База знань

Від Serhii

• 10 статті

База знань: повний комплект гайдів

База знань Smart Way — це корпоративна бібліотека інструкцій, політик, шаблонів, медіафайлів і зовнішніх ресурсів. Адміністратори керують джерелами, доступом, версіями, актуальністю та статистикою використання. Доступ до ресурсів можна надати всім співробітникам компанії або обмежити за посадами та підрозділами. Статті про Базу знань розділено на короткі тематичні гайди. Гайди для співробітників і керівників 1. Пошук, категорії, фільтри та обране — як знайти потрібний матеріал за текстом, категорією, типом, тегами або датою оновлення. 2. Перегляд матеріалу, завантаження та відгуки — як відкрити файл або зовнішнє посилання, скопіювати посилання на матеріал, скачати матеріал (якщо надано доступ), оцінити матеріал і повідомити про застаріле. Гайди для адміністраторів 1. Увімкнення модуля та налаштування доступу — хто бачить Базу знань, як вимкнути доступ для співробітників і як обмежити окремий матеріал за підрозділами або посадами. 2. Створення та публікація матеріалу — як додати новий файл, вибрати файл із файлового менеджера або додати посилання на зовнішні ресурси. 3. Редагування, версії, статуси й видалення — як оновити опублікований матеріал, підготувати нову версію, зняти з публікації, архівувати, відновити або видалити. 4. Категорії та теги — як побудувати зрозумілу структуру, змінити порядок категорій, перейменувати або об’єднати теги. 5. Пов’язані матеріали та контроль актуальності — як звʼязати матеріали і опрацьовувати повідомлення читачів про застарілу інформацію. 6. Аналітика використання та журнал дій — як аналізувати перегляди, пошуки, відгуки, популярні матеріали й адміністративні події. 7. Вирішення типових проблем — що перевірити, якщо матеріал не знаходиться, не публікується, не відкривається або недоступний потрібним співробітникам. Ролі та межі доступу | Користувач | Що може робити | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Співробітник | Шукати доступні опубліковані матеріали, відкривати та переглядати. Можна додавати матеріал в обране, завантажувати дозволені файли та залишати відгуки. | | Керівник | Має такий самий режим читання для дозволених матеріалів як і співробітник. Роль керівника не відкриває адміністративний доступ до Бази знань. | | Адміністратор Бази знань | Працює з меню Керування базою знань: створює матеріали, редагує їх, керує доступом, категоріями, тегами, версіями, аналітикою та журналом дій. | Адміністратор бачить усі матеріали своєї компанії у розділі керування. Співробітник бачить матеріал лише тоді, коли у компанії увімкнений модуль База знань, матеріал має статус Опубліковано, і у співробітника є права на перегляд даного матеріалу. Якщо у компанії немає активної Academy-підписки, система блокує додавання та відкриття документів. Основні поняття - Матеріал — окрема картка Бази знань із назвою, описом, категорією, тегами, доступом і джерелом, при натискані на яку відкривається вікно перегляду файлу. - Файл — документ або медіафайл із файлового менеджера. Один файл можна використовувати і в навчальному курсі, і в Базі знань без створення копії. - Зовнішнє посилання — HTTPS-адреса ресурсу, який відкривається в новій вкладці. - Чернетка — матеріал, якого ще не бачать читачі. - Опубліковано — матеріал доступний дозволеній аудиторії. - В архіві — матеріал прихований від читачів і доступний адміністратору лише для перегляду, відновлення або остаточного видалення. - Поточна версія — версія файла, яку бачать читачі. - Версія-кандидат — підготовлена заміна, яка не змінить поточний матеріал, доки адміністратор не натисне Опублікувати нову версію. Рекомендований порядок першого налаштування 1. Перевірте доступ співробітників до модуля. 2. Створіть невелику й зрозумілу структуру категорій. 3. Узгодьте правила назв і тегів. 4. Додайте тестовий матеріал як чернетку. 5. Налаштуйте аудиторію та дату перевірки актуальності. 6. Перевірте файл у попередньому перегляді. 7. Опублікуйте матеріал і відкрийте його з облікового запису співробітника, якому доступний даний матеріал згідно налаштованих прав перегляду. 8. Після запуску регулярно переглядайте повідомлення про застаріле, запити без результатів і найпопулярніші матеріали.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

База знань: вирішення типових проблем

Починайте з перевірки статусу матеріалу, доступу до модуля, аудиторії та джерела файла. Більшість проблем пов’язані не з пошуком як таким, а з тим, що матеріал не опублікований або користувач не має прав на перегляд даного матеріалу. Що робити, якщо немає пункту «База знань» у меню? Перевірте: 1. Чи ввімкнено База знань для співробітників у Налаштування → Компанія. 2. Чи допомагає повторний вхід у Smart Way. Адміністратор завжди бачить меню База знань й може керувати матеріалами, навіть коли доступ для співробітників вимкнений. Що робити, якщо документ або кнопка «Додати матеріал» не відкриваються? Якщо список і пошук працюють, але внутрішній документ або форма створення нового матеріалу не відкриваються, перевірте активність підписки Academy. За неактивної підписки це очікувана поведінка: система показує повідомлення про необхідність придбати підписку і блокує відкриття та додавання матеріалів. Редагування та видалення наявного матеріалу у розділі Керування базою знань залишається доступним. Що перевірити, якщо матеріал не знаходиться за допомогою пошуку? Для користувачів перевірте: - матеріал має статус Опубліковано; - модуль доступний та відображається в меню; - запит не звужений зайвими фільтрами; - вибрана правильна категорія; - вимкнений фільтр Обране, якщо матеріал не доданий в обране. Для адміністратора додатково перевірте: - чи індексація не перебуває у стані Завантажено, Витягуємо текст, Обробляється або Помилка індексування; - доступ до матеріалу дозволено для співробітника з даного підрозділу або для даної посади; - чи містять назва, опис і теги слова, які вводить користувач; - чи коректно визначено тип файла. Новий матеріал може одразу знаходитися за назвою й метаданими, але пошук за текстом усередині файла запрацює після завершення індексації. Чому матеріал доступний адміністратору, але не співробітнику? Це очікувано, якщо: - матеріал є чернеткою або в архіві; - модуль вимкнено для співробітників; - встановлено обмежений доступ; - у профілі співробітника інший підрозділ або посада, ніж указано у дозволах перегляду матеріалу; - назва підрозділу чи посади не збігається з вибраним значенням. Перевіряйте доступ під обліковим записом читача. Адміністратор має ширший доступ і не відтворює звичайні обмеження. Чому не вдається опублікувати матеріал? Перевірте обов’язкові умови: - вибрано джерело; - назва заповнена; - короткий опис заповнений; - вибрана активна категорія; - дата Перевірити актуальність до вказана; - для Обмеженого доступу вибрано підрозділ або посаду; - зовнішнє посилання використовує HTTPS; - файл успішно передано й перевірено системою безпеки; - немає іншої незавершеної версії-кандидата. Якщо матеріал уже змінив інший адміністратор, завантажте актуальну версію сторінки та повторіть зміни. Чому новий файл не завантажується? Можливі причини: | Повідомлення або ситуація | Що робити | | -------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Порожній файл | Виберіть непорожній файл. | | Не вибрано папку | Вкажіть папку файлового менеджера. | | Тип не підтримується | Збережіть матеріал у підтримуваному форматі або додайте як зовнішнє HTTPS-посилання. | | Розширення не відповідає вмісту | Не перейменовуйте розширення вручну; експортуйте файл коректно з програми, у якій його було створено. | | Файл завеликий | Зменште файл або перевірте ліміт компанії. | | Недостатньо місця | Звільніть або збільште файловий диск. | | Перевірка безпеки не пройдена | Не повторюйте той самий підозрілий файл; перевірте джерело й підготуйте безпечну копію. | | Сервіс перевірки тимчасово недоступний | Повторіть пізніше. | | Передавання перервалося | Відкрийте ту саму чернетку й повторно виберіть той самий файл, якщо цього просить система. | Що робити якщо файл уже використовується в Базі знань? Один файл файлового менеджера не можна прив’язати до двох різних матеріалів Бази знань. Натисніть Відкрити матеріал у повідомленні про конфлікт і: - оновіть наявну картку; - додайте потрібні теги або пов’язані матеріали; - за потреби опублікуйте нову версію. Той самий файл водночас може використовуватися у навчальному курсі — це не конфлікт. Що робити якщо перегляд документа не відкривається? 1. Натисніть Повторити. 2. Оновіть сторінку. 3. Перевірте мережу. 4. Якщо дозволено, натисніть Завантажити. 5. Для офісного документа повторіть пізніше, якщо система повідомляє про тимчасову недоступність перегляду. Повідомлення про непідтримуваний перегляд не означає пошкодження файла. Деякі формати можна лише завантажити. Попередній перегляд для них не підтримується. Якщо кнопки Завантажити немає, адміністратор вимкнув цю можливість. Що робити, якщо не вдається архівувати або замінити файл? - Якщо є версія Очікує публікації, завершіть її публікацію або натисніть Скасувати заміну файла. - Якщо матеріал уже в архіві, він доступний лише для перегляду. Натисніть Відновити, щоб повернути його в чернетку. - Якщо відновлення старої версії недоступне, перевірте, чи немає активної версії-кандидата. Чому не можна видалити категорію або тег? Категорію не можна видалити, якщо вона: - активна; - містить матеріали; - має дочірні категорії. Тег не можна видалити, якщо він використовується матеріалами. Приберіть його з матеріалів або об’єднайте з іншим тегом. Чому аналітика або журнал дій порожні? Перевірте: - звітний період; - активні фільтри; - ID матеріалу; - категорію; - метрику або типи подій; - чи були реальні взаємодії або адміністративні дії в цьому періоді. У журналі натисніть Очистити фільтри. В аналітиці виберіть короткий актуальний період і натисніть Застосувати. Експорт не сформується, якщо період майбутній, перевищує 366 днів або виходить за доступний строк зберігання. Коли звертатися до підтримки? Зверніться до технічної підтримки, якщо: - помилка повторюється після оновлення сторінки; - доступи й статус перевірені, але матеріал усе одно недоступний; - безпечний файл стабільно не проходить завантаження через відмову системи безпеки; - індексація довго не змінює стан; - експорт не формується з коректним коротким періодом; - попередній перегляд не працює для кількох різних матеріалів. Передайте підтримці: - назву та ID матеріалу; - час помилки; - роль користувача; - підрозділ і посаду без зайвих персональних даних; - точний текст повідомлення про помилку; - кроки відтворення; - знімок екрана без паролів, токенів та конфіденційного вмісту.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як користуватися аналітикою та журналом дій Бази знань

Вкладка Аналітика містить два різні інструменти: - Використання — статистика, як користувачі взаємодіють із матеріалами; - Журнал дій — показує адміністративні, системні та безпекові події (логи). Не використовуйте журнал дій для оцінювання популярності: користувацькі перегляди й пошуки аналізуються в розділі Використання. Як відкрити аналітику? 1. Перейдіть до Керування базою знань. 2. Відкрийте вкладку Аналітика. 3. Виберіть Використання або Журнал дій. Стан вибраних фільтрів зберігається в адресі сторінки. Це дає змогу повернутися назад, перейти вперед або скопіювати посилання на той самий зріз. Які є показники аналітики? Основні показники: | Показник | Що означає | | ------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | Унікальні користувачі | Кількість різних користувачів, які переглядали матеріали або попередній перегляд. | | Перегляди | Відкриття сторінок матеріалів. | | Відкриття попереднього перегляду | Запуски перегляду вмісту файла. | | Скачування | Завантаження дозволених оригіналів. | | Пошуки | Виконані пошукові запити. | | Пошуки без результатів | Запити, для яких не знайдено доступних матеріалів. | | Додавання в обране | Кількість матеріалів, які зараз перебувають в обраному користувачів. | | Цитування асистентом | Використання матеріалів у відповідях AI-асистента. | | Корисні оцінки / Некорисні оцінки | Поточні оцінки матеріалу користувачами. | | Повідомлення про застаріле | Звернення щодо актуальності матеріалу. | Блок Найпопулярніші матеріали допомагає побачити, з чим користувачі взаємодіють найчастіше. Які є фільтри аналітики? Звіти можна фільтрувати за: - ID матеріалу; - категорією; - типом матеріалу; - поточним статусом; - призначеним адміністратором; - аудиторією; - метриками. Використовуйте один-два фільтри для конкретного питання. Наприклад: - які матеріали категорії Адаптація переглядають найчастіше; - чи завантажують файл із конкретним ID; - які матеріали відповідального адміністратора отримали некорисні оцінки; - чи використовує AI-асистент опубліковані матеріали. Як працювати із запитами без результатів? Таблиця Запити без результатів показує захищений і знеособлений текст без даних користувачів, кількість повторень і останній випадок. Для кожного частого запиту перевірте: 1. Чи існує потрібний матеріал. 2. Чи опублікований він. 3. Чи доступний потрібній аудиторії. 4. Чи містять назва, опис, категорія та теги слова, якими користуються співробітники. 5. Чи завершилася індексація файла. Не створюйте новий матеріал для кожного формулювання. Часто достатньо уточнити назву, опис або теги наявного документа. Як зробити експорт аналітики в ексель? 1. Налаштуйте період і фільтри. 2. Натисніть Експортувати XLSX. 3. Дочекайтеся формування файла. Експорт використовує той самий зріз, що відображається на екрані. Діапазон не може бути майбутнім або перевищувати 366 днів; старі дані також обмежені строком зберігання аналітики. Що таке журнал дій? Журнал — це незмінна історія дій у межах компанії. У таблиці відображаються: - час; - дія; - виконавець; - об’єкт; - результат; - безпечні технічні дані. Технічні подробиці згорнуті за замовчуванням. Журнал не містить текст документа, URL, токени або інші секрети. Які фільтри доступні в журналі дій? Доступні: - період; - ім’я виконавця; - точний технічний ID виконавця; - ID матеріалу; - категорія; - результат; - один або кілька типів подій. Типи подій згруповано: - Ключові зміни; - Матеріали; - Доступ; - Категорії й теги; - Завантаження й перегляд; - Експорти. Фільтри різних полів поєднуються разом. Кілька типів подій усередині одного поля означають «показати будь-який із вибраних типів». Практичні сценарії: - знайти, хто зняв матеріал з публікації; - перевірити зміну доступу; - дослідити невдале завантаження; - переглянути історію категорії; - перевірити, чи запускався експорт; - знайти події видаленого користувача за технічним ID. Некоректний ID матеріалу потрібно виправити до застосування фільтра. Кнопка Очистити фільтри повертає повний список за поточним періодом. Як експортувати журнал дій в Excel? Натисніть Експортувати XLSX після налаштування фільтрів. Експорт обмежений періодом до 366 днів і не більше ніж 100 000 подій. Межі дат журналу обчислюються за UTC. Тому подія біля початку або завершення локальної доби може належати до сусіднього календарного дня у звіті. Рекомендований щомісячний огляд - Перегляньте запити без результатів. - Знайдіть матеріали з високими переглядами, але низькою корисністю. - Перевірте повідомлення про застаріле. - Порівняйте популярні матеріали з бізнес-пріоритетами. - Перевірте невдалі адміністративні події. - Експортуйте XLSX лише тоді, коли потрібен окремий аналіз або передавання звіту.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як керувати пов’язаними матеріалами та актуальністю

У LMS Smart Way пов’язані матеріали допомагають читачу перейти до наступного матеріалу, який доповнює поточний матеріал, а контроль актуальності дає адміністраторам системний спосіб перевіряти зміст і опрацьовувати зауваження користувачів. Коли додавати пов’язані матеріали? Додавайте прямі продовження сценарію, наприклад: - політика → покрокова інструкція; - інструкція → шаблон; - опис процесу → форма заявки; - загальний матеріал → правила для окремої ролі; - нова версія процедури → супровідні матеріали. Не використовуйте блок як випадковий список популярних документів. Для широкої тематичної навігації вже є категорії та теги. Як додати пов’язаний матеріал? 1. Відкрийте матеріал у Керування базою знань. 2. Перейдіть до блоку Пов’язані матеріали. 3. У полі пошуку введіть щонайменше два символи назви. 4. Виберіть потрібний опублікований матеріал. 5. Повторіть для інших ресурсів. 6. Збережіть зміни. Можна додати до п’яти матеріалів. Поточний матеріал не можна пов’язати із самим собою. Як змінити порядок або видалити зв’язок? - Натисніть і утримуйте значок із трьома лініями лівою кнопкою миші, а потім перетягніть рядок у потрібне місце. - Або використайте кнопки переміщення вище/нижче. - Щоб прибрати зв’язок, натисніть кнопку видалення біля відповідного рядка. Порядок важливий: поставте першим ресурс, який найчастіше потрібен читачу після поточного матеріалу. Якщо інший адміністратор одночасно змінив список, система покаже актуальний порядок. Перевірте його й повторіть свою зміну. Що означає стан пов’язаного матеріалу? У редакторі може відображатися: - Доступний; - Не опубліковано; - Архівовано; - Обмежений доступ. Користувач бачить лише той пов’язаний матеріал, який опублікований і доступний для нього. Тому блок може відрізнятися для різних співробітників із різними правами. Архівований матеріал доступний лише для перегляду адміністратором, тому змінити його збережений список зв’язків не можна. Спочатку відновіть матеріал як чернетку. Як використовувати дату перевірки актуальності? Поле Перевірити актуальність до обов’язкове для публікації. Для нового матеріалу система пропонує дату приблизно через рік, але адміністратор має вибрати реалістичний термін. Рекомендований інтервал: | Тип матеріалу | Коли перевіряти | | ------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | | Регламент або політика, що часто змінюється | Через 1–3 місяці або одразу після нормативної зміни. | | Робоча інструкція | Через 3–6 місяців або після зміни процесу. | | Шаблон чи форма | Після зміни відповідального процесу; щонайменше раз на рік. | | Стабільна довідкова інформація | Раз на рік. | Дата не оновлює матеріал автоматично. Вона показує, до якого моменту адміністратор має перевірити зміст і після завершення дати, нагадує про необхідність перевірки. Як користувач може повідомити про застарілий матеріал? На сторінці матеріалу користувач натискає Повідомити про застаріле, за потреби додає коментар і надсилає його. У списку адміністрування матеріал отримує позначку Потрібна перевірка. Кількість показує число відкритих повідомлень. Як опрацювати повідомлення про застарілий матеріал? 1. Відкрийте Керування базою знань. 2. У фільтрах увімкніть Потрібна перевірка, система відфільтрує необхідні матеріали. 3. Відкрийте матеріал. 4. У блоці Повідомлення про застарілість прочитайте: - ім’я й email автора, якщо вони доступні; - коментар; - номер версії; - дату повідомлення. 5. Перевірте документ із власником процесу. 6. Оновіть опис або файл, якщо зауваження підтвердилося. 7. Натисніть Позначити вирішеним для окремого звернення. Вирішені повідомлення залишаються в історії та можуть бути розгорнуті в редакторі. Коли натискати «Підтвердити актуальність»? Кнопка Підтвердити актуальність потрібна, коли адміністратор перевірив поточну версію й підтвердив, що вона залишається правильною. Не використовуйте цю дію лише для прибирання позначки. Спочатку: 1. звірте зміст документу із чинним процесом, який він описує; 2. перевірте всі відкриті коментарі; 3. за потреби опублікуйте нову версію; 4. лише після цього підтвердьте актуальність. Як часто перевіряти актуальність матеріалів? - Щотижня фільтруйте матеріали Потрібна перевірка щоб знайти можливо не актуальні матеріали. - Щомісяця переглядайте матеріали з найближчою датою перевірки. - Після зміни політики, продукту або відповідальної особи не чекайте планової дати, оновіть матеріал. - Після оновлення перевіряйте пов’язані матеріали: вони також можуть посилатися на застарілий процес.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як керувати категоріями й тегами Бази знань

В LMS Smart Way категорії потрібні як меню навігації, а теги допомагають уточнювати пошук. Один матеріал має одну категорію, але може мати до 10 тегів. Як спроєктувати ефективну структуру Бази знань? Починайте з реальних запитів співробітників. Хороші категорії відповідають на питання «де шукати матеріал», наприклад: - Робота з клієнтами; - Продукти; - Політики компанії; - Адаптація; - Шаблони документів. Не створюйте окрему категорію для кожного файла. Надмірна деталізація ускладнює навігацію. Категорії не залежать від папок файлового менеджера. Папка визначає місце зберігання файла, а категорія — його місце у структурі Бази знань. Як створити категорію? 1. Відкрийте Керування базою знань. 2. Перейдіть на вкладку Категорії. 3. Натисніть Додати категорію. 4. Введіть назву. 5. У полі Батьківська категорія виберіть: - Верхній рівень; - або наявну категорію. 6. Залиште Активна категорія увімкненою, якщо в неї потрібно публікувати матеріали. 7. Натисніть Зберегти. Доступно не більше трьох рівнів вкладеності. У полі Батьківська категорія сиcтема не відображає категорії третього рівня, оскільки не підтримується створення категорій четвертого рівня. Як змінити категорію? 1. На вкладці Категорії знайдіть потрібний рядок. 2. Натисніть редагування. 3. Змініть назву, батьківську категорію або активність. 4. Натисніть Зберегти. Зміна батьківської категорії переміщує всю її вкладену структуру. Перед збереженням переконайтеся, що новий шлях зрозумілий користувачам. Матеріали зберігають прив’язку до категорії після її перейменування або переміщення. Новий шлях використовується в навігації та пошуку. Як змінити порядок відображення категорій? У таблиці категорій можна перетягувати категорії щоб змінювати порядок їх відображення. Змінювати порядок дозволено лише серед сусідніх категорій одного рівня: - кореневі категорії — між іншими кореневими; - дочірні — у межах того самого батьківського розділу. Щоб перетягнути категорію на інше місце у структурі, затисніть лівою клавішею значок (три риски), та перетягніть у потрібне місце. Щоб перенести категорію до іншої гілки, відкрийте редактор і змініть Батьківську категорію. Що таке неактивна категорія? Неактивна категорія: - не доступна для нових публікацій; - допомагає безпечно підготувати структуру до видалення; - не видаляє автоматично матеріали. Перед деактивацією перевірте, які матеріали використовують категорію, і за потреби перенесіть їх. Як видалити категорію? Категорію можна видалити лише тоді, коли: - вона неактивна; - у ній немає матеріалів; - у неї немає дочірніх категорій. Безпечний порядок: 1. Перенесіть або архівуйте матеріали. 2. Перемістіть чи видаліть дочірні категорії. 3. Вимкніть Активна категорія. 4. Натисніть Видалити. 5. Підтвердьте дію. Якщо кнопка недоступна, підказка пояснить, яка залежність залишилася. Як додавати теги до матеріалу? У редакторі матеріалу: 1. Відкрийте поле Теги. 2. Знайдіть наявний тег або введіть нову назву. 3. Виберіть тег зі списку або створіть запропонований. 4. Додайте до 10 тегів. 5. Збережіть матеріал. Один тег може містити до 50 символів. Не використовуйте порожні значення, перенесення рядків, службові символи або назви, що складаються лише зі спеціальних знаків. Пишіть теги послідовно та не дублюйте їх. Наприклад, створіть один варіант охорона праці, та не створюйте паралельно охорона-праці, це будуть різні теги. Як керувати тегами глобально? На вкладці Категорії є блок Керування тегами. Як перейменувати тег? 1. Виберіть тег. 2. Змініть поле Назва тега. 3. Натисніть Перейменувати. Назва оновиться у всіх матеріалах компанії, де використовується цей тег. Як об’єднати дублікати тегів? 1. Виберіть зайвий тег. 2. У полі Об’єднати з тегом виберіть правильний цільовий тег. 3. Натисніть Об’єднати. 4. Підтвердьте дію. Усі матеріали вихідного тега перейдуть до цільового. Використовуйте об’єднання замість ручного редагування десятків матеріалів. Як видалити тег? Тег можна видалити лише тоді, коли він не використовується жодним матеріалом. Якщо біля тега показано ненульову кількість матеріалів, спочатку приберіть його з цих матеріалів або об’єднайте з іншим тегом. Рекомендації - Використовуйте категорію для основної теми, теги — для ролі, процесу, продукту або типу документа. - Не дублюйте повний шлях категорії тегами. - Раз на місяць перевіряйте дублікати й рідко використовувані теги. - Перед масовим перейменуванням або об’єднанням перевірте пошук за цими тегами. - Не змінюйте структуру лише заради краси: спочатку оцініть, як це вплине на звичні маршрути користувачів.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як редагувати матеріали, керувати версіями та статусами

В LMS Smart Way кожен матеріал має окремий бізнес-статус і історію файлів. Зміна опису не створює нову файлову версію, а підготовлена заміна файла не замінює поточну версію, доки адміністратор не опублікує її. Як знайти матеріал для редагування? 1. Відкрийте Керування базою знань. 2. На вкладці Матеріали введіть назву в пошуку. 3. За потреби відкрийте додаткові фільтри та зробіть пошук за ними: - статус; - тип; - категорія; - теги; - доступ; - адміністратор; - період оновлення; - потрібна перевірка; - сортування. 4. Натисніть назву матеріалу або значок редагування, відкриється бічна панель з даними для редагування. Як змінити опис, категорію, теги або доступ? 1. Відкрийте матеріал. 2. Оновіть потрібні поля. 3. Натисніть Зберегти зміни. Для опублікованого матеріалу зміна доступів одразу почне діяти. Перед збереженням перевірте, чи не втратить доступ команда, яка використовує документ у роботі. Якщо інший адміністратор уже змінив матеріал, система може показати конфлікт. Не перезаписуйте дані навмання: натисніть Завантажити актуальну версію, перегляньте зміни та повторіть своє редагування. Як замінити файл і створити нову версію? Для матеріалу типу Файл: 1. Відкрийте редактор матеріалу. 2. У джерелі виберіть "завантажити новий файл" або "вибрати із файлового менеджера". 3. Збережіть зміни. 4. Перегляньте нову версію. 5. Коли все готово, натисніть Опублікувати нову версію. Доки нова версія не опублікована, користувачі продовжують бачити поточну версію. Після публікації новий файл стає поточним одразу, а його повна індексація завершується у фоні. Якщо вибрали не той файл, натисніть Скасувати заміну файла. Поточна опублікована версія не зміниться. Як користуватися історією версій? У блоці Історія версій для кожної версії показано: - номер; - назву файла; - дату створення; - позначку Поточна; - позначку Очікує публікації; - кнопку Переглянути; - кнопку Відновити, якщо дія доступна. Відновлення історичної версії не перемикає матеріал негайно. Система створює нову версію-кандидат на основі вибраного файла. Перегляньте її та окремо натисніть Опублікувати нову версію. Не можна відновити: - поточну версію; - уже підготовлену версію-кандидат; - версію зовнішнього посилання; - стару версію, якщо вже є інша активна заміна. Що означають статуси матеріалу? | Статус | Видимість | Доступні основні дії | | -------------- | --------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | Чернетка | Користувачі не бачать матеріал. | Редагувати, зберігати, публікувати. Ніколи не опубліковану чернетку можна видалити. | | Опубліковано | Доступний дозволеній аудиторії. | Змінювати дані, готувати нову версію, зняти з публікації або архівувати. | | В архіві | Прихований від користувачів, пошуку й AI-асистента. | Переглядати, відновити як чернетку або видалити назавжди. Інше редагування заблоковано. | Як зняти з публікації чи архівувати? Зняти з публікації Використовуйте, коли матеріал потрібно тимчасово приховати, доопрацювати й опублікувати знову. Після підтвердження матеріал: - переходить у чернетку; - зникає у читачів, пошуку й відповідях AI-асистента; - зберігає історію та дані редактора. Архівувати Використовуйте, коли матеріал більше не повинен використовуватися, але його історію потрібно зберегти. Після архівування матеріал недоступний читачам. В архіві матеріал не можна редагувати. Якщо є незавершена заміна файла, спочатку скасуйте її. Відновити Архівований матеріал відновлюється як чернетка. Він не повертається користувачам автоматично: перевірте поля, доступ і версію, після чого опублікуйте його. Як видалити чернетку? Кнопка Видалити чернетку доступна лише для матеріалу, який ніколи не був опублікований. Після видалення: - картка матеріалу зникає; - файл залишається у файловому менеджері; - дію потрібно підтвердити. Для матеріалу, який уже публікувався, використовуйте архівування. Як видалити матеріал назавжди? Остаточне видалення доступне лише в архіві. 1. Відкрийте архівований матеріал. 2. Натисніть Видалити назавжди. 3. У вікні підтвердження перегляньте залежності: - версії; - пов’язані матеріали; - обране; - відгуки; - події використання; - спільні файли. 4. Введіть точну назву матеріалу (захист від випадкового видалення). 5. Підтвердьте видалення. Цю дію неможливо скасувати. Спільні файли, які використовуються у файловому менеджері або курсах, зберігаються; видаляється саме матеріал Бази знань і пов’язані з ним дані. Які є стани обробки файла? Поруч із матеріалом можуть відображатися: - Завантажено — файл очікує обробки; - Витягуємо текст; - Обробляється; - Проіндексовано; - Помилка індексування. Статус Опубліковано і стан Проіндексовано — не одне й те саме. Протягом деякого часу після додавання матеріал у пошуку може бути доступний тільки за назвою й метаданими, поки система ще готує пошук за вмістом та дані для AI-асистента.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як створити й опублікувати матеріал у Базі знань

У Базі знань LMS Smart Way матеріал можна створити з нового файла, або наявного файла у файловому менеджері або зовнішнього HTTPS-посилання. Перед публікацією потрібно заповнити назву, опис, активну категорію, дату перевірки актуальності та налаштування доступу. Перед початком Перевірте: - у вас є доступ до меню Керування базою знань; - у компанії є активна підписка Academy; - створена потрібна активна категорія; - для нового файла є папка файлового менеджера; - визначено, хто має бачити матеріал; - зовнішнє посилання починається з https://; - документ має зрозумілу назву й не містить зайвих або конфіденційних даних. Як відкрити редактор? 1. У головному меню виберіть Керування базою знань. 2. Відкрийте вкладку Матеріали. 3. Натисніть Додати матеріал. 4. У редакторі Публікація та доступ виберіть джерело. Якщо Academy-підписка неактивна, система не відкриє редактор створення документу. Як завантажити новий файл? 1. У полі Джерело матеріалу виберіть Завантажити новий файл. 2. Виберіть Папка файлового менеджера. 3. За потреби скористайтеся пошуком папки за назвою або шляхом. 4. Натисніть Завантажити новий файл і виберіть файл на пристрої. 5. Перевірте назву вибраного файла. 6. Збережіть чернетку або опублікуйте матеріал. 7. Дочекайтеся завершення передавання файлу та перевірки безпеки. Файл стане звичайним об’єктом файлового менеджера лише після успішної антивірусної перевірки. Порожній файл, непідтримуваний тип, невідповідність розширення вмісту, перевищення ліміту компанії або шкідливий вміст будуть відхилені. Якщо передавання перервалося, не створюйте дубль одразу. Відкрийте ту саму чернетку й дотримуйтеся підказки системи щодо повторного вибору файла або продовження. Як вибрати файл із файлового менеджера? 1. Виберіть Вибрати з файлового менеджера. 2. Відкрийте список файлів. 3. Скористайтеся полем пошуку за назвою. 4. Виберіть потрібний файл. 5. Перевірте назву, тип і розмір. 6. За потреби натисніть Переглянути файл. Це той самий файл, а не копія. Його можна одночасно використовувати в навчальному курсі й Базі знань. Один файл не можна прив’язати до двох різних матеріалів Бази знань. Якщо система повідомляє Цей файл уже використовується в Базі знань, відкрийте наявний матеріал замість створення дубля. Як додати зовнішнє посилання? 1. Виберіть Додати зовнішнє посилання. 2. Введіть повну адресу в полі HTTPS-посилання. 3. Перевірте, що адреса починається з https:// і відкривається в браузері. 4. Заповніть назву, опис, категорію, теги, дату актуальності й доступ. Зовнішній ресурс відкривається в новій вкладці. LMS Smart Way не копіює довільний вміст зовнішньої сторінки до Бази знань, тому якість пошуку залежить від заповнених вами назви, опису, категорії та тегів. Після створення тип джерела не можна довільно змінити з файла на зовнішнє посилання або навпаки. Якщо потрібен інший тип, створіть окремий матеріал. Як заповнити картку матеріалу? | Поле | Рекомендація | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Назва | Коротко назвіть документ що було зрозуміло його призначення. Не використовуйте назви на кшталт Файл 1 або Нова інструкція. | | Короткий опис | У 1–3 реченнях поясніть, для кого матеріал і яке завдання він допомагає виконати. Для публікації опис не обов’язковий, але рекомендований. | | Категорія | Виберіть одну активну категорію, яка найкраще описує основну тему. | | Теги | Додайте до 10 додаткових тегів. Один тег — до 50 символів. | | Перевірити актуальність до | Вкажіть дату наступної змістової перевірки. Для нового матеріалу система пропонує дату приблизно через рік. | | Доступ | Налаштуйте доступи Уся компанія або Обмежений доступ. | | Дозволити завантаження | Увімкніть лише тоді, коли співробітникам можна скачувати оригінальний файл. | Відповідальний адміністратор призначається автоматично під час створення. У звичайному редакторі змінити його вручну не можна. Докладні правила налаштування доступу до документу наведено в гайді Як увімкнути Базу знань і налаштувати доступ. Як додати пов’язані матеріали? Спочатку збережіть чернетку. Після цього в блоці Пов’язані матеріали можна знайти й додати до п’яти опублікованих ресурсів, змінити їхній порядок або прибрати непотрібні. Пов’язані матеріали не замінюють категорію чи теги. Використовуйте їх для прямого продовження сценарію: політика → шаблон → інструкція. Як зберегти чернетку? Натисніть Зберегти чернетку, якщо: - картка ще не готова; - потрібно перевірити файл; - аудиторію ще не погоджено; - пов’язані матеріали потрібно додати пізніше. Чернетка видима адміністраторам, але не відображається читачам у пошуку, категоріях або за прямим посиланням. Як опублікувати матеріал? Перед натисканням Опублікувати перевірте: - джерело вибрано й файл пройшов перевірку безпеки; - є назва й короткий опис; - вибрана активна категорія; - дата перевірки актуальності заповнена; - для обмеженого доступу вибрано підрозділ або посаду; - завантаження оригіналу дозволено або заборонено свідомо. Після успішної публікації матеріал одразу стає доступним дозволеній аудиторії. Витягування тексту й формування пошукового та векторного індексів можуть продовжуватися у фоні ще деякий час. Поки обробка не завершена, пошук за вмістом файла та використання асистентом можуть ще не працювати. Як провести фінальну перевірку? 1. Відкрийте матеріал у режимі попереднього перегляду. 2. Перевірте назву, опис, категорію, теги й дату. 3. Переконайтеся, що файл читається або зовнішнє посилання відкривається. 4. Перевірте кнопку завантаження відповідно до політики доступу. 5. Увійдіть як представник цільової аудиторії. 6. Знайдіть матеріал через пошук і категорію. 7. Перевірте, що користувач поза аудиторією матеріал не бачить.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як увімкнути Базу знань і налаштувати доступ до матеріалів

В LMS Smart Way у Базі знань є два рівні доступу: доступ до модуля для всіх співробітників і доступ до конкретного матеріалу. Матеріал буде доступний співробітникам лише тоді, коли модуль "База знань" увімкнено у налаштуваннях компанії, матеріал має статус "опубліковано", і користувач відповідає умовам доступу на перегляд даного матеріалу. Хто може керувати Базою знань? Меню Керування базою знань доступне лише адміністраторам. Вони можуть працювати з матеріалами своєї компанії незалежно від того, чи ввімкнено модуль для співробітників. Співробітники та керівники можуть лише переглядати додані адміністратором матеріали. Вони не можуть створювати, публікувати або редагувати матеріали. Роль керівника не надає адміністративного доступу до матеріалів компанії. Як увімкнути або вимкнути модуль База знань для співробітників? 1. Відкрийте Налаштування. 2. Перейдіть до розділу Компанія. 3. Знайдіть блок База знань для співробітників. 4. Увімкніть або вимкніть перемикач. 5. Дочекайтеся завершення збереження. Коли модуль увімкнений, користувачі бачать пункт База знань у меню та можуть відкривати дозволені їм матеріали. Коли модуль вимкнений: - пункт База знань зникає з меню співробітників; - сторінки матеріалів стають недоступними для співробітників і керівників; - адміністратори можуть переглядати й керувати контентом Бази знань; - матеріали, категорії, теги, доступи та історія версій не видаляються; - після повторного ввімкнення опублікований контент знову стає доступним згідно налаштованих прав. Вимкнення модуля зручно використовувати для тимчасового закриття читацької частини, але воно не замінює архівування окремих неактуальних матеріалів. Як впливає підписка Academy на роботу Бази знань? За активної підписки Academy користувач може відкривати дозволені внутрішні документи, а адміністратор — створювати нові матеріали. За неактивної підписки: - список, пошук і чинні правила доступу до матеріалів не змінюються; - система блокує відкриття документів; - кнопка Додати матеріали заблокована; - адміністратор може відкривати та редагувати наявні матеріали. Як налаштувати доступ до матеріалу? У редакторі матеріалу є блок Доступ із двома режимами. Уся компанія Матеріал бачать усі співробітники компанії, яким доступний модуль. Використовуйте цей режим для загальних політик, інструкцій із використання платформи, корпоративних шаблонів і матеріалів, які не містять обмеженої інформації. Обмежений доступ Матеріал бачать співробітники вибраних підрозділів або посад. 1. Виберіть Обмежений доступ. 2. У полі підрозділів додайте потрібні команди. 3. У полі посад додайте потрібні посади. 4. Збережіть чернетку або опублікуйте матеріал. У режимі обмеженого доступу потрібно вибрати хоча б один підрозділ або одну посаду. Порожній список є помилкою. Як поєднуються підрозділи й посади? Якщо заповнити обидва списки, між ними діє логіка АБО. Приклад: - вибрано підрозділ Продажі; - вибрано посаду Регіональний менеджер. Матеріал побачать усі працівники підрозділу Продажі та всі працівники з посадою Регіональний менеджер, навіть якщо вони працюють в іншому підрозділі. Не використовуйте одночасний вибір підрозділу й посади, якщо потрібна логіка «лише ця посада в цьому підрозділі»: поточний режим не підтримує такого перетину. Від чого залежить правильність доступу? Правила доступу використовують значення з профілю співробітника. Тому перед публікацією перевірте: - чи заповнений підрозділ; - чи вказана актуальна посада; - чи немає різних написань тієї самої назви; - чи ввімкнено доступ співробітників до модуля. Зміна підрозділу або посади може одразу забрати доступ до списку, пошуку, сторінки матеріалу, попереднього перегляду, завантаження, обраного та використання матеріалу асистентом. Як перевірити доступ перед запуском? Після публікації виконайте перевірку щонайменше з двома обліковими записами: 1. Користувач із цільового підрозділу або посади має знайти й відкрити матеріал. 2. Користувач поза налаштованою аудиторією не повинен бачити матеріал у категорії, пошуку або за прямим посиланням. 3. Якщо дозволено завантаження, перевірте кнопку Завантажити. 4. Якщо доступ обмежено, перевірте і підрозділ, і посаду окремо. Адміністратор не підходить для перевірки читацьких обмежень, оскільки в межах своєї компанії він має необмежений доступ до матеріалів. Які типові помилки можуть виникнути? - Вибрано Обмежений доступ, але не додано жодної команди або посади. - Очікується логіка «підрозділ І посада», хоча система використовує «підрозділ АБО посада». - У профілі співробітника не заповнено потрібне поле. - Матеріал залишився чернеткою або був знятий з публікації. - Доступ до модуля вимкнено для співробітників. - Перевірка виконувалася лише під обліковим записом адміністратора.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як переглядати матеріали, завантажувати файли та залишати відгуки

В LMS Smart Way на сторінці матеріалу можна переглянути його вміст, перевірити опис і дату актуальності, скопіювати посилання, додати матеріал в обране, завантажити (якщо адміністратор дозволив завантаження) або повідомити адміністраторам про застарілу інформацію. Що показано у верхній частині сторінки? Після відкриття матеріалу ви побачите: - тип файла або позначку зовнішнього посилання; - назву матеріалу; - категорію; - номер поточної версії; - дату Актуально до, якщо її вказано; - кнопки До обраного, Скопіювати посилання, Завантажити або Відкрити посилання. Кнопка копіювання створює постійне посилання на матеріал. Надсилайте його колегам, у яких є доступ до даного матеріалу. Посилання не обходить права доступу: користувач без дозволу побачить повідомлення про недоступний матеріал. Які матеріали відкриваються у попередньому перегляді? Спосіб перегляду залежить від формату: | Формат | Що побачить читач | | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Word, Excel, PowerPoint та інші підтримувані офісні документи | Вбудований режим лише для перегляду з можливістю розгорнути документ на весь екран. | | PDF | Вбудований переглядач PDF. | | Зображення | Зображення на сторінці матеріалу. | | Аудіо | Вбудований аудіопрогравач. | | Відео | Вбудований відеопрогравач. | | Текстові файли та Markdown | Текстовий попередній перегляд. | | Зовнішнє посилання | Пояснення, що ресурс відкриється в новій вкладці. | Документи у Базі знань відкриваються лише для читання, їх неможливо редагувати. Як завантажити файл? Кнопка Завантажити відображається лише тоді, коли адміністратор дозволив скачування файла. 1. Відкрийте матеріал. 2. Натисніть Завантажити. 3. Дочекайтеся підготовки файла браузером. 4. Документ завантажено. Якщо кнопки немає, це не помилка: для цього матеріалу завантаження заборонене. Переглядайте файл у вбудованому вікні або зверніться до відповідального адміністратора, якщо робочий процес потребує локальної копії. Що робити, якщо попередній перегляд не відкрився? Якщо з’явилося повідомлення Не вдалося відкрити попередній перегляд: 1. Натисніть Повторити. 2. Перевірте інтернет-з’єднання. 3. Оновіть сторінку. 4. Якщо доступна кнопка Завантажити, відкрийте оригінал локально. Де переглянути опис і службову інформацію? У блоці Про матеріал відображаються: - короткий опис; - повний шлях категорії; - теги; - відповідальний адміністратор; - дата оновлення; - дата наступної перевірки актуальності. Якщо зміст викликає питання, орієнтуйтеся на відповідального адміністратора. Саме він зазначений як відповідальний за перевірки даного матеріалу. Як перейти до пов’язаних матеріалів? У блоці Пов’язані матеріали можуть бути до п’яти рекомендованих ресурсів. - Пов’язаний файл відкривається в Базі знань. - Пов’язане зовнішнє посилання відкривається в новій вкладці. Список уже враховує ваші права. Матеріали, які не опубліковані або недоступні вам, не будуть відкриватися через цей блок. Як оцінити корисність? У блоці Чи був матеріал корисним? натисніть: - Так, якщо матеріал допоміг виконати завдання; - Ні, якщо матеріал не відповів на питання або був незрозумілим. Для кожного матеріалу зберігається одна ваша поточна оцінка незалежно від його версії. Публікація нової версії не скидає оцінку. Повторний вибір оновлює її, а адміністратори бачать загальну кількість корисних і некорисних оцінок в аналітиці. Оцінка анонімна, адміністратор не бачить хто її поставив. Як повідомити про застарілий матеріал? 1. Натисніть Повідомити про застаріле. 2. У полі Що саме потрібно оновити? коротко опишіть проблему. Коментар необов’язковий, але допомагає швидше знайти помилку. 3. Натисніть Надіслати. 4. Дочекайтеся підтвердження системи, що повідомлення надіслано адміністраторам. Корисний коментар містить конкретику: назву розділу, застарілий крок, нову відповідальну особу, неправильну дату або змінений процес. Не додавайте паролі, токени, персональні дані чи іншу конфіденційну інформацію. Повідомлення не змінює матеріал автоматично. Адміністратор перевіряє звернення, оновлює вміст за потреби й позначає питання вирішеним. Якщо матеріал раптово став недоступним? Причиною може бути: - матеріал зняли з публікації або архівували; - адміністратор змінив права доступу; - ваш підрозділ або посаду змінили у картці співробітника; - доступ співробітників до модуля вимкнули; - матеріал видалили. Скопійоване посилання та запис в обраному не зберігають доступ після таких змін.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026

Як шукати матеріали в Базі знань

У розділі База знань відображаються лише опубліковані матеріали, доступні співробітникам за налаштуваннями підрозділу та посади. Шукати необхідні матеріали можна за текстом у полі пошуку або через категорії та фільтри. Де відкрити Базу знань? 1. Увійдіть у особистий кабінет LMS Smart Way. 2. У головному меню виберіть База знань. 3. На головній сторінці ви побачите поле пошуку, кнопку Фільтри, кнопку Обране, дерево категорій і блок Нещодавно оновлене. Якщо пункту База знань немає в меню, це означає що адміністратор вашої компанії відключив даний модуль. Як виконати текстовий пошук? 1. У полі пошуку введіть ключові слова. 2. Натисніть Знайти або клавішу Enter. 3. Перегляньте блок Результати пошуку. Пошук враховує назву, короткий опис, категорію, теги та проіндексований текст текстових файлів. У знайденому фрагменті тексту виділяються збіги з вашим запитом. Для точнішого результату: - використовуйте 2–4 змістовні слова замість довгого речення; - починайте із назви процесу, документа або продукту; - спробуйте синонім, якщо перший запит нічого не знайшов; - додайте фільтр категорії або типу, якщо результатів забагато. Щоб очистити поле пошуку, натисніть значок очищення в полі (х). Як користуватися категоріями? Категорії показані окремим каталогом. Число біля назви означає кількість доступних вам матеріалів у даній категорії. 1. Натисніть стрілку біля категорії, щоб показати або приховати вкладені категорії. 2. Натисніть назву категорії, щоб показати всі матеріали даної категорії. 3. Виберіть Усі, щоб завантажити матеріали всіх категорій. На вузькому екрані дерево можна згорнути кнопкою у заголовку Категорії. Категорія описує основну тему матеріалу. Один матеріал має одну основну категорію, тому для додаткових ознак краще використовувати теги. Які фільтри доступні? Натисніть Фільтри, щоб відкрити додаткові параметри. | Фільтр | Що робить | | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- | | Тип | Вибирає Файл або Посилання. | | Сортування | Змінює порядок відображення результатів. | | Теги | Залишає матеріали з вибраними тегами. У списку тегів є окремий пошук потрібних тегів. | | Період оновлення | Відфільтровує матеріали, оновлені у вибраному діапазоні дат. | Доступні варіанти сортування: - За релевантністю — найкращий варіант для текстового пошуку; - За оновленням — спочатку нещодавно оновлені матеріали; - За популярністю — спочатку матеріали з більшою активністю читачів. Фільтри можна комбінувати. Наприклад, знайти всі файли з тегом безпека, оновлені за останній квартал. Як скинути умови пошуку? - Скинути фільтри прибирає категорію, тип, теги, період, сортування та режим обраного, але не очищує введений у пошуку текст. - Очистити все прибирає і текстовий запит, і всі активні фільтри. - Значок хрестика біля тегів очищує лише вибрані теги. Як працює обране? Обране — це ваш персональний список швидкого доступу. Щоб додати матеріал: 1. Знайдіть його у списку. 2. Натисніть значок зірки праворуч. Також матеріал можна додати кнопкою До обраного на сторінці перегляду. Щоб показати тільки збережені матеріали, натисніть кнопку Обране. Повторне натискання даної кнопки вимкне фільтр та виведе весь список матеріалів а не тільки обране. Якщо матеріал зняли з публікації, архівували або обмежили доступ, він перестане відображатися в обраному. Запис в обраному не надає додаткового доступу. Як читати картку результату? Картка показує: - тип матеріалу; - назву; - знайдений фрагмент тексту, якщо виконувався пошук; - шлях категорії; - назву та розмір файла, якщо ці дані доступні; - дату оновлення; - до двох тегів і кількість інших тегів. Файл відкривається на окремій сторінці Бази знань. Зовнішнє посилання відкривається в новій вкладці. Якщо знайдено багато матеріалів, то у низу списку матеріалів зʼявляться кнопки Назад і Далі для переходу по сторінкам. Швидкий чеклист - Введіть короткий змістовний запит. - За потреби виберіть категорію. - Додайте тип, теги або період оновлення. - Для пошуку використовуйте сортування За релевантністю. - Збережіть часто потрібні матеріали в Обране. - Якщо нічого не знайдено, очистьте фільтри та спробуйте інші налаштування фільтрів.

Востаннє оновлено Aug 02, 2026