Как назначать тесты сотрудникам

В Smart Way любой администратор компании может вручную назначить сотрудникам один или несколько тестов. Система создаст отдельное приглашение для каждого выбранного сотрудника и отправит ему письмо с персональной ссылкой.

В этой инструкции описано только ручное назначение тестов через раздел «Тестирование сотрудников». Она не относится к тестам, которые сотрудники проходят в учебных курсах Академии.

Связанные инструкции:

• Как отправлять тесты кандидатам

• Как просматривать отчёты по тестированию

Как проходит тестирование сотрудников?

Что проверить перед отправкой приглашения на тестирование?

Перед массовым назначением тестов выполните короткую проверку:

1. В разделе Сотрудники откройте карточки нужных сотрудников и проверьте адреса электронной почты. Приглашение отправляется на адрес, указанный в карточке сотрудника.

2. Убедитесь, что в карточках правильно указаны ФИО, должности и отделы. Эти данные используются при поиске, фильтрации и формировании отчётов.

3. Если вы планируете назначить собственный тест из Конструктора тестов, убедитесь, что он активирован. Иначе тест не появится в форме выбора.

4. Проверьте настройки теста, в том числе таймер, количество вопросов, проходной балл и лимит попыток.

5. Если активной подписки Testing нет, проверьте остаток доступных приглашений. Сначала отправьте тесты одному сотруднику, чтобы проверить весь процесс, и только затем запускайте массовую рассылку.

Изменить данные сотрудника можно в разделе Сотрудники. Нажмите на строку нужного сотрудника, чтобы открыть редактор его карточки. Для тестирования, не связанного с курсами, доступ к Академии не требуется: сотрудник проходит тесты по персональной ссылке из письма без входа в LMS-платформу.

Сколько тестов и приглашений можно отправить?

Тесты, сотрудники и приглашения учитываются по-разному:

Как выбрать тесты для отправки сотрудникам?

1. В главном меню откройте Тестирование сотрудников.

2. В форме Выберите какие тесты нужно пройти отметьте нужные системные тесты.

3. Если у компании есть активные собственные тесты, они отображаются ниже в блоке Конструктор тестов. Отметьте нужные тесты.

4. Нажмите Выбрать сотрудников.

Кнопка Выбрать сотрудников становится доступной только после выбора хотя бы одного теста.

Какие собственные тесты видны в списке?

При отправке приглашений отображаются только активированные тесты компании. Если нужного теста нет:

1. откройте Конструктор тестов в разделе Тестирование;

2. найдите нужный тест;

3. в колонке Активировать найдите переключатель и включите тест: у активированного теста переключатель должен быть оранжевым; серый цвет означает, что тест не активирован;

4. вернитесь на страницу Тестирование сотрудников — тест появится в списке.

Как выбрать сотрудников?

После нажатия Выбрать сотрудников откроется окно Сотрудники.

Как выбрать нескольких сотрудников

1. Найдите сотрудника в видимой части списка.

2. Поставьте флажок в первой колонке или нажмите на строку сотрудника.

3. Повторите это действие для всех нужных сотрудников.

4. Убедитесь, что рядом с каждым выбранным сотрудником осталась отметка.

Как выбрать всех сотрудников на странице

1. Выберите, сколько сотрудников показывать: 10, 25 или 100.

2. Поставьте общий флажок в первой колонке над первым сотрудником.

3. Система отметит всех сотрудников на текущей странице.

Общий флажок не выбирает сотрудников на других страницах. Уже отмеченные сотрудники не пропадают при переходе на другую страницу, изменении количества строк или применении фильтра. Над таблицей отображается общее количество выбранных сотрудников; при необходимости нажмите Очистить выбор.

Если нужно протестировать более 100 сотрудников, переходите между страницами и продолжайте выбор. Все отмеченные сотрудники останутся в общем списке. Каждую страницу нужно добавить отдельно: общей команды «выбрать всех сотрудников компании» нет.

Как выбрать сотрудников с помощью фильтров?

В верхней части окна доступны три поля:

• Поиск по ФИО;

• Поиск по должности;

• Поиск по отделу.

Поиск по одному параметру

1. Введите часть имени или фамилии, название должности либо отдела.

2. Нажмите Поиск.

3. Дождитесь обновления таблицы.

4. Отметьте нужных сотрудников или используйте общий флажок для всех результатов на текущей странице.

Для поиска по ФИО лучше вводить отдельно часть имени или фамилии, а не полную строку Фамилия Имя.

Поиск по нескольким параметрам

Можно одновременно заполнить несколько полей. Например:

• должность — Менеджер;

• отдел — Продажи.

После нажатия Поиск система покажет сотрудников, которые соответствуют всем указанным условиям. Это удобно, если одна и та же должность есть в нескольких отделах.

Важные правила работы с фильтрами

• Фильтры можно менять, постепенно добавляя сотрудников в общий список выбранных.

• Нажатие Поиск обновляет таблицу, но не удаляет ранее выбранных сотрудников.

• Общий флажок отмечает только результаты на текущей странице.

• При возврате на ранее открытую страницу отметки выбранных сотрудников восстанавливаются.

• Если нужного сотрудника нет, проверьте написание ФИО, должность и отдел в его карточке.

Как отправить приглашение?

1. После выбора сотрудников ещё раз проверьте отметки в первой колонке.

2. Нажмите Отправить.

3. Окно выбора закроется, а система покажет сообщение о начале массовой отправки писем.

4. После успешного запуска форма выбора тестов очистится.

Сообщение о начале массовой отправки означает, что приглашения поставлены в очередь на обработку. Оно не подтверждает мгновенную доставку всех писем. При отправке большой группе записи и письма могут обрабатываться постепенно.

Если не выбрать ни одного сотрудника, письма не будут отправлены. Перед нажатием Отправить обязательно убедитесь, что поставлен хотя бы один флажок.

Как сотрудник получит приглашение?

Каждому выбранному сотруднику Smart Way отправляет отдельное системное письмо:

• тема письма — Приглашение на тестирование;

• в письме есть кнопка Начать;

• кнопка открывает в браузере страницу с назначенными тестами;

• отвечать на письмо не нужно: это автоматическое сообщение.

Настройки профиля компании определяют язык письма и страницы, которая открывается по ссылке. На странице прохождения тестов сотрудник может изменить язык в правом верхнем углу.

Для тестирования не нужно входить в Академию или искать тест в учебном курсе. Сотруднику достаточно нажать персональную кнопку в полученном письме.

Что нужно сделать сотруднику, чтобы пройти тесты?

1. Открыть письмо с темой Приглашение на тестирование.

2. Нажать Начать.

3. При желании выбрать нужный язык в правом верхнем углу страницы тестирования.

4. Внимательно прочитать инструкцию.

5. Нажать Начать тестирование.

6. Ответить на все вопросы текущего теста.

7. Если назначено несколько тестов, продолжить прохождение: система будет открывать их последовательно и показывать, сколько тестов осталось.

8. Завершить процесс только после появления сообщения Тестирование завершено!.

О чём следует предупредить сотрудника

• После нажатия ОТВЕТИТЬ изменить ответ или вернуться к предыдущему вопросу нельзя.

• Кнопка ОТВЕТИТЬ станет активной только после того, как сотрудник даст ответ.

• Если в тесте установлен таймер, тест завершится автоматически по истечении отведённого времени.

• Система показывает, сколько тестов осталось пройти. После завершения текущего теста вернуться к нему и изменить ответы нельзя: система сразу начинает следующий.

• Счётчик вопросов относится к текущему тесту и обновляется после перехода к следующему.

• Если интернет-соединение прервётся, сотрудник может снова открыть персональную ссылку и вернуться к прерванному тесту. Уже завершённые тесты повторять не нужно, но последний тест, не завершённый до потери соединения, придётся пройти заново.

• Если тест содержит ответ в виде файла, аудио или видео, нужно дождаться завершения загрузки перед переходом к следующему вопросу. В вопросах с несколькими вариантами нельзя выбрать больше ответов, чем указано в условии.

• Если тест из Конструктора тестов содержит вопрос Загрузить файл, Видеоответ или Аудиоответ, сотруднику может потребоваться:

  • разрешить браузеру доступ к камере или микрофону;

  • записать ответ в браузере или выбрать готовый файл;

  • учесть ограничение размера файла до 500 МБ.

Как повторно назначить тест?

Повторная отправка тому же сотруднику создаёт новое персональное приглашение, новое письмо и отдельную запись в отчётах.

Перед повторной отправкой:

1. попросите сотрудника проверить, не попало ли предыдущее письмо в папку Спам;

2. проверьте адрес электронной почты в карточке сотрудника;

3. убедитесь, что старая ссылка действительно не работает;

4. в разделе Отчёты по тестированию удалите пустой отчёт, созданный при предыдущей отправке тестов.

Типичные ситуации и способы их решения

FAQ

Можно ли назначить несколько тестов одним письмом?

Да. Выберите все нужные тесты до открытия списка сотрудников. Каждый сотрудник получит одно письмо и будет проходить тесты последовательно.

Списывается ли отдельное приглашение за каждый тест?

Нет. Одно приглашение списывается за одного сотрудника, даже если ему назначено несколько тестов.

Можно ли одним нажатием выбрать всех сотрудников компании?

Нет. Общий флажок охватывает только текущую страницу. Если нужны сотрудники с других страниц, добавляйте их последовательно — предыдущий выбор сохранится.

Нужен ли сотруднику доступ к Академии для прохождения тестов, отправленных вручную?

Нет. Для тестов, отправленных вручную, сотрудник использует персональную ссылку из письма. Доступ к Академии нужен только для тестов внутри учебных курсов.

Может ли сотрудник вернуться к предыдущему вопросу?

Нет. После отправки ответа вернуться назад и изменить его нельзя.

Подтверждает ли запись в отчётах доставку письма?

Нет. Запись подтверждает, что приглашение создано в системе. Фактическую доставку нужно проверять в почтовом ящике сотрудника.

Можно ли использовать этот процесс для тестов в курсах?

Нет. Для тестов, связанных с учебными курсами, используйте назначения и отчёты Академии.