Главная База знаний

База знаний

Serhii
От Serhii
• 10 статьи

База знаний: полный комплект руководств

База знаний Smart Way — это корпоративная библиотека инструкций, политик, шаблонов, медиафайлов и внешних ресурсов. Администраторы управляют источниками, доступом, версиями, актуальностью и статистикой использования. Доступ к ресурсам можно предоставить всем сотрудникам компании или ограничить его определёнными должностями и подразделениями. Статьи о Базе знаний разделены на короткие тематические руководства. Руководства для сотрудников и руководителей 1. Поиск, категории, фильтры и избранное — как найти нужный материал по тексту, категории, типу, тегам или дате обновления. 2. Просмотр материала, скачивание и отзывы — как открыть файл или внешнюю ссылку, скопировать ссылку на материал, скачать материал, если это разрешено, оценить его и сообщить, что информация устарела. Руководства для администраторов 1. Включение модуля и настройка доступа — кто видит Базу знаний, как отключить доступ для сотрудников и ограничить доступ к отдельному материалу по подразделениям или должностям. 2. Создание и публикация материала — как добавить новый файл, выбрать файл в Файловом менеджере или добавить ссылку на внешний ресурс. 3. Редактирование, версии, статусы и удаление — как обновить опубликованный материал, подготовить новую версию, снять с публикации, архивировать, восстановить или удалить. 4. Категории и теги — как создать понятную структуру, изменить порядок категорий, переименовать или объединить теги. 5. Связанные материалы и контроль актуальности — как связать материалы и обрабатывать сообщения читателей об устаревшей информации. 6. Аналитика использования и журнал действий — как анализировать просмотры, поисковые запросы, отзывы, популярные материалы и действия администраторов. 7. Решение типичных проблем — что проверить, если материал не находится, не публикуется, не открывается или недоступен нужным сотрудникам. Роли и уровни доступа | Пользователь | Доступные действия | | ------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Сотрудник | Искать, открывать и просматривать доступные опубликованные материалы. Можно добавлять материалы в избранное, скачивать разрешённые файлы и оставлять отзывы. | | Руководитель | Имеет такой же доступ на чтение разрешённых материалов, как и сотрудник. Роль руководителя не даёт административный доступ к Базе знаний. | | Администратор Базы знаний | Работает в меню Управление базой знаний: создаёт и редактирует материалы, управляет доступом, категориями, тегами, версиями, аналитикой и журналом действий. | Администратор видит все материалы своей компании в разделе управления. Сотрудник видит материал, только если в компании включён модуль «База знаний», материал имеет статус «Опубликован», а у сотрудника есть права на его просмотр. Если у компании нет активной подписки Academy, система блокирует добавление и открытие документов. Основные понятия - Материал — отдельная карточка Базы знаний с названием, описанием, категорией, тегами, настройками доступа и источником. После нажатия на карточку открывается окно просмотра файла. - Файл — документ или медиафайл из Файлового менеджера. Один файл можно одновременно использовать в учебном курсе и в Базе знаний без создания копии. - Внешняя ссылка — HTTPS-адрес ресурса, который открывается в новой вкладке. - Черновик — материал, который ещё не видят читатели. - Опубликовано — материал доступен той аудитории, которой разрешён доступ. - В архиве — материал скрыт от читателей и доступен администратору только для просмотра, восстановления или окончательного удаления. - Текущая версия — версия файла, которую видят читатели. - Версия-кандидат — подготовленная замена, которая не изменит текущий материал, пока администратор не нажмёт Опубликовать новую версию. Рекомендуемый порядок первоначальной настройки 1. Проверьте доступ сотрудников к модулю. 2. Создайте небольшую и понятную структуру категорий. 3. Согласуйте правила именования и использования тегов. 4. Добавьте тестовый материал как черновик. 5. Настройте аудиторию и дату проверки актуальности. 6. Проверьте файл в режиме предварительного просмотра. 7. Опубликуйте материал и откройте его из учётной записи сотрудника, которому он доступен согласно настроенным правам просмотра. 8. После запуска регулярно просматривайте сообщения об устаревшей информации, поисковые запросы без результатов и самые популярные материалы.

Обновлено Aug 02, 2026

Как искать материалы в Базе знаний

В разделе База знаний отображаются только опубликованные материалы, доступные сотруднику с учётом его подразделения и должности. Нужные материалы можно найти по тексту в поле поиска или с помощью категорий и фильтров. Где открыть Базу знаний? 1. Войдите в личный кабинет LMS Smart Way. 2. В главном меню выберите База знаний. 3. На главной странице вы увидите поле поиска, кнопки Фильтры и Избранное, дерево категорий и блок Недавно обновлено. Если пункта База знаний нет в меню, администратор вашей компании отключил этот модуль. Как выполнить текстовый поиск? 1. Введите ключевые слова в поле поиска. 2. Нажмите Найти или клавишу Enter. 3. Просмотрите блок Результаты поиска. Поиск учитывает название, краткое описание, категорию, теги и проиндексированный текст текстовых файлов. В найденном фрагменте текста выделяются совпадения с вашим запросом. Чтобы получить более точный результат: - используйте 2–4 смысловых слова вместо длинного предложения; - начинайте с названия процесса, документа или продукта; - попробуйте синоним, если первый запрос ничего не нашёл; - добавьте фильтр по категории или типу, если результатов слишком много. Чтобы очистить поле поиска, нажмите значок очистки (х) в этом поле. Как использовать категории? Категории показаны в отдельном каталоге. Число рядом с названием означает количество доступных вам материалов в этой категории. 1. Нажмите стрелку рядом с категорией, чтобы показать или скрыть вложенные категории. 2. Нажмите название категории, чтобы показать все материалы из этой категории. 3. Выберите Все, чтобы загрузить материалы из всех категорий. На узком экране дерево можно свернуть кнопкой в заголовке Категории. Категория описывает основную тему материала. У одного материала может быть только одна основная категория, поэтому для дополнительных признаков лучше использовать теги. Какие фильтры доступны? Нажмите Фильтры, чтобы открыть дополнительные параметры. | Фильтр | Назначение | | ------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | Тип | Позволяет выбрать Файл или Ссылка. | | Сортировка | Изменяет порядок отображения результатов. | | Теги | Оставляет материалы с выбранными тегами. В списке тегов есть отдельный поиск. | | Период обновления | Оставляет материалы, обновлённые в выбранном диапазоне дат. | Доступные варианты сортировки: - По релевантности — лучший вариант для текстового поиска; - По обновлению — сначала недавно обновлённые материалы; - По популярности — сначала материалы с более высокой активностью читателей. Фильтры можно комбинировать. Например, можно найти все файлы с тегом безопасность, обновлённые за последний квартал. Как сбросить условия поиска? - Сбросить фильтры сбрасывает категорию, тип, теги, период, сортировку и режим избранного, но не очищает текст поиска. - Очистить всё удаляет и текстовый запрос, и все активные фильтры. - Значок крестика рядом с тегами очищает только выбранные теги. Как работает избранное? Избранное — это ваш личный список быстрого доступа. Чтобы добавить материал: 1. Найдите его в списке. 2. Нажмите значок звезды справа. Материал также можно добавить кнопкой В избранное на странице просмотра. Чтобы показать только сохранённые материалы, нажмите Избранное. Повторное нажатие отключит фильтр и снова покажет весь список, а не только избранное. Если материал сняли с публикации, архивировали или ограничили доступ к нему, он перестанет отображаться в избранном. Добавление в избранное не даёт дополнительного доступа. Как читать карточку результата? Карточка показывает: - тип материала; - название; - найденный фрагмент текста, если выполнялся поиск; - путь категории; - название и размер файла, если эти данные доступны; - дату обновления; - до двух тегов и количество остальных тегов. Файл открывается на отдельной странице Базы знаний. Внешняя ссылка открывается в новой вкладке. Если материалов много, внизу списка появятся кнопки Назад и Далее для перехода между страницами. Краткий чек-лист - Введите короткий смысловой запрос. - При необходимости выберите категорию. - Добавьте тип, теги или период обновления. - Для поиска используйте сортировку По релевантности. - Сохраняйте часто нужные материалы в Избранное. - Если ничего не найдено, очистите фильтры и попробуйте другие настройки.

Обновлено Aug 02, 2026

Как просматривать материалы, скачивать файлы и оставлять отзывы

В LMS Smart Way на странице материала можно просмотреть его содержание, проверить описание и срок актуальности, скопировать ссылку, добавить материал в избранное, скачать его, если администратор это разрешил, или сообщить администраторам об устаревшей информации. Что показано в верхней части страницы? После открытия материала вы увидите: - тип файла или отметку внешней ссылки; - название материала; - категорию; - номер текущей версии; - дату Актуально до, если она указана; - кнопки В избранное, Скопировать ссылку, Скачать или Открыть ссылку. Кнопка копирования создаёт постоянную ссылку на материал. Отправляйте её только коллегам, у которых есть доступ к этому материалу. Ссылка не обходит права доступа: пользователь без разрешения увидит сообщение о том, что материал недоступен. Какие материалы открываются в режиме предварительного просмотра? Способ просмотра зависит от формата: | Формат | Что увидит читатель | | ----------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | Word, Excel, PowerPoint и другие поддерживаемые офисные документы | Встроенный режим только для чтения с возможностью развернуть документ на весь экран. | | PDF | Встроенный просмотрщик PDF. | | Изображение | Изображение на странице материала. | | Аудио | Встроенный аудиоплеер. | | Видео | Встроенный видеоплеер. | | Текстовые файлы и Markdown | Предварительный просмотр текста. | | Внешняя ссылка | Пояснение, что ресурс откроется в новой вкладке. | Документы в Базе знаний открываются только для чтения; редактировать их нельзя. Как скачать файл? Кнопка Скачать отображается, только если администратор разрешил скачивание файла. 1. Откройте материал. 2. Нажмите Скачать. 3. Дождитесь, пока браузер подготовит файл. 4. Документ загружен. Если кнопки нет, это не ошибка: скачивание этого материала запрещено. Просматривайте файл во встроенном окне или обратитесь к ответственному администратору, если для работы нужна локальная копия. Что делать, если не открылся предварительный просмотр? Если появилось сообщение Не удалось открыть предварительный просмотр: 1. Нажмите Повторить. 2. Проверьте подключение к интернету. 3. Обновите страницу. 4. Если доступна кнопка Скачать, откройте оригинал локально. Где посмотреть описание и служебную информацию? В блоке О материале отображаются: - краткое описание; - полный путь категории; - теги; - ответственный администратор; - дата обновления; - дата следующей проверки актуальности. Если содержание вызывает вопросы, обратитесь к ответственному администратору. Именно он отвечает за проверку этого материала. Как перейти к связанным материалам? В блоке Связанные материалы может быть до пяти рекомендованных ресурсов. - Связанный файл открывается в Базе знаний. - Связанная внешняя ссылка открывается в новой вкладке. Список уже учитывает ваши права. Неопубликованные или недоступные вам материалы не откроются из этого блока. Как оценить полезность? В блоке Был ли материал полезен? нажмите: - Да, если материал помог выполнить задачу; - Нет, если материал не ответил на вопрос или был непонятен. Для каждого материала сохраняется одна ваша текущая оценка независимо от версии. Публикация новой версии не сбрасывает оценку. Повторный выбор обновляет её, а администраторы видят в аналитике общее количество полезных и неполезных оценок. Оценка анонимна: администратор не видит, кто её поставил. Как сообщить об устаревшем материале? 1. Нажмите Сообщить об устаревшем материале. 2. В поле Что именно нужно обновить? кратко опишите проблему. Комментарий необязателен, но поможет быстрее найти ошибку. 3. Нажмите Отправить. 4. Дождитесь подтверждения системы, что сообщение отправлено администраторам. Полезный комментарий содержит конкретную информацию: название раздела, устаревший шаг, новое ответственное лицо, неверную дату или изменившийся процесс. Не добавляйте пароли, токены, персональные данные или другую конфиденциальную информацию. Сообщение не изменяет материал автоматически. Администратор проверяет обращение, при необходимости обновляет содержание и отмечает вопрос как решённый. Что делать, если материал внезапно стал недоступен? Причина может быть такой: - материал сняли с публикации или архивировали; - администратор изменил права доступа; - ваше подразделение или должность изменили в карточке сотрудника; - доступ сотрудников к модулю отключили; - материал удалили. Скопированная ссылка и запись в избранном не сохраняют доступ после таких изменений.

Обновлено Aug 02, 2026

Как включить Базу знаний и настроить доступ к материалам

В LMS Smart Way для Базы знаний предусмотрены два уровня доступа: доступ всех сотрудников к модулю и доступ к отдельному материалу. Сотрудник получит доступ к материалу, только если модуль «База знаний» включён в настройках компании, материал имеет статус «Опубликовано», а пользователь соответствует условиям доступа к этому материалу. Кто может управлять Базой знаний? Меню Управление базой знаний доступно только администраторам. Они могут работать с материалами своей компании независимо от того, включён ли модуль для сотрудников. Сотрудники и руководители могут только просматривать материалы, добавленные администратором. Они не могут создавать, публиковать или редактировать материалы. Роль руководителя не предоставляет административный доступ к материалам компании. Как включить или отключить модуль «База знаний» для сотрудников? 1. Откройте Настройки. 2. Перейдите в раздел Компания. 3. Найдите блок База знаний для сотрудников. 4. Включите или отключите переключатель. 5. Дождитесь завершения сохранения. Когда модуль включён, пользователи видят пункт База знаний в меню и могут открывать доступные им материалы. Когда модуль отключён: - пункт База знаний исчезает из меню сотрудников; - страницы материалов становятся недоступными для сотрудников и руководителей; - администраторы могут просматривать контент Базы знаний и управлять им; - материалы, категории, теги, настройки доступа и история версий не удаляются; - после повторного включения опубликованный контент снова становится доступен в соответствии с настроенными правами. Отключение модуля удобно использовать, чтобы временно закрыть читательскую часть, но оно не заменяет архивирование отдельных неактуальных материалов. Как подписка Academy влияет на работу Базы знаний? При активной подписке Academy пользователь может открывать доступные ему внутренние документы, а администратор — создавать новые материалы. При неактивной подписке: - список, поиск и действующие правила доступа к материалам не меняются; - система блокирует открытие документов; - кнопка Добавить материал заблокирована; - администратор может открывать и редактировать существующие материалы. Как настроить доступ к материалу? В редакторе материала есть блок Доступ с двумя режимами. Вся компания Материал видят все сотрудники компании, которым доступен модуль. Используйте этот режим для общих политик, инструкций по работе с платформой, корпоративных шаблонов и материалов, не содержащих информацию с ограниченным доступом. Ограниченный доступ Материал видят сотрудники выбранных подразделений или должностей. 1. Выберите Ограниченный доступ. 2. Добавьте нужные команды в поле подразделений. 3. Добавьте нужные должности в поле должностей. 4. Сохраните черновик или опубликуйте материал. В режиме ограниченного доступа нужно выбрать хотя бы одно подразделение или одну должность. Пустой список считается ошибкой. Как сочетаются подразделения и должности? Если заполнить оба списка, между ними действует логика ИЛИ. Пример: - выбрано подразделение Продажи; - выбрана должность Региональный менеджер. Материал увидят все сотрудники подразделения Продажи и все сотрудники в должности Региональный менеджер, даже если они работают в другом подразделении. Не выбирайте одновременно подразделение и должность, если нужна логика «только эта должность в этом подразделении»: текущий режим не создаёт такое пересечение. От чего зависит корректность доступа? Правила доступа используют данные из профиля сотрудника. Поэтому перед публикацией проверьте: - заполнено ли подразделение; - указана ли актуальная должность; - нет ли разных вариантов написания одного и того же названия; - включён ли доступ сотрудников к модулю. Изменение подразделения или должности может сразу закрыть доступ к списку, поиску, странице материала, предварительному просмотру, скачиванию, избранному и использованию материала ассистентом. Как проверить доступ перед запуском? После публикации проверьте доступ как минимум с двух учётных записей: 1. Пользователь из целевого подразделения или с целевой должностью должен найти и открыть материал. 2. Пользователь вне настроенной аудитории не должен видеть материал в категории, поиске или по прямой ссылке. 3. Если скачивание разрешено, проверьте кнопку Скачать. 4. Если доступ ограничен, проверьте подразделение и должность по отдельности. Учётная запись администратора не подходит для проверки читательских ограничений, поскольку в своей компании администратор имеет неограниченный доступ к материалам. Какие типичные ошибки могут возникнуть? - Выбран Ограниченный доступ, но не добавлено ни одной команды или должности. - Ожидается логика «подразделение И должность», хотя система использует «подразделение ИЛИ должность». - В профиле сотрудника не заполнено нужное поле. - Материал остался черновиком или был снят с публикации. - Доступ сотрудников к модулю отключён. - Проверка выполнялась только под учётной записью администратора.

Обновлено Aug 02, 2026

Как создать и опубликовать материал в Базе знаний

В Базе знаний LMS Smart Way материал можно создать из нового файла, существующего файла в файловом менеджере или внешней HTTPS-ссылки. Перед публикацией нужно заполнить название, описание, выбрать активную категорию, указать дату проверки актуальности и настроить доступ. Перед началом Проверьте: - у вас есть доступ к меню Управление базой знаний; - у компании действует подписка Academy; - нужная активная категория уже создана; - для нового файла есть папка в файловом менеджере; - определено, кто должен видеть материал; - внешняя ссылка начинается с https://; - у документа понятное название и нет лишних или конфиденциальных данных. Как открыть редактор? 1. В главном меню выберите Управление базой знаний. 2. Откройте вкладку Материалы. 3. Нажмите Добавить материал. 4. Выберите источник в редакторе Публикация и доступ. Если подписка Academy неактивна, система не откроет редактор создания материала. Как загрузить новый файл? 1. В поле Источник материала выберите Загрузить новый файл. 2. Выберите Папка файлового менеджера. 3. При необходимости найдите папку по названию или пути. 4. Нажмите Загрузить новый файл и выберите файл на устройстве. 5. Проверьте название выбранного файла. 6. Сохраните черновик или опубликуйте материал. 7. Дождитесь завершения загрузки файла и проверки безопасности. Файл станет обычным объектом файлового менеджера только после успешной антивирусной проверки. Система отклонит пустой файл, неподдерживаемый тип, несоответствие расширения содержимому, превышение лимита компании или вредоносное содержимое. Если загрузка прервалась, не создавайте дубликат сразу. Откройте тот же черновик и следуйте подсказке системы: повторно выберите файл или продолжите загрузку. Как выбрать файл из файлового менеджера? 1. Выберите Выбрать из файлового менеджера. 2. Откройте список файлов. 3. Воспользуйтесь поиском по названию. 4. Выберите нужный файл. 5. Проверьте название, тип и размер. 6. При необходимости нажмите Просмотреть файл. Используется тот же файл, а не его копия. Его можно одновременно добавить в учебный курс и Базу знаний. Один файл нельзя привязать к двум разным материалам Базы знаний. Если система сообщает Этот файл уже используется в Базе знаний, откройте существующий материал вместо создания дубликата. Как добавить внешнюю ссылку? 1. Выберите Добавить внешнюю ссылку. 2. Введите полный адрес в поле HTTPS-ссылка. 3. Убедитесь, что адрес начинается с https:// и открывается в браузере. 4. Заполните название, описание, категорию, теги, дату актуальности и настройки доступа. Внешний ресурс открывается в новой вкладке. LMS Smart Way не копирует произвольное содержимое внешней страницы в Базу знаний, поэтому качество поиска зависит от заполненных названия, описания, категории и тегов. После создания нельзя произвольно менять тип источника с файла на внешнюю ссылку или наоборот. Если нужен другой тип, создайте отдельный материал. Как заполнить карточку материала? | Поле | Рекомендация | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Название | Кратко укажите название документа, чтобы его назначение было понятно. Не используйте названия вроде Файл 1 или Новая инструкция. | | Краткое описание | В 1–3 предложениях объясните, для кого предназначен материал и какую задачу он помогает выполнить. Описание не обязательно для публикации, но рекомендуется. | | Категория | Выберите одну активную категорию, которая лучше всего описывает основную тему. | | Теги | Добавьте до 10 дополнительных тегов. Длина одного тега — до 50 символов. | | Проверить актуальность до | Укажите дату следующей содержательной проверки. Для нового материала система предлагает дату примерно через год. | | Доступ | Настройте доступ: Вся компания или Ограниченный доступ. | | Разрешить скачивание | Включайте только в том случае, если сотрудникам можно сохранять исходный файл. | Ответственный администратор назначается автоматически при создании. В обычном редакторе изменить его вручную нельзя. Подробные правила настройки доступа к документу приведены в руководстве «Как включить Базу знаний и настроить доступ». Как добавить связанные материалы? Сначала сохраните черновик. После этого в блоке Связанные материалы можно найти и добавить до пяти опубликованных ресурсов, изменить их порядок или удалить ненужные. Связанные материалы не заменяют категорию или теги. Используйте их как прямое продолжение сценария: политика → шаблон → инструкция. Как сохранить черновик? Нажмите Сохранить черновик, если: - карточка ещё не готова; - нужно проверить файл; - аудитория ещё не согласована; - связанные материалы нужно добавить позже. Черновик виден администраторам, но не отображается читателям в поиске, категориях или по прямой ссылке. Как опубликовать материал? Перед нажатием Опубликовать проверьте: - источник выбран, а файл прошёл проверку безопасности; - указаны название и краткое описание; - выбрана активная категория; - указана дата проверки актуальности; - для ограниченного доступа выбрано подразделение или должность; - возможность скачивать исходный файл разрешена или запрещена осознанно. После успешной публикации материал сразу становится доступен разрешённой аудитории. Извлечение текста и формирование поискового и векторного индексов может продолжаться в фоновом режиме ещё некоторое время. Пока обработка не завершена, поиск по содержимому файла и использование материала ассистентом могут не работать. Как провести финальную проверку? 1. Откройте материал в режиме предварительного просмотра. 2. Проверьте название, описание, категорию, теги и дату. 3. Убедитесь, что файл читается или внешняя ссылка открывается. 4. Проверьте кнопку скачивания в соответствии с политикой доступа. 5. Войдите под учётной записью представителя целевой аудитории. 6. Найдите материал через поиск и категорию. 7. Убедитесь, что пользователь вне целевой аудитории не видит материал.

Обновлено Aug 02, 2026

Как редактировать материалы и управлять версиями и статусами

В LMS Smart Way у каждого материала есть отдельный бизнес-статус и история файлов. Изменение описания не создаёт новую версию файла, а подготовленный файл не заменяет текущую версию, пока администратор его не опубликует. Как найти материал для редактирования? 1. Откройте Управление базой знаний. 2. На вкладке Материалы введите название в строке поиска. 3. При необходимости откройте дополнительные фильтры и выполните поиск по ним: - статус; - тип; - категория; - теги; - доступ; - администратор; - период обновления; - требуется проверка; - сортировка. 4. Нажмите на название материала или значок редактирования — откроется боковая панель с данными для редактирования. Как изменить описание, категорию, теги или доступ? 1. Откройте материал. 2. Обновите нужные поля. 3. Нажмите Сохранить изменения. Изменения доступа к опубликованному материалу вступают в силу сразу. Перед сохранением убедитесь, что команда, которая использует документ в работе, не потеряет доступ. Если другой администратор уже изменил материал, система может сообщить о конфликте. Не перезаписывайте данные наугад: нажмите Загрузить актуальную версию, просмотрите изменения и повторите редактирование. Как заменить файл и создать новую версию? Для материала типа Файл: 1. Откройте редактор материала. 2. В настройках источника выберите «Загрузить новый файл» или «Выбрать из файлового менеджера». 3. Сохраните изменения. 4. Просмотрите новую версию. 5. Когда всё будет готово, нажмите Опубликовать новую версию. Пока новая версия не опубликована, пользователи продолжают видеть предыдущую текущую версию. После публикации новый файл сразу становится текущим, а его полная индексация завершается в фоновом режиме. Если выбран не тот файл, нажмите Отменить замену файла. Текущая опубликованная версия не изменится. Как пользоваться историей версий? В блоке История версий для каждой версии указаны: - номер; - название файла; - дата создания; - отметка Текущая; - отметка Ожидает публикации; - кнопка Просмотреть; - кнопка Восстановить, если действие доступно. Восстановление исторической версии не переключает материал сразу. Система создаёт новую версию-кандидат на основе выбранного файла. Просмотрите её, а затем отдельно нажмите Опубликовать новую версию. Нельзя восстановить: - текущую версию; - уже подготовленную версию-кандидат; - версию внешней ссылки; - старую версию, если уже есть другая активная замена. Что означают статусы материала? | Статус | Видимость | Основные доступные действия | | -------------- | ----------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Черновик | Пользователи не видят материал. | Редактировать, сохранять и публиковать. Черновик, который никогда не публиковался, можно удалить. | | Опубликовано | Доступен разрешённой аудитории. | Изменять данные, готовить новую версию, снимать с публикации или архивировать. | | В архиве | Скрыт от пользователей, поиска и AI-ассистента. | Просматривать, восстанавливать как черновик или удалять навсегда. Остальные возможности редактирования заблокированы. | Как снять материал с публикации или архивировать его? Снять с публикации Используйте эту функцию, если материал нужно временно скрыть, доработать и опубликовать снова. После подтверждения материал: - становится черновиком; - исчезает у читателей, из поиска и ответов AI-ассистента; - сохраняет историю и данные редактора. Архивировать Используйте эту функцию, если материал больше не должен использоваться, но его историю нужно сохранить. После архивирования материал становится недоступен читателям. Редактировать форму в архиве нельзя. Если замена файла не завершена, сначала отмените её. Восстановить Архивированный материал восстанавливается как черновик. Он не становится доступен пользователям автоматически: проверьте поля, настройки доступа и версию, а затем опубликуйте материал. Как удалить черновик? Кнопка Удалить черновик доступна только для материала, который никогда не публиковался. После удаления: - карточка материала исчезает; - файл остаётся в файловом менеджере; - действие необходимо подтвердить. Материал, который уже публиковался, следует архивировать. Как удалить материал навсегда? Окончательное удаление доступно только в архиве. 1. Откройте архивированный материал. 2. Нажмите Удалить навсегда. 3. В окне подтверждения просмотрите зависимости: - версии; - связанные материалы; - избранное; - отзывы; - события использования; - общие файлы. 4. Введите точное название материала — это защищает от случайного удаления. 5. Подтвердите удаление. Это действие нельзя отменить. Общие файлы, которые используются в файловом менеджере или курсах, сохраняются; удаляются только сам материал Базы знаний и связанные с ним данные. Какие бывают состояния обработки файла? Рядом с материалом могут отображаться следующие состояния: - Загружено — файл ожидает обработки; - Извлекаем текст; - Обрабатывается; - Проиндексировано; - Ошибка индексирования. Статус Опубликовано и состояние Проиндексировано — не одно и то же. Некоторое время после добавления материал может находиться в поиске только по названию и метаданным, пока система готовит поиск по содержимому и данные для AI-ассистента.

Обновлено Aug 02, 2026

Как управлять категориями и тегами Базы знаний

В LMS Smart Way категории используются как навигационное меню, а теги помогают уточнять поиск. У материала может быть одна категория и до 10 тегов. Как спроектировать эффективную структуру Базы знаний? Отталкивайтесь от реальных запросов сотрудников. Хорошие категории отвечают на вопрос «где искать материал». Например: - Работа с клиентами; - Продукты; - Политики компании; - Адаптация; - Шаблоны документов. Не создавайте отдельную категорию для каждого файла. Излишняя детализация усложняет навигацию. Категории не зависят от папок файлового менеджера. Папка определяет место хранения файла, а категория — его место в структуре Базы знаний. Как создать категорию? 1. Откройте Управление базой знаний. 2. Перейдите на вкладку Категории. 3. Нажмите Добавить категорию. 4. Введите название. 5. В поле Родительская категория выберите: - Верхний уровень; - или существующую категорию. 6. Оставьте настройку Активная категория включённой, если в этой категории нужно публиковать материалы. 7. Нажмите Сохранить. Поддерживается не более трёх уровней вложенности. В поле Родительская категория категории третьего уровня не отображаются, поскольку создание категорий четвёртого уровня не поддерживается. Как изменить категорию? 1. Найдите нужную строку на вкладке Категории. 2. Нажмите значок редактирования. 3. Измените название, родительскую категорию или активность. 4. Нажмите Сохранить. При смене родительской категории перемещается вся вложенная структура. Перед сохранением убедитесь, что новый путь будет понятен пользователям. После переименования или перемещения категории материалы сохраняют привязку к ней. Новый путь используется в навигации и поиске. Как изменить порядок отображения категорий? Категории в таблице можно перетаскивать, изменяя порядок их отображения. Менять порядок можно только среди соседних категорий одного уровня: - корневые категории — среди других корневых категорий; - дочерние — в пределах одного родительского раздела. Чтобы переместить категорию в другое место структуры, зажмите левой кнопкой мыши значок с тремя полосами и перетащите его в нужное место. Чтобы перенести категорию в другую ветку, откройте редактор и измените Родительскую категорию. Что такое неактивная категория? Неактивная категория: - недоступна для новых публикаций; - помогает безопасно подготовить структуру к удалению; - не удаляет материалы автоматически. Перед деактивацией проверьте, какие материалы используют эту категорию, и при необходимости переместите их. Как удалить категорию? Категорию можно удалить, только если: - она неактивна; - в ней нет материалов; - у неё нет дочерних категорий. Безопасный порядок действий: 1. Переместите или архивируйте материалы. 2. Переместите или удалите дочерние категории. 3. Отключите настройку Активная категория. 4. Нажмите Удалить. 5. Подтвердите действие. Если кнопка недоступна, подсказка объяснит, какая зависимость осталась. Как добавлять теги к материалу? В редакторе материала: 1. Откройте поле Теги. 2. Найдите существующий тег или введите новое название. 3. Выберите тег из списка или создайте предложенный. 4. Добавьте до 10 тегов. 5. Сохраните материал. Один тег может содержать до 50 символов. Не используйте пустые значения, переносы строк, управляющие символы или названия, состоящие только из специальных знаков. Используйте единый вариант написания тегов и не создавайте дубликаты. Например, создайте тег охрана труда, но не добавляйте параллельно охрана-труда: система будет считать их разными тегами. Как управлять тегами во всей компании? На вкладке Категории находится блок Управление тегами. Как переименовать тег? 1. Выберите тег. 2. Измените поле Название тега. 3. Нажмите Переименовать. Название обновится во всех материалах компании, где используется этот тег. Как объединить дубликаты тегов? 1. Выберите лишний тег. 2. В поле Объединить с тегом выберите правильный целевой тег. 3. Нажмите Объединить. 4. Подтвердите действие. Все материалы исходного тега будут перенесены в целевой. Используйте объединение вместо ручного редактирования десятков материалов. Как удалить тег? Тег можно удалить, только если он не используется ни в одном материале. Если рядом с тегом указано ненулевое количество материалов, сначала удалите его из этих материалов или объедините с другим тегом. Рекомендации - Используйте категорию для основной темы, а теги — для роли, процесса, продукта или типа документа. - Не дублируйте тегами полный путь категории. - Раз в месяц проверяйте дубликаты и редко используемые теги. - Перед массовым переименованием или объединением проверьте поиск по этим тегам. - Не меняйте структуру только ради внешнего вида: сначала оцените, как это повлияет на привычные маршруты пользователей.

Обновлено Aug 02, 2026

Как управлять связанными материалами и актуальностью

В LMS Smart Way связанные материалы помогают читателю перейти к следующему материалу, дополняющему текущий. Контроль актуальности позволяет администраторам системно проверять содержимое и обрабатывать замечания пользователей. Когда добавлять связанные материалы? Добавляйте прямое продолжение сценария. Например: - политика → пошаговая инструкция; - инструкция → шаблон; - описание процесса → форма заявки; - общий материал → правила для отдельной роли; - новая версия процедуры → сопутствующие материалы. Не используйте этот блок как случайный список популярных документов. Для общей тематической навигации уже предусмотрены категории и теги. Как добавить связанный материал? 1. Откройте материал в разделе Управление базой знаний. 2. Перейдите к блоку Связанные материалы. 3. Введите в поле поиска не менее двух символов названия. 4. Выберите нужный опубликованный материал. 5. Повторите эти действия для других ресурсов. 6. Сохраните изменения. Можно добавить до пяти материалов. Материал нельзя связать с самим собой. Как изменить порядок или удалить связь? - Чтобы изменить порядок отображения материала, перетащите строку за значок с тремя полосами. - Или воспользуйтесь кнопками перемещения вверх и вниз. - Чтобы удалить связь, нажмите кнопку удаления рядом с нужной строкой. Порядок имеет значение: первым разместите ресурс, который чаще всего нужен читателю после текущего материала. Если другой администратор одновременно изменил список, система покажет актуальный порядок. Проверьте его и повторите своё изменение. Что означает состояние связанного материала? В редакторе могут отображаться следующие состояния: - Доступен; - Не опубликован; - Архивирован; - Ограниченный доступ. Пользователь видит только опубликованный связанный материал, к которому у него есть доступ. Поэтому этот блок может выглядеть по-разному для сотрудников с разными правами. Архивированный материал доступен администратору только для просмотра, поэтому изменить сохранённый список связей нельзя. Сначала восстановите материал как черновик. Как использовать дату проверки актуальности? Поле Проверить актуальность до обязательно для публикации. Для нового материала система предлагает дату примерно через год, но администратору следует выбрать реалистичный срок. Рекомендуемые интервалы: | Тип материала | Когда проверять | | --------------------------------------- | --------------------------------------------------------------- | | Регламент или часто меняющаяся политика | Через 1–3 месяца или сразу после изменения требований. | | Рабочая инструкция | Через 3–6 месяцев или после изменения процесса. | | Шаблон или форма | После изменения связанного процесса; не реже одного раза в год. | | Стабильная справочная информация | Один раз в год. | Дата не обновляет материал автоматически. Она показывает срок, до которого администратор должен проверить содержимое, а после его истечения напоминает о необходимости проверки. Как пользователь может сообщить об устаревшем материале? На странице материала пользователь нажимает Сообщить об устаревшем материале, при необходимости добавляет комментарий и отправляет его. В списке администрирования материал получает отметку Требуется проверка. Число рядом с ней показывает количество открытых сообщений. Как обработать сообщение об устаревшем материале? 1. Откройте Управление базой знаний. 2. Включите в фильтрах Требуется проверка — система покажет соответствующие материалы. 3. Откройте материал. 4. В блоке Сообщения об устаревшем содержании просмотрите: - имя и email автора, если они доступны; - комментарий; - номер версии; - дату сообщения. 5. Проверьте документ вместе с владельцем процесса. 6. Обновите описание или файл, если замечание подтвердилось. 7. Нажмите Отметить решённым для отдельного обращения. Решённые сообщения остаются в истории, и их можно раскрыть в редакторе. Когда нажимать «Подтвердить актуальность»? Кнопка Подтвердить актуальность нужна, когда администратор проверил текущую версию и подтвердил, что она по-прежнему верна. Не используйте это действие только для удаления отметки. Сначала: 1. сверьте содержимое документа с текущим процессом, который он описывает; 2. проверьте все открытые комментарии; 3. при необходимости опубликуйте новую версию; 4. только после этого подтвердите актуальность. Как часто проверять актуальность материалов? - Еженедельно фильтруйте материалы по отметке Требуется проверка, чтобы найти потенциально устаревшие материалы. - Ежемесячно просматривайте материалы с ближайшей датой проверки. - После изменения политики, продукта или ответственного сотрудника не ждите плановой даты — обновите материал. - После обновления проверяйте связанные материалы: они также могут ссылаться на устаревший процесс.

Обновлено Aug 02, 2026

Как пользоваться аналитикой и журналом действий Базы знаний

Вкладка Аналитика содержит два разных инструмента: - Использование — статистика взаимодействия пользователей с материалами; - Журнал действий — административные, системные события и события безопасности. Не используйте журнал действий для оценки популярности: просмотры и поисковые запросы пользователей анализируются в разделе Использование. Как открыть аналитику? 1. Перейдите в раздел Управление базой знаний. 2. Откройте вкладку Аналитика. 3. Выберите Использование или Журнал действий. Состояние выбранных фильтров сохраняется в адресе страницы. Благодаря этому можно вернуться назад, перейти вперёд или скопировать ссылку на тот же срез данных. Какие показатели есть в аналитике? Основные показатели: | Показатель | Что означает | | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | Уникальные пользователи | Количество разных пользователей, которые открывали материалы или предварительный просмотр. | | Просмотры | Открытия страниц материалов. | | Открытия предварительного просмотра | Запуски предварительного просмотра содержимого файла. | | Скачивания | Скачивания разрешённых исходных файлов. | | Поиски | Выполненные поисковые запросы. | | Поиски без результатов | Запросы, для которых не найдено доступных материалов. | | Добавления в избранное | Количество материалов, которые сейчас находятся в избранном у пользователей. | | Цитирования ассистентом | Использование материалов в ответах AI-ассистента. | | Полезные оценки / Неполезные оценки | Текущие пользовательские оценки материала. | | Сообщения об устаревшем | Обращения по поводу актуальности материала. | Блок Популярные материалы помогает увидеть, с какими материалами пользователи взаимодействуют чаще всего. Какие фильтры доступны в аналитике? Отчёты можно фильтровать по следующим параметрам: - ID материала; - категория; - тип материала; - текущий статус; - назначенный администратор; - аудитория; - метрики. Используйте один-два фильтра для ответа на конкретный вопрос. Например: - какие материалы категории Адаптация просматривают чаще всего; - скачивают ли файл с определённым ID; - какие материалы ответственного администратора получили неполезные оценки; - использует ли AI-ассистент опубликованные материалы. Как работать с запросами без результатов? Таблица Запросы без результатов показывает защищённый обезличенный текст без пользовательских данных, количество повторений и последний случай. Для каждого частого запроса проверьте: 1. Существует ли нужный материал. 2. Опубликован ли он. 3. Доступен ли он нужной аудитории. 4. Содержат ли название, описание, категория и теги слова, которые используют сотрудники. 5. Завершилась ли индексация файла. Не создавайте новый материал для каждого варианта формулировки. Часто достаточно уточнить название, описание или теги существующего документа. Как экспортировать аналитику в Excel? 1. Настройте период и фильтры. 2. Нажмите Экспортировать XLSX. 3. Дождитесь формирования файла. В экспорт попадает тот же срез данных, который отображается на экране. Диапазон не может относиться к будущему или превышать 366 дней; для старых данных также действует срок хранения аналитики. Что такое журнал действий? Журнал — это неизменяемая история действий в пределах компании. В таблице отображаются: - время; - действие; - исполнитель; - объект; - результат; - безопасные технические данные. Технические сведения по умолчанию свёрнуты. Журнал не содержит текст документа, URL, токены или другие секретные данные. Какие фильтры доступны в журнале действий? Доступны следующие фильтры: - период; - имя исполнителя; - точный технический ID исполнителя; - ID материала; - категория; - результат; - один или несколько типов событий. Типы событий объединены в группы: - Ключевые изменения; - Материалы; - Доступ; - Категории и теги; - Загрузки и просмотр; - Экспорты. Фильтры из разных полей применяются вместе. Несколько типов событий в одном поле означают «показать любой из выбранных типов». Практические сценарии: - выяснить, кто снял материал с публикации; - проверить изменение доступа; - изучить неудачную загрузку; - просмотреть историю категории; - проверить, запускался ли экспорт; - найти события удалённого пользователя по техническому ID. Некорректный ID материала нужно исправить до применения фильтра. Кнопка Очистить фильтры возвращает полный список за текущий период. Как экспортировать журнал действий в Excel? После настройки фильтров нажмите Экспортировать XLSX. Экспорт ограничен периодом до 366 дней и содержит не более 100 000 событий. Границы дат журнала рассчитываются по UTC. Поэтому событие в начале или конце локальных суток может попасть в соседний календарный день отчёта. Рекомендуемый ежемесячный обзор - Просмотрите запросы без результатов. - Найдите материалы с большим количеством просмотров, но низкой полезностью. - Проверьте сообщения об устаревшем содержании. - Сопоставьте популярные материалы с бизнес-приоритетами. - Проверьте неудачные административные события. - Экспортируйте XLSX только для отдельного анализа или передачи отчёта.

Обновлено Aug 02, 2026

База знаний: решение типичных проблем

Начните с проверки статуса материала, доступа к модулю, аудитории и источника файла. Большинство проблем связано не с самим поиском, а с тем, что материал не опубликован или у пользователя нет прав на его просмотр. Что делать, если в меню нет пункта «База знаний»? Проверьте: 1. Включена ли настройка База знаний для сотрудников в разделе Настройки → Компания. 2. Помогает ли повторный вход в Smart Way. Администратор всегда видит пункт База знаний и может управлять материалами, даже когда доступ для сотрудников отключён. Что делать, если документ или кнопка «Добавить материал» не открывается? Если список и поиск работают, но внутренний документ или форма создания нового материала не открываются, проверьте активность подписки Academy. При неактивной подписке это ожидаемое поведение: система сообщает о необходимости приобрести подписку и блокирует открытие и добавление материалов. Редактирование и удаление существующих материалов в разделе Управление базой знаний остаётся доступным. Что проверить, если материал не находится через поиск? Для пользователей проверьте: - материал имеет статус Опубликовано; - модуль доступен и отображается в меню; - запрос не ограничен лишними фильтрами; - выбрана правильная категория; - фильтр Избранное отключён, если материал не добавлен в избранное. Администратору следует дополнительно проверить: - не находится ли индексация в состоянии Загружено, Извлекаем текст, Обрабатывается или Ошибка индексирования; - разрешён ли доступ к материалу для сотрудников нужного подразделения или с нужной должностью; - содержат ли название, описание и теги слова, которые вводит пользователь; - правильно ли определён тип файла. Новый материал может сразу находиться по названию и метаданным, но поиск по тексту внутри файла заработает только после завершения индексации. Почему материал доступен администратору, но не сотруднику? Это ожидаемо, если: - материал — черновик или находится в архиве; - модуль отключён для сотрудников; - установлен ограниченный доступ; - подразделение или должность в профиле сотрудника отличаются от указанных в настройках доступа к материалу; - название подразделения или должности не совпадает с выбранным значением. Проверяйте доступ под учётной записью читателя. У администратора более широкие права, поэтому его учётная запись не воспроизводит обычные ограничения. Почему не удаётся опубликовать материал? Проверьте обязательные условия: - источник выбран; - название заполнено; - краткое описание заполнено; - выбрана активная категория; - указана дата Проверить актуальность до; - для Ограниченного доступа выбрано подразделение или должность; - внешняя ссылка использует HTTPS; - файл успешно передан и прошёл проверку безопасности; - нет другой незавершённой версии-кандидата. Если другой администратор уже изменил материал, загрузите актуальную версию страницы и повторите изменения. Почему новый файл не загружается? Возможные причины: | Сообщение или ситуация | Что делать | | --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Пустой файл | Выберите непустой файл. | | Не выбрана папка | Укажите папку файлового менеджера. | | Тип не поддерживается | Сохраните материал в поддерживаемом формате или добавьте его как внешнюю HTTPS-ссылку. | | Расширение не соответствует содержимому | Не переименовывайте расширение вручную; правильно экспортируйте файл из программы, в которой он был создан. | | Файл слишком большой | Уменьшите файл или проверьте лимит компании. | | Недостаточно места | Освободите место или увеличьте объём файлового диска. | | Проверка безопасности не пройдена | Не загружайте тот же подозрительный файл повторно; проверьте источник и подготовьте безопасную копию. | | Сервис проверки временно недоступен | Повторите попытку позже. | | Передача прервалась | Откройте тот же черновик и повторно выберите тот же файл, если система попросит это сделать. | Что делать, если файл уже используется в Базе знаний? Один файл из файлового менеджера нельзя привязать к двум разным материалам Базы знаний. Нажмите Открыть материал в сообщении о конфликте, а затем: - обновите существующую карточку; - добавьте нужные теги или связанные материалы; - при необходимости опубликуйте новую версию. Этот же файл можно одновременно использовать в учебном курсе — это не считается конфликтом. Что делать, если предварительный просмотр документа не открывается? 1. Нажмите Повторить. 2. Обновите страницу. 3. Проверьте подключение к сети. 4. Если скачивание разрешено, нажмите Скачать. 5. Для офисного документа повторите попытку позже, если система сообщает, что просмотр временно недоступен. Сообщение о неподдерживаемом просмотре не означает, что файл повреждён. Некоторые форматы предназначены только для скачивания и не поддерживают предварительный просмотр. Если кнопки Скачать нет, администратор отключил эту возможность. Что делать, если не удаётся архивировать материал или заменить файл? - Если есть версия Ожидает публикации, завершите её публикацию или нажмите Отменить замену файла. - Если материал уже находится в архиве, он доступен только для просмотра. Нажмите Восстановить, чтобы вернуть его в черновики. - Если восстановление старой версии недоступно, проверьте, нет ли активной версии-кандидата. Почему нельзя удалить категорию или тег? Категорию нельзя удалить, если она: - активна; - содержит материалы; - имеет дочерние категории. Тег нельзя удалить, если он используется в материалах. Удалите его из этих материалов или объедините с другим тегом. Почему аналитика или журнал действий пусты? Проверьте: - отчётный период; - активные фильтры; - ID материала; - категорию; - метрику или типы событий; - были ли в этом периоде реальные взаимодействия или административные действия. В журнале нажмите Очистить фильтры. В аналитике выберите короткий актуальный период и нажмите Применить. Экспорт не будет сформирован, если период относится к будущему, превышает 366 дней или выходит за доступный срок хранения. Когда обращаться в службу поддержки? Обратитесь в техническую поддержку, если: - ошибка повторяется после обновления страницы; - настройки доступа и статус проверены, но материал по-прежнему недоступен; - безопасный файл регулярно не загружается из-за отказа системы безопасности; - состояние индексации долго не меняется; - экспорт не формируется для корректного короткого периода; - предварительный просмотр не работает для нескольких разных материалов. Передайте службе поддержки: - название и ID материала; - время возникновения ошибки; - роль пользователя; - подразделение и должность без лишних персональных данных; - точный текст сообщения об ошибке; - шаги для воспроизведения; - снимок экрана без паролей, токенов и конфиденциального содержимого.

Обновлено Aug 02, 2026