Этот гайд поможет администратору платформы добавить сотрудников в LMS Смартвей вручную или через импорт из файла, а также обновить их данные при необходимости.
Перед началом
Подготовьте данные сотрудника:
-
имя;
-
фамилию;
-
email;
-
телефон, если нужно;
-
отдел;
-
должность;
-
заметки, если нужно;
-
пол;
-
решите, нужно ли предоставить доступ к Академии.
Email должен быть уникальным для сотрудника. Если сотрудник с таким email уже есть в системе, LMS платформа не создаст дубль.
Как добавить одного сотрудника?
-
Войдите в Smart Way под учетной записью администратора или HR-пользователя.
-
В меню перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Нажмите кнопку "Добавить сотрудника".
-
В окне "Новый сотрудник" заполните обязательные поля:
-
Имя;
-
Фамилия;
-
Email;
-
пол.
-
-
При необходимости заполните дополнительные поля:
-
Телефон;
-
Отдел;
-
Должность;
-
Заметки.
-
-
Если сотрудник должен проходить обучение в Академии, включите опцию "Предоставить доступ к Академии".
-
Убедитесь, что сотрудник появился в списке!
После добавления сотрудника его можно найти через поиск по ФИО, должности или отделу.
Как редактировать данные сотрудника?
-
Перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Найдите нужного сотрудника в списке. При необходимости используйте "Поиск по ФИО", "Поиск по должности" или "Поиск по отделу".
-
Нажмите на строку с фамилией сотрудника в таблице, откроется окно с данными.
-
В окне "Редактировать" обновите нужные данные.
-
Если меняете email, убедитесь, что он не используется другим сотрудником.
-
Если нужно убрать отдел или должность, удалите соответствующее значение из списка в поле.
-
Нажмите "Сохранить".
-
Проверьте, что обновленные данные отображаются в списке сотрудников.
Если сотрудник является администратором, отдельные параметры доступа могут быть недоступны для изменения в этой форме.
Как заполнять поля "Отдел" и "Должность"?
Поля "Отдел" и "Должность" используются не только для справочной информации. Они помогают фильтровать сотрудников, предоставлять доступы к учебным материалам и тестам, формировать отчеты и рейтинги.
В поле можно выбрать уже существующее значение из списка или ввести новое. Каждый раз, когда вы вводите новое значение, оно автоматически добавляется в список выбора должностей и подразделений, и в следующий раз его можно просто выбрать. Если у сотрудника несколько должностей или он относится к нескольким отделам, можно установить несколько значений.
После ввода значения нажмите "Enter" или выйдите из поля, чтобы значение добавилось в список.
Что означает "Предоставить доступ к Академии"?
Опция "Предоставить доступ к Академии" определяет, будет ли у сотрудника доступ к учебным курсам.
Включите ее, если сотрудник должен:
-
проходить курсы;
-
получать назначенное обучение;
-
попадать в учебную отчетность;
-
проходить тесты по учебным материалам.
Если сотрудника нужно добавить только для прохождения психологических тестов, доступ к Академии можно не предоставлять.
Как загрузить список сотрудников из файла?
Массовую загрузку удобно использовать, когда нужно добавить много сотрудников сразу.
-
Перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Нажмите кнопку "Загрузить список сотрудников из файла" (иконка облачной загрузки в правой части кнопки "Добавить сотрудника").
-
В окне "Добавить сотрудников" нажмите "Скачать шаблон файла".
-
Откройте загруженный XLSX-шаблон.
-
Заполните данные сотрудников в шаблоне, не меняя структуру колонок.
-
Если в одной ячейке нужно указать несколько должностей или отделов, разделяйте значения запятыми.
-
Сохраните файл в формате xlsx.
-
Вернитесь в Smart Way и нажмите "Загрузить".
-
Выберите подготовленный файл.
-
Дождитесь завершения загрузки.
-
Нажмите "Завершить".
После успешного импорта список сотрудников обновится. Если в процессе загрузки возникнут ошибки, система сообщит об этом и покажет список ошибок, которые нужно исправить. После исправления ошибок загрузите файл повторно. При повторной загрузке система пропустит ранее добавленных сотрудников и не будет создавать дубликаты.
Требования к XLSX-файлу
Файл должен быть именно в формате xlsx! Не используйте CSV, XLS, PDF или скриншоты таблицы.
В шаблоне заполняйте колонки в соответствии с их назначением:
-
name - имя;
-
surname - фамилия;
-
email - email сотрудника;
-
phone - телефон;
-
job_title - должность;
-
department - отдел;
-
notes - заметки;
-
gender - пол;
-
access to the academy - доступ к Академии.
В скачанном шаблоне есть инструкция по заполнению, ознакомьтесь с ней. Обязательно заполняйте имя, фамилию, email и пол! Без этих данных строка может быть не загружена!
Как проверить, что сотрудники добавлены?
После добавления или импорта:
-
Перейдите в раздел "Сотрудники".
-
Используйте "Поиск по ФИО", если нужно найти конкретного человека.
-
При необходимости проверьте поиск по "Должность" или "Отдел".
-
Откройте карточку сотрудника из списка и проверьте email, отдел, должность и доступ к Академии.
Типичные ошибки
Сотрудник с таким email уже существует
Smart Way проверяет email, чтобы не создавать дубликаты. Если вы видите сообщение, что сотрудник с таким email уже существует, проверьте список сотрудников через поиск по ФИО или email-данным. Если в вашем аккаунте нет сотрудника с данным email, обратитесь в чат поддержки.
У файла неправильный формат
Для импорта используйте только xlsx. Если файл сохранен в другом формате, система не сможет его обработать.
Изменена структура шаблона
Не переименовывайте колонки, не удаляйте служебные строки шаблона и не переносите данные в произвольные места. Если структура файла изменена, часть сотрудников может не загрузиться.
Не заполнены обязательные поля
Для каждого сотрудника должны быть заполнены имя, фамилия, email и пол. Пустые или неполные строки система пропустит или покажет как ошибочные.
Достигнут лимит сотрудников
Если компания достигла лимита на количество сотрудников, новые записи не будут добавлены. В таком случае необходимо приобрести пакет с большим количеством рабочих мест.
Чеклист администратора
Перед завершением проверьте:
-
все нужные сотрудники есть в списке;
-
email-адреса введены без ошибок;
-
у сотрудников заполнены отделы и должности;
-
сотрудникам, которые должны обучаться, предоставлен доступ к Академии.
Полная автоматизация
Для полной автоматизации добавления, удаления и редактирования пользователей используйте API.