Як увімкнути Базу знань і налаштувати доступ до матеріалів

В LMS Smart Way у Базі знань є два рівні доступу: доступ до модуля для всіх співробітників і доступ до конкретного матеріалу. Матеріал буде доступний співробітникам лише тоді, коли модуль "База знань" увімкнено у налаштуваннях компанії, матеріал має статус "опубліковано", і користувач відповідає умовам доступу на перегляд даного матеріалу.

Хто може керувати Базою знань?

Меню Керування базою знань доступне лише адміністраторам. Вони можуть працювати з матеріалами своєї компанії незалежно від того, чи ввімкнено модуль для співробітників.

Співробітники та керівники можуть лише переглядати додані адміністратором матеріали. Вони не можуть створювати, публікувати або редагувати матеріали. Роль керівника не надає адміністративного доступу до матеріалів компанії.

Як увімкнути або вимкнути модуль База знань для співробітників?

1. Відкрийте Налаштування.

2. Перейдіть до розділу Компанія.

3. Знайдіть блок База знань для співробітників.

4. Увімкніть або вимкніть перемикач.

5. Дочекайтеся завершення збереження.

Коли модуль увімкнений, користувачі бачать пункт База знань у меню та можуть відкривати дозволені їм матеріали.

Коли модуль вимкнений:

• пункт База знань зникає з меню співробітників;

• сторінки матеріалів стають недоступними для співробітників і керівників;

• адміністратори можуть переглядати й керувати контентом Бази знань;

• матеріали, категорії, теги, доступи та історія версій не видаляються;

• після повторного ввімкнення опублікований контент знову стає доступним згідно налаштованих прав.

Вимкнення модуля зручно використовувати для тимчасового закриття читацької частини, але воно не замінює архівування окремих неактуальних матеріалів.

Як впливає підписка Academy на роботу Бази знань?

За активної підписки Academy користувач може відкривати дозволені внутрішні документи, а адміністратор — створювати нові матеріали.

За неактивної підписки:

• список, пошук і чинні правила доступу до матеріалів не змінюються;

• система блокує відкриття документів;

• кнопка Додати матеріали заблокована;

• адміністратор може відкривати та редагувати наявні матеріали.

Як налаштувати доступ до матеріалу?

У редакторі матеріалу є блок Доступ із двома режимами.

Уся компанія

Матеріал бачать усі співробітники компанії, яким доступний модуль.

Використовуйте цей режим для загальних політик, інструкцій із використання платформи, корпоративних шаблонів і матеріалів, які не містять обмеженої інформації.

Обмежений доступ

Матеріал бачать співробітники вибраних підрозділів або посад.

1. Виберіть Обмежений доступ.

2. У полі підрозділів додайте потрібні команди.

3. У полі посад додайте потрібні посади.

4. Збережіть чернетку або опублікуйте матеріал.

У режимі обмеженого доступу потрібно вибрати хоча б один підрозділ або одну посаду. Порожній список є помилкою.

Як поєднуються підрозділи й посади?

Якщо заповнити обидва списки, між ними діє логіка АБО.

Приклад:

• вибрано підрозділ Продажі;

• вибрано посаду Регіональний менеджер.

Матеріал побачать усі працівники підрозділу Продажі та всі працівники з посадою Регіональний менеджер, навіть якщо вони працюють в іншому підрозділі.

Не використовуйте одночасний вибір підрозділу й посади, якщо потрібна логіка «лише ця посада в цьому підрозділі»: поточний режим не підтримує такого перетину.

Від чого залежить правильність доступу?

Правила доступу використовують значення з профілю співробітника. Тому перед публікацією перевірте:

• чи заповнений підрозділ;

• чи вказана актуальна посада;

• чи немає різних написань тієї самої назви;

• чи ввімкнено доступ співробітників до модуля.

Зміна підрозділу або посади може одразу забрати доступ до списку, пошуку, сторінки матеріалу, попереднього перегляду, завантаження, обраного та використання матеріалу асистентом.

Як перевірити доступ перед запуском?

Після публікації виконайте перевірку щонайменше з двома обліковими записами:

1. Користувач із цільового підрозділу або посади має знайти й відкрити матеріал.

2. Користувач поза налаштованою аудиторією не повинен бачити матеріал у категорії, пошуку або за прямим посиланням.

3. Якщо дозволено завантаження, перевірте кнопку Завантажити.

4. Якщо доступ обмежено, перевірте і підрозділ, і посаду окремо.

Адміністратор не підходить для перевірки читацьких обмежень, оскільки в межах своєї компанії він має необмежений доступ до матеріалів.

Які типові помилки можуть виникнути?

• Вибрано Обмежений доступ, але не додано жодної команди або посади.

• Очікується логіка «підрозділ І посада», хоча система використовує «підрозділ АБО посада».

• У профілі співробітника не заповнено потрібне поле.

• Матеріал залишився чернеткою або був знятий з публікації.

• Доступ до модуля вимкнено для співробітників.

• Перевірка виконувалася лише під обліковим записом адміністратора.