Как пользоваться аналитикой и журналом действий Базы знаний

В разделе «Статистика Базы знаний» есть две вкладки для разных задач. «Использование» показывает, как сотрудники работают с материалами: что просматривают, скачивают и ищут, какие отзывы оставляют. «Журнал действий» помогает выяснить, кто и когда менял материалы, настройки или доступ и чем завершилось действие.

Если нужно проверить, кто подтвердил ознакомление с документом, откройте отдельную вкладку «Ознакомление».

Кто может просматривать эти отчёты?

Администраторы видят все данные компании. Менеджеры могут просматривать «Использование» и «Ознакомление» только по доступным им подразделениям.

«Журнал действий» доступен администраторам с соответствующими правами Базы знаний. Роль менеджера не предоставляет доступа к этому журналу. Возможность читать материалы Базы знаний сама по себе не даёт сотруднику права просматривать отчёты.

Как выбрать данные на вкладке «Использование»?

Откройте «Отчёты и статистика → Статистика Базы знаний» и перейдите на вкладку «Использование».
Разверните «Фильтры». Чтобы просмотреть данные конкретного материала, начните вводить его название и выберите нужный вариант из подсказок.
Укажите период и другие нужные условия. Отчёт обновляется автоматически после изменения фильтров.

Можно сочетать фильтры по периоду, материалу, категории, типу материала, текущему статусу, аудитории и виду действия. Например, выберите категорию «Адаптация», чтобы оценить использование всех её материалов, или отдельный документ, чтобы проверить его скачивания.

Условия отбора сохраняются в адресе страницы. Вернувшись по этой ссылке, вы откроете отчёт с теми же фильтрами. Система покажет только данные, к которым у вас есть доступ.

Что означают показатели?

Название	Значение
Уникальные пользователи	Количество разных пользователей, чьи действия есть в отобранных данных. Каждый человек учитывается один раз.
Просмотры; Предварительные просмотры	Количество просмотров страницы материала и открытий его предварительного просмотра. Если тот же пользователь повторяет действие того же вида с тем же материалом в течение 30 минут, соответствующий показатель не увеличивается.
Скачивания	Количество зафиксированных скачиваний. Если тот же пользователь повторно скачивает тот же материал в течение 60 секунд, это не считается ещё одним скачиванием.
Поиски; Поиски без результатов	Количество всех зафиксированных поисков и тех, по которым система не нашла материалов. Все поиски = поиски с результатами + поиски без результатов.
Добавления в избранное	Сколько сохранений в избранном есть сейчас. Показатель не зависит от выбранного периода.
Цитирования ассистентом	Сколько раз за выбранный период ассистент использовал материал как источник ответа.
Полезные / Неполезные оценки	Количество сохранённых оценок материалов, имеющихся сейчас. Показатель не зависит от выбранного периода.
Сообщения об устаревшем	Количество сохранённых сообщений об устаревшем материале, созданных за выбранный период.

При сравнении периодов обращайте внимание на избранное и оценки. Они показывают текущее состояние, поэтому смена дат не ограничивает их только действиями за этот период.

Как читать таблицу материалов?

В таблице можно сравнить показатели отдельных материалов. «Взаимодействия» показывают количество зафиксированных действий с материалом.

Один пользователь может открыть несколько материалов и попасть в показатель «Уникальные пользователи» каждого из них. Поэтому, сложив эти значения в строках, можно учесть одного человека несколько раз. Для общего количества людей используйте показатель отчёта «Уникальные пользователи».

Что делать с поисками без результатов?

Таблица поисков без результатов помогает понять, какую информацию сотрудники не смогли найти. В ней доступны тексты запросов, которые хранятся до 90 дней. Часть текста может быть скрыта. За более ранний период тексты уже могут быть недоступны, даже если поиски выполнялись.

Начните с запросов, которые повторяются чаще всего. Проверьте, есть ли нужный материал, опубликован ли он и доступен ли нужным сотрудникам. Сравните слова запроса с названием, описанием, категорией и тегами материала. Если файл добавили недавно, проверьте, завершила ли система его подготовку к поиску (индексацию).

Иногда достаточно уточнить название или теги существующего материала, чтобы сотрудники находили его по привычным для них запросам.

Как экспортировать «Использование» в Excel?

Проверьте фильтры и нажмите «Экспорт в Excel». Файл будет содержать все записи, которые соответствуют условиям отбора, включая данные на других страницах таблицы.

На листе материалов каждому материалу соответствует одна строка. Отдельный лист содержит доступные итоги поисков без результатов. Количество строк на этих листах может различаться, поскольку они описывают разные данные.

Для экспорта можно выбрать период до 366 дней, без будущих дат. Наличие более ранних данных зависит от срока хранения аналитики.

Что означают столбцы на листе материалов?

Название	Значение
Название; Тип; Категория; Текущий статус	Название материала, его тип (файл или ссылка), категория и текущее состояние публикации.
Просмотры; Предварительные просмотры; Уникальные пользователи; Скачивания	Показатели отдельного материала. Правила подсчёта такие же, как в веб-отчёте, и описаны выше.
Добавления в избранное	Сколько сохранений этого материала в избранном есть сейчас.
RAG-цитирования	Сколько раз за выбранный период ассистент использовал материал как источник ответа.
Полезно; Не полезно	Сколько сохранённых оценок каждого вида имеет материал сейчас.
Сообщения об устаревшем	Количество сохранённых сообщений об устаревшем материале, созданных за выбранный период.

Что означают столбцы на листе поисков без результатов?

Название	Значение
Отредактированный запрос	Текст поискового запроса. Часть текста может быть скрыта.
Количество	Сколько раз зафиксирован такой поиск без результатов.
Последняя дата	Дата, когда этот запрос зафиксировали в последний раз.

Как найти событие в журнале действий?

Откройте «Отчёты и статистика → Статистика Базы знаний» и перейдите на вкладку «Журнал действий».
Разверните «Фильтры» и выберите период, за который нужно проверить действия.
Укажите нужного исполнителя, категорию, тип события или результат действия, чтобы сузить поиск.
Если ищете действия с определённым материалом, начните вводить его название и выберите материал из подсказок.

Фильтры применяются автоматически после выбора значений.

Как сочитать фильтры событий?

События разделены на группы: «Ключевые изменения», «Материалы», «Доступ», «Категории и теги», «Загрузки и просмотр», «Экспорты».

Заполненные поля работают вместе. Например, если выбрать материал и тип события, журнал покажет только события этого типа для выбранного материала. Если в одном поле выбрать несколько типов, в результаты попадут события любого из них.

Чтобы узнать, кто снял документ с публикации, выберите этот материал и соответствующий тип события. Чтобы проверить изменение доступа, неудачную загрузку или запуск экспорта, выберите нужную группу, период и результат.

Как понять, что произошло?

В каждой записи проверяйте тип события и результат. Журнал может содержать успешные действия, ошибки и попытки выполнения. Запись о попытке ещё не подтверждает успешного завершения.

Одна операция может состоять из нескольких этапов, для которых система создаёт отдельные события. Просмотрите записи, которые относятся к этой операции и расположены рядом по времени. Сравните их типы и результаты, прежде чем считать их дублями.

В журнале нет отдельных карточек с показателями. Число рядом с переключением страниц показывает общее количество событий по выбранным фильтрам. Каждое событие учитывается отдельно, поэтому это число не показывает количество разных администраторов или изменённых материалов.

Как экспортировать журнал действий в Excel?

Проверьте фильтры и нажмите «Экспорт в Excel». Файл охватывает все события по условиям отбора, включая те, которых нет на открытой странице.

На листе «Журнал действий» находятся события. На листе «Параметры» указаны период, имя исполнителя, выбранные типы событий, результат и время экспорта.

За один раз можно экспортировать данные за период до 366 дней и не более 100 000 событий. Если записей больше, сократите период или добавьте фильтры.

Что означают столбцы журнала в Excel?

Название	Значение
Время	Дата и время, когда система записала событие.
Исполнитель	Имя человека, который выполнил действие, если оно доступно.
Тип события	Какое действие зафиксировала система.
Тип сущности	К чему относилось действие, например к материалу, категории или версии.
Результат	Чем завершилось действие: успехом, ошибкой, попыткой или другим доступным результатом.

На листе «Параметры» отметка «Конец (не включая)» указывает момент, которым заканчивается период отчёта. События, зафиксированные именно в этот момент, в отчёт уже не попадают.

На что обращать внимание при регулярной проверке?

Просматривайте частые поиски без результатов, чтобы выяснить, каких материалов не хватает сотрудникам или что им сложно найти.
Сравнивайте популярные материалы с потребностями команды. Большое количество просмотров само по себе не объясняет, полезен ли документ.
Проверяйте содержание материалов с неполезными оценками или сообщениями об устаревшем.
В журнале действий обращайте внимание на неудачные операции и изменения доступа, причины которых нужно выяснить.
Используйте Excel для более подробного анализа или передачи данных коллегам.

Связанные материалы LMS платформы

FAQ

Подтверждает ли просмотр ознакомление с материалом?

Нет. Просмотр показывает, что пользователь открыл материал. Подтверждения ознакомления проверяйте в отдельном отчёте «Ознакомление».

Почему избранное не меняется после выбора другого периода?

Показатель отражает текущее количество сохранений в избранном независимо от выбранных дат.

Может ли менеджер открыть журнал действий?

Нет. Менеджерам доступны «Использование» и «Ознакомление» по их подразделениям. Для журнала действий нужны соответствующие административные права Базы знаний.

Означают ли несколько событий одной операции, что записи дублируются?

Не обязательно. Система может отдельно записывать разные этапы операции. Сравните типы событий и результаты, чтобы понять, что именно произошло.