Як оформити підписку: оплата, валюта та інвойси

Щоб оформити підписку, відкрийте Послуги → Послуги та ціни, виберіть пакет і період оплати, сформуйте рахунок та оплатіть його.

Країна реєстрації вашої компанії у Смартвей, визначає валюту цін, способи оплати та вид рахунка.

Що перевірити до оформлення?

1. Відкрийте Налаштування → Компанія.

2. Перевірте назву компанії та юридичну адресу. Обидва поля обов’язкові: без них не вдасться сформувати рахунок.

3. Перевірте податковий номер компанії. Назва поля залежить від країни: ІПН / ЄДРПОУ для України, БИН / ИИН для Казахстану, VAT Number для Великої Британії, VAT ID для європейських країн або Tax ID для інших країн.

4. За потреби додайте реєстраційний номер компанії, ім’я та електронну адресу контактної особи з оплати, номер замовлення. Ці додаткові поля необов’язкові.

5. Збережіть зміни.

Для Казахстану БИН / ИИН обов’язковий. Для інших міжнародних оплат Smart Way дозволяє створити рахунок без VAT Number, VAT ID або Tax ID — як для оплати карткою, так і для банківського переказу. Якщо компанія має такий номер і він потрібен у документі, внесіть його до створення рахунка.

Для української компанії заповнення всіх реквізитів не є умовою створення рахунка. Проте перед оплатою перевірте дані платника.

У міжнародному рахунку зберігаються реквізити, зазначені на момент його створення. Подальші зміни в налаштуваннях потраплять лише в нові рахунки.

Як сформувати рахунок?

1. Відкрийте Послуги → Послуги та ціни та виберіть Щомісяця або Щорічно.

2. Для ACADEMY вкажіть кількість користувачів. Пакет починається з 200 місць, а кількість збільшується по 200. Наприклад, якщо ввести 250, система вибере 400 місць.

3. Натисніть Додати до рахунку біля потрібного пакета. ACADEMY і TESTING можна додати до одного рахунка, якщо валюта та період оплати збігаються.

4. У блоці Ваш рахунок під додатковими послугами перевірте вибрані пакети, кількість користувачів, період і суму.

5. Якщо компанія зареєстрована за межами України, виберіть спосіб оплати. Перевірте суму та валюту, у якій буде проведено платіж.

6. Для міжнародної оплати прочитайте підтвердження покупки для бізнесу й поставте позначку, якщо погоджуєтеся з ним. Воно стосується ваших повноважень діяти від імені компанії, правильності реквізитів і відповідальності компанії за податки.

7. Натисніть Сформувати рахунок. На сторінці Рахунки оплатіть карткою або завантажте рахунок для банківського переказу.

Для української компанії спосіб оплати вибирають уже після створення рахунка.

Якщо кнопка Сформувати рахунок недоступна, перевірте повідомлення біля неї: може бракувати реквізитів.

У якій валюті можна оплатити?

UAH — гривня, GBP — фунт стерлінгів, EUR — євро, KZT — тенге, USD — долар США.

Для Великої Британії та Казахстану валюта карткового платежу відрізняється від валюти цін у кабінеті. Точну суму Smart Way показує до створення рахунка. Якщо потрібен рахунок у GBP або KZT відповідно, виберіть банківський переказ.

Якщо країна компанії або валюта визначена неправильно, зверніться у чат підтримки до створення рахунка.

Як оплатити та вимкнути автоматичні списання?

Оплата карткою

Підписки ACADEMY, TESTING і додатковий дисковий простір оплачуються регулярними платежами. Після першої оплати платіжний сервіс автоматично списуватиме кошти за наступні періоди. Купівля AI-токенів — одноразова оплата.

Щоб вимкнути наступні списання, відкрийте Послуги → Рахунки, знайдіть оплачений карткою рахунок і натисніть Скасувати підписку. Послуга залишиться доступною до завершення вже оплаченого періоду.

Банківський переказ

1. Завантажте рахунок для банківської оплати.

2. Використайте реквізити та валюту саме з цього документа.

3. Точно перенесіть призначення платежу.

Після банківської оплати автоматичних списань немає. Для наступного періоду потрібно сформувати й оплатити новий рахунок.

При оплаті карткою, послуга активується автоматично в момент фактичного надходження коштів на рахунок Смартвей (не в момент оплати), при оплаті банківським переказом, послуга активується співробітником Смартвей. При оплатах врахуйте час на зарахування коштів і підтвердження оплати.

Які документи можна завантажити?

Документи доступні в Послуги → Рахунки. Їхній вигляд залежить від країни компанії та способу оплати.

• Україна: український рахунок із номером, що починається з UA. Дані платника можна відредагувати до оплати.

• Усі країни, крім України та Казахстану: до оплати — PROFORMA INVOICE із номером PI-…, тобто попередній рахунок для оплати. Після оплати — фінальний INVOICE із номером SW-… та позначкою PAID («Оплачено»).

• Казахстан: один двомовний Invoice/Инвойс із номером SW-…. Після оплати в ньому з’являється позначка про оплату. Окремого попереднього рахунка немає.

Міжнародний документ для оплати карткою містить посилання та QR-код для переходу до платежу. Документ для банківського переказу містить банківські реквізити. Це різні способи оплати: використовуйте той, який вибрали під час створення рахунка.

В оплаченому міжнародному інвойсі зазначені дата, фактично сплачена сума та валюта. Smart Way не додає до його суми місцеві податки країни покупця. Передайте документ вашому бухгалтеру: він перевірить, чи потрібно компанії окремо нарахувати такі податки.

Як продовжити підписку без перерви?

Для продовження потрібна підтверджена оплата. Саме створення рахунка не подовжує підписку.

Якщо ви оплачуєте продовження банківським переказом заздалегідь, новий період почнеться після завершення поточного, а не з моменту оплати. За тиждень до завершення підписки Smart Way надсилає нагадування на електронну пошту адміністраторам компанії.

Якщо наступний період не оплачений вчасно:

• платні можливості відповідного пакета стають недоступними;

• після завершення ACADEMY ліміт співробітників повертається до 100, якщо його не збільшували окремо понад ліміт оплаченої підписки;

• після завершення TESTING безлімітне тестування припиняється; надсилати тести можна в межах доступного залишку запрошень;

• обліковий запис, рахунки та збережені дані не видаляються.

Невдале автоматичне списання з картки також не продовжує підписку. Якщо оплатити після її завершення, новий період почнеться після підтвердження платежу а не з моменту завершення попередньої підписки.

Як придбати додаткове місце для файлів?

ACADEMY включає 50 ГБ для файлів. Додаткове місце продається пакетами по 50 ГБ і діє разом з оплаченою підпискою ACADEMY.

1. Відкрийте Послуги → Послуги та ціни → Додаткові послуги.

2. У картці дискового простору виберіть кількість у полі Додаткові пакети: x1 — ще 50 ГБ, x2 — ще 100 ГБ, x3 — ще 150 ГБ.

3. Виберіть, коли потрібне місце: у поточному чи наступному періоді. Правила для кожного варіанта наведені нижче.

4. Перевірте обсяг, дати й суму, натисніть Додати до рахунку, сформуйте рахунок та оплатіть його.

Наприклад, x3 додає 150 ГБ до включених 50 ГБ. Разом протягом оплаченого періоду буде доступно 200 ГБ.

Оплата додаткового місця карткою також вмикає регулярні списання. Якщо воно потрібне лише до кінця поточного періоду, після оплати вимкніть наступні списання через Скасувати підписку у відповідному рахунку.

Потрібно більше місця зараз

Виберіть Збільшити дисковий простір. Для цього потрібна активна оплачена підписка ACADEMY.

• Додане місце діятиме від підтвердження оплати до завершення поточного періоду ACADEMY.

• Ви оплачуєте лише час, що залишився в цьому періоді. Наприклад, якщо залишилася приблизно чверть періоду, сума становитиме приблизно чверть повної вартості вибраного обсягу.

• Такий рахунок оформлюється окремо від продовження ACADEMY. Дата завершення ACADEMY не змінюється.

Точна ціна відображається до створення рахунка. У вже сформованому рахунку вона не змінюється.

Потрібне місце на наступний період

Виберіть Продовжити підписку. Додайте місце до одного рахунка з ACADEMY або оформіть окремий рахунок, якщо наступний період ACADEMY вже оплачений.

Цей варіант оплачується за повний наступний місяць або рік. Місце стане доступним із початком відповідного періоду ACADEMY; у поточному періоді обсяг не збільшиться.

Що буде з файлами після завершення оплаченого періоду?

Якщо додаткове місце не продовжено, а ACADEMY діє, доступний обсяг повернеться до включених 50 ГБ. Якщо завершиться й ACADEMY, ці 50 ГБ також перестануть діяти.

Файли автоматично не видаляються. Якщо в межах чинної підписки немає вільного місця, нові завантаження будуть недоступні. Щоб додавати файли, звільніть місце або оплатіть достатній обсяг.

Як докупити AI-токени?

AI-токени — одиниці використання функцій зі штучним інтелектом. ACADEMY включає 1 000 токенів на місяць для місячної підписки або 12 000 на рік для річної. Додаткові токени продаються пакетами по 10 000.

1. Відкрийте Послуги → Послуги та ціни → Додаткові послуги.

2. У картці AI-токенів виберіть кількість пакетів: x1 — 10 000 токенів, x2 — 20 000.

3. Натисніть Додати до рахунку та сформуйте окремий рахунок. AI-токени не можна додати до одного рахунка з ACADEMY, TESTING або дисковим простором.

4. Оплатіть рахунок. Токени надійдуть після підтвердження оплати. Наступних автоматичних списань за цю покупку немає.

Залишок та історія використання доступні в Послуги → AI Токени. Придбати токени можна через Послуги та ціни.

Баланс працює так:

• спочатку витрачаються безкоштовні токени, включені в ACADEMY, потім — докуплені;

• невикористані безкоштовні токени не додаються до нового пакета: якщо перед початком нового місяця залишилося 200, після нарахування наступних безкоштовних токенів, буде 1 000, а не 1 200;

• перевитрата зменшує наступне нарахування: якщо безкоштовний баланс становить −400, після нарахування 1 000 залишиться 600;

• докуплені токени зберігаються при продовженні ACADEMY та не мають окремого строку дії;

• за завчасної оплати продовження пакету ACADEMY нові безкоштовні токени нараховуються з початком нового періоду, а не в день ранньої оплати.

Докладніше — у гайді AI-токени у Smart Way: як працює баланс, нарахування та списання.

Що перевірити після оплати?

1. Відкрийте Послуги → Рахунки й переконайтеся, що рахунок позначений як оплачений.

2. Перевірте пакет, кількість користувачів та дати оплаченого періоду. Якщо купували додаткове місце або токени, перевірте відповідний обсяг чи баланс.

3. Завантажте документ про оплату для бухгалтерії.

Якщо кошти списані, а оплата ще не відображається, зверніться до підтримки та вкажіть номер рахунка й дату платежу. Не оплачуйте той самий рахунок повторно до з’ясування ситуації.

Якщо помітили неправильні реквізити, суму, валюту чи спосіб оплати до платежу, спочатку виправте дані й сформуйте новий рахунок. Щоб скасувати помилковий рахунок або уточнити подальші дії, зверніться у чат підтримки.