Главная База знаний Как управлять связанными материалами и актуальностью

Как управлять связанными материалами и актуальностью

Обновлено Aug 02, 2026

В LMS Smart Way связанные материалы помогают читателю перейти к следующему материалу, дополняющему текущий. Контроль актуальности позволяет администраторам системно проверять содержимое и обрабатывать замечания пользователей.

Когда добавлять связанные материалы?

Добавляйте прямое продолжение сценария. Например:

  • политика → пошаговая инструкция;

  • инструкция → шаблон;

  • описание процесса → форма заявки;

  • общий материал → правила для отдельной роли;

  • новая версия процедуры → сопутствующие материалы.

Не используйте этот блок как случайный список популярных документов. Для общей тематической навигации уже предусмотрены категории и теги.

Как добавить связанный материал?

  1. Откройте материал в разделе Управление базой знаний.

  2. Перейдите к блоку Связанные материалы.

  3. Введите в поле поиска не менее двух символов названия.

  4. Выберите нужный опубликованный материал.

  5. Повторите эти действия для других ресурсов.

  6. Сохраните изменения.

Можно добавить до пяти материалов. Материал нельзя связать с самим собой.

Как изменить порядок или удалить связь?

  • Чтобы изменить порядок отображения материала, перетащите строку за значок с тремя полосами.

  • Или воспользуйтесь кнопками перемещения вверх и вниз.

  • Чтобы удалить связь, нажмите кнопку удаления рядом с нужной строкой.

Порядок имеет значение: первым разместите ресурс, который чаще всего нужен читателю после текущего материала.

Если другой администратор одновременно изменил список, система покажет актуальный порядок. Проверьте его и повторите своё изменение.

Что означает состояние связанного материала?

В редакторе могут отображаться следующие состояния:

  • Доступен;

  • Не опубликован;

  • Архивирован;

  • Ограниченный доступ.

Пользователь видит только опубликованный связанный материал, к которому у него есть доступ. Поэтому этот блок может выглядеть по-разному для сотрудников с разными правами.

Архивированный материал доступен администратору только для просмотра, поэтому изменить сохранённый список связей нельзя. Сначала восстановите материал как черновик.

Как использовать дату проверки актуальности?

Поле Проверить актуальность до обязательно для публикации. Для нового материала система предлагает дату примерно через год, но администратору следует выбрать реалистичный срок.

Рекомендуемые интервалы:

Тип материала Когда проверять
Регламент или часто меняющаяся политика Через 1–3 месяца или сразу после изменения требований.
Рабочая инструкция Через 3–6 месяцев или после изменения процесса.
Шаблон или форма После изменения связанного процесса; не реже одного раза в год.
Стабильная справочная информация Один раз в год.

Дата не обновляет материал автоматически. Она показывает срок, до которого администратор должен проверить содержимое, а после его истечения напоминает о необходимости проверки.

Как пользователь может сообщить об устаревшем материале?

На странице материала пользователь нажимает Сообщить об устаревшем материале, при необходимости добавляет комментарий и отправляет его.

В списке администрирования материал получает отметку Требуется проверка. Число рядом с ней показывает количество открытых сообщений.

Как обработать сообщение об устаревшем материале?

  1. Откройте Управление базой знаний.

  2. Включите в фильтрах Требуется проверка — система покажет соответствующие материалы.

  3. Откройте материал.

  4. В блоке Сообщения об устаревшем содержании просмотрите:

    • имя и email автора, если они доступны;

    • комментарий;

    • номер версии;

    • дату сообщения.

  5. Проверьте документ вместе с владельцем процесса.

  6. Обновите описание или файл, если замечание подтвердилось.

  7. Нажмите Отметить решённым для отдельного обращения.

Решённые сообщения остаются в истории, и их можно раскрыть в редакторе.

Когда нажимать «Подтвердить актуальность»?

Кнопка Подтвердить актуальность нужна, когда администратор проверил текущую версию и подтвердил, что она по-прежнему верна.

Не используйте это действие только для удаления отметки. Сначала:

  1. сверьте содержимое документа с текущим процессом, который он описывает;

  2. проверьте все открытые комментарии;

  3. при необходимости опубликуйте новую версию;

  4. только после этого подтвердите актуальность.

Как часто проверять актуальность материалов?

  • Еженедельно фильтруйте материалы по отметке Требуется проверка, чтобы найти потенциально устаревшие материалы.

  • Ежемесячно просматривайте материалы с ближайшей датой проверки.

  • После изменения политики, продукта или ответственного сотрудника не ждите плановой даты — обновите материал.

  • После обновления проверяйте связанные материалы: они также могут ссылаться на устаревший процесс.