Головна База знань Як створити й опублікувати матеріал у Базі знань

Як створити й опублікувати матеріал у Базі знань

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

У Базі знань LMS Smart Way матеріал можна створити з нового файла, або наявного файла у файловому менеджері або зовнішнього HTTPS-посилання. Перед публікацією потрібно заповнити назву, опис, активну категорію, дату перевірки актуальності та налаштування доступу.

Перед початком

Перевірте:

  • у вас є доступ до меню Керування базою знань;

  • у компанії є активна підписка Academy;

  • створена потрібна активна категорія;

  • для нового файла є папка файлового менеджера;

  • визначено, хто має бачити матеріал;

  • зовнішнє посилання починається з https://;

  • документ має зрозумілу назву й не містить зайвих або конфіденційних даних.

Як відкрити редактор?

  1. У головному меню виберіть Керування базою знань.

  2. Відкрийте вкладку Матеріали.

  3. Натисніть Додати матеріал.

  4. У редакторі Публікація та доступ виберіть джерело.

Якщо Academy-підписка неактивна, система не відкриє редактор створення документу.

Як завантажити новий файл?

  1. У полі Джерело матеріалу виберіть Завантажити новий файл.

  2. Виберіть Папка файлового менеджера.

  3. За потреби скористайтеся пошуком папки за назвою або шляхом.

  4. Натисніть Завантажити новий файл і виберіть файл на пристрої.

  5. Перевірте назву вибраного файла.

  6. Збережіть чернетку або опублікуйте матеріал.

  7. Дочекайтеся завершення передавання файлу та перевірки безпеки.

Файл стане звичайним об’єктом файлового менеджера лише після успішної антивірусної перевірки. Порожній файл, непідтримуваний тип, невідповідність розширення вмісту, перевищення ліміту компанії або шкідливий вміст будуть відхилені.

Якщо передавання перервалося, не створюйте дубль одразу. Відкрийте ту саму чернетку й дотримуйтеся підказки системи щодо повторного вибору файла або продовження.

Як вибрати файл із файлового менеджера?

  1. Виберіть Вибрати з файлового менеджера.

  2. Відкрийте список файлів.

  3. Скористайтеся полем пошуку за назвою.

  4. Виберіть потрібний файл.

  5. Перевірте назву, тип і розмір.

  6. За потреби натисніть Переглянути файл.

Це той самий файл, а не копія. Його можна одночасно використовувати в навчальному курсі й Базі знань.

Один файл не можна прив’язати до двох різних матеріалів Бази знань. Якщо система повідомляє Цей файл уже використовується в Базі знань, відкрийте наявний матеріал замість створення дубля.

Як додати зовнішнє посилання?

  1. Виберіть Додати зовнішнє посилання.

  2. Введіть повну адресу в полі HTTPS-посилання.

  3. Перевірте, що адреса починається з https:// і відкривається в браузері.

  4. Заповніть назву, опис, категорію, теги, дату актуальності й доступ.

Зовнішній ресурс відкривається в новій вкладці. LMS Smart Way не копіює довільний вміст зовнішньої сторінки до Бази знань, тому якість пошуку залежить від заповнених вами назви, опису, категорії та тегів.

Після створення тип джерела не можна довільно змінити з файла на зовнішнє посилання або навпаки. Якщо потрібен інший тип, створіть окремий матеріал.

Як заповнити картку матеріалу?

Поле Рекомендація
Назва Коротко назвіть документ що було зрозуміло його призначення. Не використовуйте назви на кшталт Файл 1 або Нова інструкція.
Короткий опис У 1–3 реченнях поясніть, для кого матеріал і яке завдання він допомагає виконати. Для публікації опис не обов’язковий, але рекомендований.
Категорія Виберіть одну активну категорію, яка найкраще описує основну тему.
Теги Додайте до 10 додаткових тегів. Один тег — до 50 символів.
Перевірити актуальність до Вкажіть дату наступної змістової перевірки. Для нового матеріалу система пропонує дату приблизно через рік.
Доступ Налаштуйте доступи Уся компанія або Обмежений доступ.
Дозволити завантаження Увімкніть лише тоді, коли співробітникам можна скачувати оригінальний файл.

Відповідальний адміністратор призначається автоматично під час створення. У звичайному редакторі змінити його вручну не можна.

Докладні правила налаштування доступу до документу наведено в гайді Як увімкнути Базу знань і налаштувати доступ.

Як додати пов’язані матеріали?

Спочатку збережіть чернетку. Після цього в блоці Пов’язані матеріали можна знайти й додати до п’яти опублікованих ресурсів, змінити їхній порядок або прибрати непотрібні.

Пов’язані матеріали не замінюють категорію чи теги. Використовуйте їх для прямого продовження сценарію: політика → шаблон → інструкція.

Як зберегти чернетку?

Натисніть Зберегти чернетку, якщо:

  • картка ще не готова;

  • потрібно перевірити файл;

  • аудиторію ще не погоджено;

  • пов’язані матеріали потрібно додати пізніше.

Чернетка видима адміністраторам, але не відображається читачам у пошуку, категоріях або за прямим посиланням.

Як опублікувати матеріал?

Перед натисканням Опублікувати перевірте:

  • джерело вибрано й файл пройшов перевірку безпеки;

  • є назва й короткий опис;

  • вибрана активна категорія;

  • дата перевірки актуальності заповнена;

  • для обмеженого доступу вибрано підрозділ або посаду;

  • завантаження оригіналу дозволено або заборонено свідомо.

Після успішної публікації матеріал одразу стає доступним дозволеній аудиторії. Витягування тексту й формування пошукового та векторного індексів можуть продовжуватися у фоні ще деякий час. Поки обробка не завершена, пошук за вмістом файла та використання асистентом можуть ще не працювати.

Як провести фінальну перевірку?

  1. Відкрийте матеріал у режимі попереднього перегляду.

  2. Перевірте назву, опис, категорію, теги й дату.

  3. Переконайтеся, що файл читається або зовнішнє посилання відкривається.

  4. Перевірте кнопку завантаження відповідно до політики доступу.

  5. Увійдіть як представник цільової аудиторії.

  6. Знайдіть матеріал через пошук і категорію.

  7. Перевірте, що користувач поза аудиторією матеріал не бачить.