Як додавати, редагувати та видаляти адміністраторів

У Smart Way адміністраторів компанії можна додавати, редагувати та видаляти на сторінці "Компанія".

У цьому гайді пояснюється, як вибрати рівень доступу, створити або оновити обліковий запис адміністратора та безпечно видалити його з передаванням відповідальності іншому адміністратору.

Хто може керувати адміністраторами?

Керувати іншими адміністраторами можуть адміністратори із рівнем "Доступ адміністратора — без обмежень".

Адміністратор із рівнем "Доступ адміністратора — лише власні запрошення" може працювати в доступних йому розділах платформи, але не може додавати, редагувати або видаляти інших адміністраторів. На сторінці "Компанія" відповідні кнопки для нього будуть недоступні.

Адміністратор також не може видаляти власний запис у таблиці "Адміністратори". Це захищає компанію від випадкової втрати адміністративного доступу.

Які рівні доступу можна призначити?

Під час додавання або редагування адміністратора потрібно вибрати один із двох рівнів.

Якщо плануєте видалити адміністратора, у компанії має залишитися щонайменше один інший активний адміністратор. Йому потрібно буде передати кандидатів і пов'язані з адміністратором матеріали.

Не використовуйте спільний обліковий запис для кількох людей. Кожен адміністратор повинен мати власну email-адресу та пароль.

Де знайти керування адміністраторами?

1. Увійдіть у Smart Way під обліковим записом адміністратора з доступом без обмежень.

2. У головному меню відкрийте "Налаштування".

3. Перейдіть до розділу "Компанія".

4. Прокрутіть сторінку до блоків "Додати адміністратора" та "Адміністратори".

У блоці "Додати адміністратора" розміщена форма створення облікового запису. У блоці "Адміністратори" відображаються ПІБ, email та кнопки редагування і видалення.

Як додати нового адміністратора?

1. На сторінці "Компанія" знайдіть блок "Додати адміністратора".

2. Заповніть усі обов'язкові поля:

   • "Ім'я";

   • "Прізвище";

   • "Email";

   • "Телефон";

   • "Пароль";

   • "Повторіть пароль".

3. Перевірте, що пароль містить щонайменше 6 символів, а значення в полях пароля збігаються.

4. Виберіть потрібний рівень:

   • "Доступ адміністратора — лише власні запрошення";

   • або "Доступ адміністратора — без обмежень".

5. Натисніть "Додати".

6. Переконайтеся, що новий користувач з'явився в таблиці "Адміністратори".

Якщо кнопка "Додати" неактивна, перевірте обов'язкові поля, формат email, довжину пароля, збіг паролів і вибраний рівень доступу.

Що буде, якщо людина вже є у списку співробітників?

Якщо користувач уже є звичайним співробітником вашої компанії у LMS Smart Way, використовуйте його чинну email-адресу. Система надасть адміністративні права тому самому обліковому запису, а не створить окремий профіль.

Ім'я, прізвище, телефон і пароль такого користувача будуть оновлені відповідно до форми "Додати адміністратора". Попередьте людину про новий пароль до збереження.

Якщо вказана email-адреса вже належить адміністратору, Smart Way покаже повідомлення "Цей e-mail вже зареєстрований". Знайдіть цього користувача в таблиці "Адміністратори" і за потреби відредагуйте його наявний запис.

Як редагувати адміністратора?

1. На сторінці "Компанія" перейдіть до таблиці "Адміністратори".

2. Знайдіть потрібного адміністратора.

3. Натисніть значок олівця в його рядку.

4. У вікні "Редагувати" оновіть потрібні дані:

   • ім'я;

   • прізвище;

   • email;

   • телефон;

   • пароль і його підтвердження;

   • рівень адміністративного доступу.

5. Якщо змінюєте пароль, використовуйте щонайменше 6 символів і введіть однакове значення в обидва поля.

6. Натисніть "Змінити".

7. Перевірте оновлені ПІБ та email у таблиці "Адміністратори".

Після зміни email адміністратор має використовувати нову адресу для входу. Якщо ви змінили пароль, повідомте новий пароль користувачу безпечним способом.

Як змінити власні дані?

Значок редагування у власному рядку адміністратора недоступний.

Щоб змінити власне ім'я, прізвище, email або телефон:

1. Відкрийте "Налаштування" -> "Користувач".

2. У блоці "Змінити контакти" оновіть дані.

3. Натисніть "Зберегти".

Щоб змінити власний пароль, використайте блок "Змінити пароль" на цій самій сторінці.

Власний рівень адміністративного доступу змінити не можна. Це має зробити інший адміністратор із доступом без обмежень.

Що потрібно знати перед видаленням?

Видалення адміністратора не просто забирає адміністративні права. Smart Way повністю видаляє його обліковий запис і пов'язаний запис співробітника.

Після видалення:

• користувач більше не зможе увійти в Smart Way LMS;

• його запис зникне з таблиці адміністраторів і списку співробітників;

• його навчальний рейтинг буде видалено;

• кандидати, яких він запросив, будуть передані іншому адміністратору;

• матеріали Бази знань, де його було призначено адміністратором, будуть автоматично перепризначені вибраному адміністратору.

Не видаляйте адміністратора, якщо потрібно лише змінити його рівень доступу: натомість відредагуйте запис і виберіть інший рівень.

Якщо людину потрібно залишити звичайним співробітником без адміністративних прав, зверніться до технічної підтримки.

Як видалити адміністратора?

1. Переконайтеся, що в компанії є інший активний адміністратор.

2. На сторінці "Компанія" знайдіть блок "Адміністратори".

3. У рядку адміністратора, якого потрібно видалити, натисніть значок кошика.

4. У вікні "Видалення" виберіть іншого адміністратора, якому потрібно передати кандидатів.

5. Перевірте вибраного отримувача.

6. Натисніть "Передати".

7. Переконайтеся, що видалений користувач зник із таблиці "Адміністратори".

Натискання "Передати" запускає передавання даних і видалення облікового запису. Цю дію не слід використовувати як тимчасове блокування доступу.

Чому значки редагування або видалення недоступні?

Найчастіші причини:

Адміністратор і керівник підрозділу — це різні ролі

Роль "Керівник підрозділу" не надає адміністративних прав. Вона дає співробітнику доступ на перегляд звітів і статистики в межах його підрозділів.

Керівника підрозділу призначають у картці співробітника в розділі "Співробітники". На сторінці "Компанія" у блоці адміністраторів ця роль не налаштовується.

Рекомендації з безпеки

• Надавайте кожному адміністратору окремий обліковий запис.

• Не передавайте паролі у відкритих робочих чатах.

• Залишайте щонайменше двох актуальних адміністраторів із доступом без обмежень, щоб компанія не втратила можливість керувати доступами через відсутність однієї людини.

• Періодично перевіряйте таблицю "Адміністратори" та видаляйте неактуальні облікові записи після передавання відповідальності.

• Перед видаленням перевіряйте, кому буде передано кандидатів і матеріали Бази знань.

Чеклист після змін

Після додавання або редагування перевірте:

• адміністратор відображається в таблиці;

• ПІБ і email зазначено правильно;

• вибрано потрібний рівень доступу;

• користувач може увійти зі своєю email-адресою;

• доступ до звітів відповідає вибраному рівню;

• у компанії залишається адміністратор із доступом без обмежень.

Після видалення перевірте:

• користувач зник із таблиці адміністраторів;

• кандидати доступні обраному адміністратору;

• відповідальність за матеріали Бази знань перейшла правильному адміністратору;

• у компанії залишився активний адміністратор із доступом без обмежень.

FAQ

Чи може адміністратор із доступом лише до власних запрошень додати іншого адміністратора?

Ні. Додавання, редагування і видалення адміністраторів доступне тільки користувачам із рівнем "Доступ адміністратора — без обмежень".

Чи може адміністратор видалити сам себе?

Ні. Значки редагування і видалення у власному рядку недоступні. Власні контактні дані та пароль можна змінити в розділі "Користувач", а роль або видалення має виконати інший адміністратор із доступом без обмежень.

Чи можна лише забрати адміністративні права, але залишити людину співробітником?

На сторінці "Компанія" немає окремої дії для зняття адміністративної ролі зі збереженням облікового запису. Щоб просто забрати адміністративні права, зверніться до технічної підтримки.

Що відбувається з кандидатами видаленого адміністратора?

Перед видаленням потрібно вибрати іншого адміністратора. Smart Way передасть йому кандидатів, яких запросив видалений користувач.

Чи можна зробити адміністратором уже наявного співробітника?

Так. У формі "Додати адміністратора" використайте email цього співробітника. Система додасть адміністративні права до його чинного облікового запису та оновить контактні дані й пароль відповідно до форми.

Чи є роль "Керівник підрозділу" адміністративною?

Ні. Керівник підрозділу має обмежений доступ до звітів своєї команди, але не може керувати адміністраторами, співробітниками, курсами або налаштуваннями компанії.