База знаний: полный комплект руководств

База знаний Smart Way — это корпоративная библиотека инструкций, политик, шаблонов, медиафайлов и внешних ресурсов. Администраторы управляют источниками, доступом, версиями, актуальностью и статистикой использования. Доступ к ресурсам можно предоставить всем сотрудникам компании или ограничить его определёнными должностями и подразделениями.

Статьи о Базе знаний разделены на короткие тематические руководства.

Руководства для сотрудников и руководителей

1. Поиск, категории, фильтры и избранное — как найти нужный материал по тексту, категории, типу, тегам или дате обновления.

2. Просмотр материала, скачивание и отзывы — как открыть файл или внешнюю ссылку, скопировать ссылку на материал, скачать материал, если это разрешено, оценить его и сообщить, что информация устарела.

Руководства для администраторов

1. Включение модуля и настройка доступа — кто видит Базу знаний, как отключить доступ для сотрудников и ограничить доступ к отдельному материалу по подразделениям или должностям.

2. Создание и публикация материала — как добавить новый файл, выбрать файл в Файловом менеджере или добавить ссылку на внешний ресурс.

3. Редактирование, версии, статусы и удаление — как обновить опубликованный материал, подготовить новую версию, снять с публикации, архивировать, восстановить или удалить.

4. Категории и теги — как создать понятную структуру, изменить порядок категорий, переименовать или объединить теги.

5. Связанные материалы и контроль актуальности — как связать материалы и обрабатывать сообщения читателей об устаревшей информации.

6. Аналитика использования и журнал действий — как анализировать просмотры, поисковые запросы, отзывы, популярные материалы и действия администраторов.

7. Решение типичных проблем — что проверить, если материал не находится, не публикуется, не открывается или недоступен нужным сотрудникам.

Роли и уровни доступа

Администратор видит все материалы своей компании в разделе управления. Сотрудник видит материал, только если в компании включён модуль «База знаний», материал имеет статус «Опубликован», а у сотрудника есть права на его просмотр.

Если у компании нет активной подписки Academy, система блокирует добавление и открытие документов.

Основные понятия

• Материал — отдельная карточка Базы знаний с названием, описанием, категорией, тегами, настройками доступа и источником. После нажатия на карточку открывается окно просмотра файла.

• Файл — документ или медиафайл из Файлового менеджера. Один файл можно одновременно использовать в учебном курсе и в Базе знаний без создания копии.

• Внешняя ссылка — HTTPS-адрес ресурса, который открывается в новой вкладке.

• Черновик — материал, который ещё не видят читатели.

• Опубликовано — материал доступен той аудитории, которой разрешён доступ.

• В архиве — материал скрыт от читателей и доступен администратору только для просмотра, восстановления или окончательного удаления.

• Текущая версия — версия файла, которую видят читатели.

• Версия-кандидат — подготовленная замена, которая не изменит текущий материал, пока администратор не нажмёт Опубликовать новую версию.

Рекомендуемый порядок первоначальной настройки

1. Проверьте доступ сотрудников к модулю.

2. Создайте небольшую и понятную структуру категорий.

3. Согласуйте правила именования и использования тегов.

4. Добавьте тестовый материал как черновик.

5. Настройте аудиторию и дату проверки актуальности.

6. Проверьте файл в режиме предварительного просмотра.

7. Опубликуйте материал и откройте его из учётной записи сотрудника, которому он доступен согласно настроенным правам просмотра.

8. После запуска регулярно просматривайте сообщения об устаревшей информации, поисковые запросы без результатов и самые популярные материалы.