Как управлять категориями и тегами Базы знаний

В LMS Smart Way категории используются как навигационное меню, а теги помогают уточнять поиск. У материала может быть одна категория и до 10 тегов.

Как спроектировать эффективную структуру Базы знаний?

Отталкивайтесь от реальных запросов сотрудников. Хорошие категории отвечают на вопрос «где искать материал». Например:

Работа с клиентами;
Продукты;
Политики компании;
Адаптация;
Шаблоны документов.

Не создавайте отдельную категорию для каждого файла. Излишняя детализация усложняет навигацию.

Категории не зависят от папок файлового менеджера. Папка определяет место хранения файла, а категория — его место в структуре Базы знаний.

Как создать категорию?

Откройте Управление базой знаний.
Перейдите на вкладку Категории.
Нажмите Добавить категорию.
Введите название.
В поле Родительская категория выберите:
- Верхний уровень;
- или существующую категорию.
Оставьте настройку Активная категория включённой, если в этой категории нужно публиковать материалы.
Нажмите Сохранить.

Поддерживается не более трёх уровней вложенности. В поле Родительская категория категории третьего уровня не отображаются, поскольку создание категорий четвёртого уровня не поддерживается.

Как изменить категорию?

Найдите нужную строку на вкладке Категории.
Нажмите значок редактирования.
Измените название, родительскую категорию или активность.
Нажмите Сохранить.

При смене родительской категории перемещается вся вложенная структура. Перед сохранением убедитесь, что новый путь будет понятен пользователям.

После переименования или перемещения категории материалы сохраняют привязку к ней. Новый путь используется в навигации и поиске.

Как изменить порядок отображения категорий?

Категории в таблице можно перетаскивать, изменяя порядок их отображения. Менять порядок можно только среди соседних категорий одного уровня:

корневые категории — среди других корневых категорий;
дочерние — в пределах одного родительского раздела.

Чтобы переместить категорию в другое место структуры, зажмите левой кнопкой мыши значок с тремя полосами и перетащите его в нужное место.

Чтобы перенести категорию в другую ветку, откройте редактор и измените Родительскую категорию.

Что такое неактивная категория?

Неактивная категория:

недоступна для новых публикаций;
помогает безопасно подготовить структуру к удалению;
не удаляет материалы автоматически.

Перед деактивацией проверьте, какие материалы используют эту категорию, и при необходимости переместите их.

Как удалить категорию?

Категорию можно удалить, только если:

она неактивна;
в ней нет материалов;
у неё нет дочерних категорий.

Безопасный порядок действий:

Переместите или архивируйте материалы.
Переместите или удалите дочерние категории.
Отключите настройку Активная категория.
Нажмите Удалить.
Подтвердите действие.

Если кнопка недоступна, подсказка объяснит, какая зависимость осталась.

Как добавлять теги к материалу?

В редакторе материала:

Откройте поле Теги.
Найдите существующий тег или введите новое название.
Выберите тег из списка или создайте предложенный.
Добавьте до 10 тегов.
Сохраните материал.

Один тег может содержать до 50 символов. Не используйте пустые значения, переносы строк, управляющие символы или названия, состоящие только из специальных знаков.

Используйте единый вариант написания тегов и не создавайте дубликаты. Например, создайте тег охрана труда, но не добавляйте параллельно охрана-труда: система будет считать их разными тегами.

Как управлять тегами во всей компании?

На вкладке Категории находится блок Управление тегами.

Как переименовать тег?

Выберите тег.
Измените поле Название тега.
Нажмите Переименовать.

Название обновится во всех материалах компании, где используется этот тег.

Как объединить дубликаты тегов?

Выберите лишний тег.
В поле Объединить с тегом выберите правильный целевой тег.
Нажмите Объединить.
Подтвердите действие.

Все материалы исходного тега будут перенесены в целевой. Используйте объединение вместо ручного редактирования десятков материалов.

Как удалить тег?

Тег можно удалить, только если он не используется ни в одном материале. Если рядом с тегом указано ненулевое количество материалов, сначала удалите его из этих материалов или объедините с другим тегом.