов в одном приглашении?

Нет, в форме нет отдельного ограничения на количество тестов. Можно выбрать все видимые системные и активные тесты из конструктора, но лучше оставить только те, которые нужны для вакансии, чтобы не перегружать кандидата.

Расходуется ли отдельное приглашение на каждый тест?

Нет. На одного кандидата расходуется одно приглашение независимо от количества тестов в нём.

Нужна ли кандидату учётная запись Smart Way?

Нет. Кандидат переходит по уникальной ссылке из письма и проходит тестирование без входа в LMS.

Может ли кандидат изменить уже отправленный ответ?

Нет. После отправки ответа изменить выбранный вариант или вернуться к предыдущему вопросу нельзя.

Увидит ли кандидат подробный отчёт в PDF?

Нет. После завершения тестирования кандидат видит только сообщение Тестирование завершено!. Подробный отчёт в PDF может открыть пользователь с правом просмотра результатов. Инструкции приведены в гайде по отчётам.