Этот гайд поможет администратору в LMS платформе Smart Way выбрать правильное действие: временно или окончательно забрать доступ к Академии либо полностью удалить сотрудника с платформы.
Когда забирать доступ к Академии, а когда удалять сотрудника?
Есть два разных сценария:
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Сотрудник больше не должен обучаться в Академии, но его нужно оставить в списке сотрудников | Снимите галочку "Предоставить доступ к Академии". |
| Сотрудник нужен для других задач, например для сохранения истории или психологического тестирования, но не должен входить в Академию | Снимите галочку "Предоставить доступ к Академии". |
| Сотрудник уволился или его запись больше не нужна в Smart Way | Выполните полное удаление сотрудника. |
| Вы не уверены, понадобятся ли данные сотрудника в будущем | Сначала заберите доступ к Академии. Полное удаление используйте только тогда, когда запись действительно больше не нужна. |
Как забрать доступ к Академии без удаления сотрудника?
-
Перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Найдите нужного сотрудника через "Поиск по ФИО", "Поиск по должности" или "Поиск по отделу".
-
Нажмите на строку сотрудника, чтобы открыть его карточку.
-
В окне "Редактировать" найдите опцию "Предоставить доступ к Академии".
-
Снимите галочку с этой опции.
-
Нажмите "Сохранить".
-
Проверьте, что сотрудник остался в списке.
После сохранения сотрудник не исчезает из раздела "Сотрудники". Удаляется только его доступ к Академии.
Что произойдет после снятия галочки "Предоставить доступ к Академии"?
-
сотрудник остается в списке сотрудников;
-
его имя, email, телефон, отдел, должность и заметки остаются в карточке;
-
учетная запись для входа в Академию удаляется с сервера авторизации;
-
сотрудник больше не может войти в Академию;
-
сотрудник больше не считается активным пользователем Академии;
-
учебный рейтинг и время обучения этого сотрудника в Академии убираются из активной учебной отчетности.
Этот вариант подходит, когда нужно заблокировать доступ к обучению, но не убирать человека из основного списка сотрудников. Это также удобно, если данные человека могут понадобиться для других HR-процессов, например для тестирования кандидатов или дальнейшей работы с историей взаимодействия.
Можно ли вернуть доступ к Академии?
Да. Если сотруднику снова нужно обучаться:
-
Перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Откройте карточку нужного сотрудника.
-
Включите опцию "Предоставить доступ к Академии".
-
Нажмите "Сохранить".
После повторного предоставления доступа Smart Way создаст для сотрудника новую учетную запись для входа в Академию и отправит данные для входа на его email.
Как полностью удалить сотрудника?
Полное удаление используйте только тогда, когда сотрудник больше не нужен в Smart Way.
-
Перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Найдите нужного сотрудника.
-
В строке сотрудника откройте меню действий (три точки в конце строки).
-
Нажмите "Удалить".
-
В окне подтверждения внимательно прочитайте предупреждение.
-
Если вы уверены, нажмите "Удалить".
Перед подтверждением LMS-платформа показывает предупреждение: "Вы уверены? Все данные будут удалены без возможности восстановления."
Что будет после полного удаления сотрудника?
-
сотрудник исчезает из списка сотрудников;
-
его карточка сотрудника удаляется;
-
учетная запись для входа в Академию удаляется с сервера авторизации;
-
учебный рейтинг и время обучения в отчетах Академии удаляются;
-
локальные записи учебных тестов и ответов, связанные с этим сотрудником, очищаются;
-
сотрудник больше не отображается как активный участник обучения в отчетах Академии.
Что будет с отчетами и историей сотрудника?
Поведение зависит от того, какое действие вы выбрали.
| Действие | Что будет с отчетами |
|---|---|
| Снять "Предоставить доступ к Академии" | Сотрудник больше не учитывается как активный пользователь Академии; часть исторических данных может оставаться в других отчетах, если сама запись сотрудника не удалена. |
| Полностью удалить сотрудника | Связанные учебные записи и рабочие отчеты очищаются; сотрудник больше не должен отображаться в отчетах как активный или доступный пользователь. |
Если вам нужно сохранить возможность быстро найти человека в списке сотрудников, не используйте полное удаление. Вместо этого заберите доступ к Академии.
Когда удаление может быть недоступно?
Из списка сотрудников нельзя удалить администратора: кнопка удаления будет недоступна. Если нужно удалить администратора, сделайте это на странице "Компания" в блоке "Администраторы", нажав значок корзины в строке администратора, которого удаляете. Если в аккаунте компании только один администратор, кнопка его удаления будет недоступна. Сначала добавьте нового администратора.
Типовые ситуации
Сотрудник временно не должен проходить обучение
Заберите доступ к Академии. Когда обучение снова понадобится, включите доступ в его карточке.
Сотрудник не может войти в Академию
Проверьте, включена ли опция "Предоставить доступ к Академии" в его карточке. Если опция была выключена, сотрудник не сможет войти.
Сотрудник есть в списке, но не появляется в учебных отчетах
Проверьте, есть ли у него доступ к Академии. Если галочка "Предоставить доступ к Академии" снята, он не будет учитываться как активный пользователь Академии.
Чеклист администратора перед изменением доступа или удалением
Перед сохранением изменений проверьте:
-
действительно ли сотрудник больше не должен проходить обучение;
-
нужно ли оставить его в списке сотрудников;
-
могут ли понадобиться его данные или история в будущем.
Если есть сомнения, безопаснее сначала заблокировать доступ к Академии, а не выполнять полное удаление.