Как редактировать материалы и управлять версиями и статусами

В LMS Smart Way у каждого материала есть отдельный бизнес-статус и история файлов. Изменение описания не создаёт новую версию файла, а подготовленный файл не заменяет текущую версию, пока администратор его не опубликует.

Как найти материал для редактирования?

1. Откройте Управление базой знаний.

2. На вкладке Материалы введите название в строке поиска.

3. При необходимости откройте дополнительные фильтры и выполните поиск по ним:

   • статус;

   • тип;

   • категория;

   • теги;

   • доступ;

   • администратор;

   • период обновления;

   • требуется проверка;

   • сортировка.

4. Нажмите на название материала или значок редактирования — откроется боковая панель с данными для редактирования.

Как изменить описание, категорию, теги или доступ?

1. Откройте материал.

2. Обновите нужные поля.

3. Нажмите Сохранить изменения.

Изменения доступа к опубликованному материалу вступают в силу сразу. Перед сохранением убедитесь, что команда, которая использует документ в работе, не потеряет доступ.

Если другой администратор уже изменил материал, система может сообщить о конфликте. Не перезаписывайте данные наугад: нажмите Загрузить актуальную версию, просмотрите изменения и повторите редактирование.

Как заменить файл и создать новую версию?

Для материала типа Файл:

1. Откройте редактор материала.

2. В настройках источника выберите «Загрузить новый файл» или «Выбрать из файлового менеджера».

3. Сохраните изменения.

4. Просмотрите новую версию.

5. Когда всё будет готово, нажмите Опубликовать новую версию.

Пока новая версия не опубликована, пользователи продолжают видеть предыдущую текущую версию. После публикации новый файл сразу становится текущим, а его полная индексация завершается в фоновом режиме.

Если выбран не тот файл, нажмите Отменить замену файла. Текущая опубликованная версия не изменится.

Как пользоваться историей версий?

В блоке История версий для каждой версии указаны:

• номер;

• название файла;

• дата создания;

• отметка Текущая;

• отметка Ожидает публикации;

• кнопка Просмотреть;

• кнопка Восстановить, если действие доступно.

Восстановление исторической версии не переключает материал сразу. Система создаёт новую версию-кандидат на основе выбранного файла. Просмотрите её, а затем отдельно нажмите Опубликовать новую версию.

Нельзя восстановить:

• текущую версию;

• уже подготовленную версию-кандидат;

• версию внешней ссылки;

• старую версию, если уже есть другая активная замена.

Что означают статусы материала?

Как снять материал с публикации или архивировать его?

Снять с публикации

Используйте эту функцию, если материал нужно временно скрыть, доработать и опубликовать снова.

После подтверждения материал:

• становится черновиком;

• исчезает у читателей, из поиска и ответов AI-ассистента;

• сохраняет историю и данные редактора.

Архивировать

Используйте эту функцию, если материал больше не должен использоваться, но его историю нужно сохранить.

После архивирования материал становится недоступен читателям. Редактировать форму в архиве нельзя. Если замена файла не завершена, сначала отмените её.

Восстановить

Архивированный материал восстанавливается как черновик. Он не становится доступен пользователям автоматически: проверьте поля, настройки доступа и версию, а затем опубликуйте материал.

Как удалить черновик?

Кнопка Удалить черновик доступна только для материала, который никогда не публиковался.

После удаления:

• карточка материала исчезает;

• файл остаётся в файловом менеджере;

• действие необходимо подтвердить.

Материал, который уже публиковался, следует архивировать.

Как удалить материал навсегда?

Окончательное удаление доступно только в архиве.

1. Откройте архивированный материал.

2. Нажмите Удалить навсегда.

3. В окне подтверждения просмотрите зависимости:

   • версии;

   • связанные материалы;

   • избранное;

   • отзывы;

   • события использования;

   • общие файлы.

4. Введите точное название материала — это защищает от случайного удаления.

5. Подтвердите удаление.

Это действие нельзя отменить. Общие файлы, которые используются в файловом менеджере или курсах, сохраняются; удаляются только сам материал Базы знаний и связанные с ним данные.

Какие бывают состояния обработки файла?

Рядом с материалом могут отображаться следующие состояния:

• Загружено — файл ожидает обработки;

• Извлекаем текст;

• Обрабатывается;

• Проиндексировано;

• Ошибка индексирования.

Статус Опубликовано и состояние Проиндексировано — не одно и то же. Некоторое время после добавления материал может находиться в поиске только по названию и метаданным, пока система готовит поиск по содержимому и данные для AI-ассистента.