Главная База знаний Как создать и опубликовать материал в Базе знаний

Как создать и опубликовать материал в Базе знаний

Обновлено Aug 02, 2026

В Базе знаний LMS Smart Way материал можно создать из нового файла, существующего файла в файловом менеджере или внешней HTTPS-ссылки. Перед публикацией нужно заполнить название, описание, выбрать активную категорию, указать дату проверки актуальности и настроить доступ.

Перед началом

Проверьте:

  • у вас есть доступ к меню Управление базой знаний;

  • у компании действует подписка Academy;

  • нужная активная категория уже создана;

  • для нового файла есть папка в файловом менеджере;

  • определено, кто должен видеть материал;

  • внешняя ссылка начинается с https://;

  • у документа понятное название и нет лишних или конфиденциальных данных.

Как открыть редактор?

  1. В главном меню выберите Управление базой знаний.

  2. Откройте вкладку Материалы.

  3. Нажмите Добавить материал.

  4. Выберите источник в редакторе Публикация и доступ.

Если подписка Academy неактивна, система не откроет редактор создания материала.

Как загрузить новый файл?

  1. В поле Источник материала выберите Загрузить новый файл.

  2. Выберите Папка файлового менеджера.

  3. При необходимости найдите папку по названию или пути.

  4. Нажмите Загрузить новый файл и выберите файл на устройстве.

  5. Проверьте название выбранного файла.

  6. Сохраните черновик или опубликуйте материал.

  7. Дождитесь завершения загрузки файла и проверки безопасности.

Файл станет обычным объектом файлового менеджера только после успешной антивирусной проверки. Система отклонит пустой файл, неподдерживаемый тип, несоответствие расширения содержимому, превышение лимита компании или вредоносное содержимое.

Если загрузка прервалась, не создавайте дубликат сразу. Откройте тот же черновик и следуйте подсказке системы: повторно выберите файл или продолжите загрузку.

Как выбрать файл из файлового менеджера?

  1. Выберите Выбрать из файлового менеджера.

  2. Откройте список файлов.

  3. Воспользуйтесь поиском по названию.

  4. Выберите нужный файл.

  5. Проверьте название, тип и размер.

  6. При необходимости нажмите Просмотреть файл.

Используется тот же файл, а не его копия. Его можно одновременно добавить в учебный курс и Базу знаний.

Один файл нельзя привязать к двум разным материалам Базы знаний. Если система сообщает Этот файл уже используется в Базе знаний, откройте существующий материал вместо создания дубликата.

Как добавить внешнюю ссылку?

  1. Выберите Добавить внешнюю ссылку.

  2. Введите полный адрес в поле HTTPS-ссылка.

  3. Убедитесь, что адрес начинается с https:// и открывается в браузере.

  4. Заполните название, описание, категорию, теги, дату актуальности и настройки доступа.

Внешний ресурс открывается в новой вкладке. LMS Smart Way не копирует произвольное содержимое внешней страницы в Базу знаний, поэтому качество поиска зависит от заполненных названия, описания, категории и тегов.

После создания нельзя произвольно менять тип источника с файла на внешнюю ссылку или наоборот. Если нужен другой тип, создайте отдельный материал.

Как заполнить карточку материала?

Поле Рекомендация
Название Кратко укажите название документа, чтобы его назначение было понятно. Не используйте названия вроде Файл 1 или Новая инструкция.
Краткое описание В 1–3 предложениях объясните, для кого предназначен материал и какую задачу он помогает выполнить. Описание не обязательно для публикации, но рекомендуется.
Категория Выберите одну активную категорию, которая лучше всего описывает основную тему.
Теги Добавьте до 10 дополнительных тегов. Длина одного тега — до 50 символов.
Проверить актуальность до Укажите дату следующей содержательной проверки. Для нового материала система предлагает дату примерно через год.
Доступ Настройте доступ: Вся компания или Ограниченный доступ.
Разрешить скачивание Включайте только в том случае, если сотрудникам можно сохранять исходный файл.

Ответственный администратор назначается автоматически при создании. В обычном редакторе изменить его вручную нельзя.

Подробные правила настройки доступа к документу приведены в руководстве «Как включить Базу знаний и настроить доступ».

Как добавить связанные материалы?

Сначала сохраните черновик. После этого в блоке Связанные материалы можно найти и добавить до пяти опубликованных ресурсов, изменить их порядок или удалить ненужные.

Связанные материалы не заменяют категорию или теги. Используйте их как прямое продолжение сценария: политика → шаблон → инструкция.

Как сохранить черновик?

Нажмите Сохранить черновик, если:

  • карточка ещё не готова;

  • нужно проверить файл;

  • аудитория ещё не согласована;

  • связанные материалы нужно добавить позже.

Черновик виден администраторам, но не отображается читателям в поиске, категориях или по прямой ссылке.

Как опубликовать материал?

Перед нажатием Опубликовать проверьте:

  • источник выбран, а файл прошёл проверку безопасности;

  • указаны название и краткое описание;

  • выбрана активная категория;

  • указана дата проверки актуальности;

  • для ограниченного доступа выбрано подразделение или должность;

  • возможность скачивать исходный файл разрешена или запрещена осознанно.

После успешной публикации материал сразу становится доступен разрешённой аудитории. Извлечение текста и формирование поискового и векторного индексов может продолжаться в фоновом режиме ещё некоторое время. Пока обработка не завершена, поиск по содержимому файла и использование материала ассистентом могут не работать.

Как провести финальную проверку?

  1. Откройте материал в режиме предварительного просмотра.

  2. Проверьте название, описание, категорию, теги и дату.

  3. Убедитесь, что файл читается или внешняя ссылка открывается.

  4. Проверьте кнопку скачивания в соответствии с политикой доступа.

  5. Войдите под учётной записью представителя целевой аудитории.

  6. Найдите материал через поиск и категорию.

  7. Убедитесь, что пользователь вне целевой аудитории не видит материал.