База знань

База знань: повний комплект гайдів

База знань Smart Way — це корпоративна бібліотека інструкцій, політик, шаблонів, медіафайлів і зовнішніх ресурсів. Адміністратори керують джерелами, доступом, версіями, актуальністю та статистикою використання. Доступ до ресурсів можна надати всім співробітникам компанії або обмежити за посадами та підрозділами. Статті про Базу знань розділено на короткі тематичні гайди. Гайди для співробітників і керівників 1. Пошук, категорії, фільтри та обране — як знайти потрібний матеріал за текстом, категорією, типом, тегами або датою оновлення. 2. Перегляд матеріалу, завантаження та відгуки — як відкрити файл або зовнішнє посилання, скопіювати посилання на матеріал, скачати матеріал (якщо надано доступ), оцінити матеріал і повідомити про застаріле. Гайди для адміністраторів 1. Увімкнення модуля та налаштування доступу — хто бачить Базу знань, як вимкнути доступ для співробітників і як обмежити окремий матеріал за підрозділами або посадами. 2. Створення та публікація матеріалу — як додати новий файл, вибрати файл із файлового менеджера або додати посилання на зовнішні ресурси. 3. Редагування, версії, статуси й видалення — як оновити опублікований матеріал, підготувати нову версію, зняти з публікації, архівувати, відновити або видалити. 4. Категорії та теги — як побудувати зрозумілу структуру, змінити порядок категорій, перейменувати або об’єднати теги. 5. Пов’язані матеріали та контроль актуальності — як звʼязати матеріали і опрацьовувати повідомлення читачів про застарілу інформацію. 6. Аналітика використання та журнал дій — як аналізувати перегляди, пошуки, відгуки, популярні матеріали й адміністративні події. 7. Вирішення типових проблем — що перевірити, якщо матеріал не знаходиться, не публікується, не відкривається або недоступний потрібним співробітникам. Ролі та межі доступу | Користувач | Що може робити | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Співробітник | Шукати доступні опубліковані матеріали, відкривати та переглядати. Можна додавати матеріал в обране, завантажувати дозволені файли та залишати відгуки. | | Керівник | Має такий самий режим читання для дозволених матеріалів як і співробітник. Роль керівника не відкриває адміністративний доступ до Бази знань. | | Адміністратор Бази знань | Працює з меню Керування базою знань: створює матеріали, редагує їх, керує доступом, категоріями, тегами, версіями, аналітикою та журналом дій. | Адміністратор бачить усі матеріали своєї компанії у розділі керування. Співробітник бачить матеріал лише тоді, коли у компанії увімкнений модуль База знань, матеріал має статус Опубліковано, і у співробітника є права на перегляд даного матеріалу. Якщо у компанії немає активної Academy-підписки, система блокує додавання та відкриття документів. Основні поняття - Матеріал — окрема картка Бази знань із назвою, описом, категорією, тегами, доступом і джерелом, при натискані на яку відкривається вікно перегляду файлу. - Файл — документ або медіафайл із файлового менеджера. Один файл можна використовувати і в навчальному курсі, і в Базі знань без створення копії. - Зовнішнє посилання — HTTPS-адреса ресурсу, який відкривається в новій вкладці. - Чернетка — матеріал, якого ще не бачать читачі. - Опубліковано — матеріал доступний дозволеній аудиторії. - В архіві — матеріал прихований від читачів і доступний адміністратору лише для перегляду, відновлення або остаточного видалення. - Поточна версія — версія файла, яку бачать читачі. - Версія-кандидат — підготовлена заміна, яка не змінить поточний матеріал, доки адміністратор не натисне Опублікувати нову версію. Рекомендований порядок першого налаштування 1. Перевірте доступ співробітників до модуля. 2. Створіть невелику й зрозумілу структуру категорій. 3. Узгодьте правила назв і тегів. 4. Додайте тестовий матеріал як чернетку. 5. Налаштуйте аудиторію та дату перевірки актуальності. 6. Перевірте файл у попередньому перегляді. 7. Опублікуйте матеріал і відкрийте його з облікового запису співробітника, якому доступний даний матеріал згідно налаштованих прав перегляду. 8. Після запуску регулярно переглядайте повідомлення про застаріле, запити без результатів і найпопулярніші матеріали.

База знань: вирішення типових проблем

Починайте з перевірки статусу матеріалу, доступу до модуля, аудиторії та джерела файла. Більшість проблем пов’язані не з пошуком як таким, а з тим, що матеріал не опублікований або користувач не має прав на перегляд даного матеріалу. Що робити, якщо немає пункту «База знань» у меню? Перевірте: 1. Чи ввімкнено База знань для співробітників у Налаштування → Компанія. 2. Чи допомагає повторний вхід у Smart Way. Адміністратор завжди бачить меню База знань й може керувати матеріалами, навіть коли доступ для співробітників вимкнений. Що робити, якщо документ або кнопка «Додати матеріал» не відкриваються? Якщо список і пошук працюють, але внутрішній документ або форма створення нового матеріалу не відкриваються, перевірте активність підписки Academy. За неактивної підписки це очікувана поведінка: система показує повідомлення про необхідність придбати підписку і блокує відкриття та додавання матеріалів. Редагування та видалення наявного матеріалу у розділі Керування базою знань залишається доступним. Що перевірити, якщо матеріал не знаходиться за допомогою пошуку? Для користувачів перевірте: - матеріал має статус Опубліковано; - модуль доступний та відображається в меню; - запит не звужений зайвими фільтрами; - вибрана правильна категорія; - вимкнений фільтр Обране, якщо матеріал не доданий в обране. Для адміністратора додатково перевірте: - чи індексація не перебуває у стані Завантажено, Витягуємо текст, Обробляється або Помилка індексування; - доступ до матеріалу дозволено для співробітника з даного підрозділу або для даної посади; - чи містять назва, опис і теги слова, які вводить користувач; - чи коректно визначено тип файла. Новий матеріал може одразу знаходитися за назвою й метаданими, але пошук за текстом усередині файла запрацює після завершення індексації. Чому матеріал доступний адміністратору, але не співробітнику? Це очікувано, якщо: - матеріал є чернеткою або в архіві; - модуль вимкнено для співробітників; - встановлено обмежений доступ; - у профілі співробітника інший підрозділ або посада, ніж указано у дозволах перегляду матеріалу; - назва підрозділу чи посади не збігається з вибраним значенням. Перевіряйте доступ під обліковим записом читача. Адміністратор має ширший доступ і не відтворює звичайні обмеження. Чому не вдається опублікувати матеріал? Перевірте обов’язкові умови: - вибрано джерело; - назва заповнена; - короткий опис заповнений; - вибрана активна категорія; - дата Перевірити актуальність до вказана; - для Обмеженого доступу вибрано підрозділ або посаду; - зовнішнє посилання використовує HTTPS; - файл успішно передано й перевірено системою безпеки; - немає іншої незавершеної версії-кандидата. Якщо матеріал уже змінив інший адміністратор, завантажте актуальну версію сторінки та повторіть зміни. Чому новий файл не завантажується? Можливі причини: | Повідомлення або ситуація | Що робити | | -------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Порожній файл | Виберіть непорожній файл. | | Не вибрано папку | Вкажіть папку файлового менеджера. | | Тип не підтримується | Збережіть матеріал у підтримуваному форматі або додайте як зовнішнє HTTPS-посилання. | | Розширення не відповідає вмісту | Не перейменовуйте розширення вручну; експортуйте файл коректно з програми, у якій його було створено. | | Файл завеликий | Зменште файл або перевірте ліміт компанії. | | Недостатньо місця | Звільніть або збільште файловий диск. | | Перевірка безпеки не пройдена | Не повторюйте той самий підозрілий файл; перевірте джерело й підготуйте безпечну копію. | | Сервіс перевірки тимчасово недоступний | Повторіть пізніше. | | Передавання перервалося | Відкрийте ту саму чернетку й повторно виберіть той самий файл, якщо цього просить система. | Що робити якщо файл уже використовується в Базі знань? Один файл файлового менеджера не можна прив’язати до двох різних матеріалів Бази знань. Натисніть Відкрити матеріал у повідомленні про конфлікт і: - оновіть наявну картку; - додайте потрібні теги або пов’язані матеріали; - за потреби опублікуйте нову версію. Той самий файл водночас може використовуватися у навчальному курсі — це не конфлікт. Що робити якщо перегляд документа не відкривається? 1. Натисніть Повторити. 2. Оновіть сторінку. 3. Перевірте мережу. 4. Якщо дозволено, натисніть Завантажити. 5. Для офісного документа повторіть пізніше, якщо система повідомляє про тимчасову недоступність перегляду. Повідомлення про непідтримуваний перегляд не означає пошкодження файла. Деякі формати можна лише завантажити. Попередній перегляд для них не підтримується. Якщо кнопки Завантажити немає, адміністратор вимкнув цю можливість. Що робити, якщо не вдається архівувати або замінити файл? - Якщо є версія Очікує публікації, завершіть її публікацію або натисніть Скасувати заміну файла. - Якщо матеріал уже в архіві, він доступний лише для перегляду. Натисніть Відновити, щоб повернути його в чернетку. - Якщо відновлення старої версії недоступне, перевірте, чи немає активної версії-кандидата. Чому не можна видалити категорію або тег? Категорію не можна видалити, якщо вона: - активна; - містить матеріали; - має дочірні категорії. Тег не можна видалити, якщо він використовується матеріалами. Приберіть його з матеріалів або об’єднайте з іншим тегом. Чому аналітика або журнал дій порожні? Перевірте: - звітний період; - активні фільтри; - ID матеріалу; - категорію; - метрику або типи подій; - чи були реальні взаємодії або адміністративні дії в цьому періоді. У журналі натисніть Очистити фільтри. В аналітиці виберіть короткий актуальний період і натисніть Застосувати. Експорт не сформується, якщо період майбутній, перевищує 366 днів або виходить за доступний строк зберігання. Коли звертатися до підтримки? Зверніться до технічної підтримки, якщо: - помилка повторюється після оновлення сторінки; - доступи й статус перевірені, але матеріал усе одно недоступний; - безпечний файл стабільно не проходить завантаження через відмову системи безпеки; - індексація довго не змінює стан; - експорт не формується з коректним коротким періодом; - попередній перегляд не працює для кількох різних матеріалів. Передайте підтримці: - назву та ID матеріалу; - час помилки; - роль користувача; - підрозділ і посаду без зайвих персональних даних; - точний текст повідомлення про помилку; - кроки відтворення; - знімок екрана без паролів, токенів та конфіденційного вмісту.

Як користуватися аналітикою та журналом дій Бази знань

Як користуватися аналітикою та журналом дій Бази знань? У розділі «Статистика Бази знань» є дві вкладки для різних задач. «Використання» показує, як співробітники працюють із матеріалами: що переглядають, завантажують і шукають, які відгуки залишають. «Журнал дій» допомагає з’ясувати, хто й коли змінював матеріали, налаштування або доступ і чим завершилася дія. Якщо потрібно перевірити, хто підтвердив ознайомлення з документом, відкрийте окрему вкладку «Ознайомлення». Хто може переглядати ці звіти? Адміністратори бачать всі дані компанії. Менеджери можуть переглядати «Використання» й «Ознайомлення» лише за доступними їм підрозділами. «Журнал дій» доступний адміністраторам із відповідними правами Бази знань. Роль менеджера не надає доступу до цього журналу. Співробітник, який може читати матеріали Бази знань, не отримує через це права переглядати звіти. Як вибрати дані у вкладці «Використання»? 1. Відкрийте «Звіти та статистика → Статистика Бази знань» і перейдіть на вкладку «Використання». 2. Розгорніть «Фільтри». Щоб переглянути дані конкретного матеріалу, почніть вводити його назву й виберіть потрібний варіант із підказок. 3. Укажіть період та інші потрібні умови. Звіт оновлюється автоматично після зміни фільтрів. Можна поєднувати фільтри за періодом, матеріалом, категорією, типом матеріалу, поточним статусом, аудиторією та видом дії. Наприклад, виберіть категорію «Адаптація», щоб оцінити використання всіх її матеріалів, або окремий документ, щоб перевірити його завантаження. Умови відбору зберігаються в адресі сторінки. Повернувшись за цим посиланням, ви відкриєте звіт із тими самими фільтрами. Система покаже лише ті дані, до яких у вас є доступ. Що означають показники? | Назва | Значення | | ------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Унікальні користувачі | Кількість різних користувачів, чиї дії є у відібраних даних. Кожна людина враховується один раз. | | Перегляди; Попередні перегляди | Кількість переглядів сторінки матеріалу та відкриттів його попереднього перегляду. Якщо той самий користувач повторює дію того самого виду з тим самим матеріалом протягом 30 хвилин, відповідний показник не збільшується. | | Завантаження | Кількість зафіксованих завантажень. Якщо той самий користувач повторно завантажує той самий матеріал протягом 60 секунд, це не рахується як ще одне завантаження. | | Пошуки; Пошуки без результатів | Кількість усіх зафіксованих пошуків і тих, за якими система не знайшла матеріалів. Усі пошуки = пошуки з результатами + пошуки без результатів. | | Додавання в обране | Скільки збережень в обраному є зараз. Показник не залежить від вибраного періоду. | | Цитування асистентом | Скільки разів за вибраний період асистент використав матеріал як джерело відповіді. | | Корисні / Некорисні оцінки | Кількість збережених оцінок матеріалів, наявних зараз. Показник не залежить від вибраного періоду. | | Повідомлення про застаріле | Кількість збережених повідомлень про застарілий матеріал, створених за вибраний період. | Під час порівняння періодів звертайте увагу на обране та оцінки. Вони показують поточний стан, тому зміна дат не обмежує їх лише діями за цей період. Як читати таблицю матеріалів? У таблиці можна порівняти показники окремих матеріалів. «Взаємодії» показують кількість зафіксованих дій із матеріалом. Один користувач може відкрити кілька матеріалів і потрапити до показника «Унікальні користувачі» кожного з них. Тому, додавши ці значення в рядках, можна врахувати ту саму людину кілька разів. Для загальної кількості людей використовуйте показник звіту «Унікальні користувачі». Що робити з пошуками без результатів? Таблиця пошуків без результатів допомагає зрозуміти, яку інформацію співробітники не змогли знайти. У ній доступні тексти запитів, що зберігаються до 90 днів. Частина тексту може бути прихована. За давніший період тексти вже можуть бути недоступні, навіть якщо пошуки відбувалися. Почніть із запитів, які повторюються найчастіше. Перевірте, чи є потрібний матеріал, чи опублікований він і чи мають до нього доступ потрібні співробітники. Порівняйте слова запиту з назвою, описом, категорією та тегами матеріалу. Якщо файл додали нещодавно, перевірте, чи система вже завершила його підготовку до пошуку (індексацію). Іноді достатньо уточнити назву або теги наявного матеріалу, щоб співробітники знаходили його за своїми звичними запитами. Як експортувати «Використання» в Excel? Перевірте фільтри й натисніть «Експорт в Excel». Файл міститиме всі записи, які відповідають умовам відбору, включно з даними на інших сторінках таблиці. На аркуші матеріалів кожному матеріалу відповідає один рядок. Окремий аркуш містить доступні підсумки пошуків без результатів. Кількість рядків на цих аркушах може відрізнятися, адже вони описують різні дані. Для експорту можна вибрати період до 366 днів, без майбутніх дат. Наявність давніших даних залежить від строку зберігання аналітики. Що означають стовпчики на аркуші матеріалів? | Назва | Значення | | ------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | Назва; Тип; Категорія; Поточний статус | Назва матеріалу, його тип (файл або посилання), категорія та поточний стан публікації. | | Перегляди; Попередні перегляди; Унікальні користувачі; Завантаження | Показники окремого матеріалу. Правила підрахунку такі самі, як у вебзвіті, і описані вище. | | Додавання в обране | Скільки збережень цього матеріалу в обраному є зараз. | | RAG-цитування | Скільки разів за вибраний період асистент використав матеріал як джерело відповіді. | | Корисно; Не корисно | Скільки збережених оцінок кожного виду має матеріал зараз. | | Повідомлення про застарілість | Кількість збережених повідомлень про застарілий матеріал, створених за вибраний період. | Що означають стовпчики на аркуші пошуків без результатів? | Назва | Значення | | ----------------- | ------------------------------------------------------------ | | Редагований запит | Текст пошукового запиту. Частина тексту може бути прихована. | | Кількість | Скільки разів зафіксовано такий пошук без результатів. | | Остання дата | Дата, коли цей запит зафіксували востаннє. | Як знайти подію в журналі дій? 1. Відкрийте «Звіти та статистика → Статистика Бази знань» і перейдіть на вкладку «Журнал дій». 2. Розгорніть «Фільтри» й виберіть період, за який потрібно перевірити дії. 3. Укажіть потрібного виконавця, категорію, тип події або результат дії, щоб звузити пошук. 4. Якщо шукаєте дії з певним матеріалом, почніть вводити його назву й виберіть матеріал із підказок. Фільтри застосовуються автоматично після вибору значень. Як поєднувати фільтри подій? Події розподілено на групи: «Ключові зміни», «Матеріали», «Доступ», «Категорії й теги», «Завантаження й перегляд», «Експорти». Заповнені поля працюють разом. Наприклад, якщо вибрати матеріал і тип події, журнал покаже лише події цього типу для вибраного матеріалу. Якщо в одному полі вибрати кілька типів, до результатів потраплять події будь-якого з них. Щоб дізнатися, хто зняв документ із публікації, виберіть цей матеріал і відповідний тип події. Щоб перевірити зміну доступу, невдале завантаження чи запуск експорту, виберіть потрібну групу, період і результат. Як зрозуміти, що відбулося? У кожному записі перевірте тип події та результат. Журнал може містити успішні дії, помилки й спроби виконання. Запис про спробу ще не підтверджує успішного завершення. Одна операція може складатися з кількох етапів, для яких система створює окремі події. Перегляньте записи, що стосуються цієї операції та розташовані поруч у часі. Порівняйте їхні типи й результати, перш ніж вважати їх дублями. У журналі немає окремих карток із показниками. Число біля перемикання сторінок показує загальну кількість подій за вибраними фільтрами. Кожна подія враховується окремо, тому це число не показує кількість різних адміністраторів або змінених матеріалів. Як експортувати журнал дій в Excel? Перевірте фільтри й натисніть «Експорт в Excel». Файл охоплює всі події за умовами відбору, включно з тими, яких немає на відкритій сторінці. На аркуші «Журнал дій» містяться події. На аркуші «Параметри» вказано період, ім’я виконавця, вибрані типи подій, результат і час експорту. За один раз можна експортувати дані за період до 366 днів і не більше 100 000 подій. Якщо записів більше, звузьте період або додайте фільтри. Що означають стовпчики журналу в Excel? | Назва | Значення | | ------------ | -------------------------------------------------------------------------------- | | Час | Дата й час, коли система записала подію. | | Виконавець | Ім’я людини, яка виконала дію, якщо воно доступне. | | Тип події | Яку дію зафіксувала система. | | Тип сутності | Чого стосувалася дія, наприклад матеріалу, категорії або версії. | | Результат | Чим завершилася дія: успіхом, помилкою, спробою або іншим доступним результатом. | На аркуші «Параметри» позначка «Кінець (не включно)» указує момент, яким закінчується період звіту. Події, зафіксовані саме в цей момент, до звіту вже не потрапляють. На що звертати увагу під час регулярної перевірки? - Переглядайте часті пошуки без результатів, щоб з’ясувати, яких матеріалів бракує співробітникам або що їм складно знайти. - Порівнюйте популярні матеріали з потребами команди. Велика кількість переглядів сама по собі не пояснює, чи корисний документ. - Перевіряйте зміст матеріалів із некорисними оцінками або повідомленнями про застаріле. - У журналі дій звертайте увагу на невдалі операції та зміни доступу, причини яких потрібно з’ясувати. - Використовуйте Excel для докладнішого аналізу або передавання даних колегам. Повʼязані матеріали LMS платформи - Як перевірити ознайомлення співробітників із документами? - Як підтвердити ознайомлення з документом Бази знань? - система навчання персоналу в організації FAQ Чи підтверджує перегляд ознайомлення з матеріалом? Ні. Перегляд показує, що користувач відкрив матеріал. Підтвердження ознайомлення перевіряйте в окремому звіті «Ознайомлення». Чому обране не змінюється після вибору іншого періоду? Показник відображає поточну кількість збережень в обраному незалежно від вибраних дат. Чи може менеджер відкрити журнал дій? Ні. Менеджери мають доступ до «Використання» й «Ознайомлення» за своїми підрозділами. Для журналу дій потрібні відповідні адміністративні права Бази знань. Чи означають кілька подій однієї операції, що записи дублюються? Не обов’язково. Система може окремо записувати різні етапи операції. Порівняйте типи подій і результати, щоб зрозуміти, що саме відбулося.

Як керувати пов’язаними матеріалами та актуальністю

У LMS Smart Way пов’язані матеріали допомагають читачу перейти до наступного матеріалу, який доповнює поточний матеріал, а контроль актуальності дає адміністраторам системний спосіб перевіряти зміст і опрацьовувати зауваження користувачів. Коли додавати пов’язані матеріали? Додавайте прямі продовження сценарію, наприклад: - політика → покрокова інструкція; - інструкція → шаблон; - опис процесу → форма заявки; - загальний матеріал → правила для окремої ролі; - нова версія процедури → супровідні матеріали. Не використовуйте блок як випадковий список популярних документів. Для широкої тематичної навігації вже є категорії та теги. Як додати пов’язаний матеріал? 1. Відкрийте матеріал у Керування базою знань. 2. Перейдіть до блоку Пов’язані матеріали. 3. У полі пошуку введіть щонайменше два символи назви. 4. Виберіть потрібний опублікований матеріал. 5. Повторіть для інших ресурсів. 6. Збережіть зміни. Можна додати до п’яти матеріалів. Поточний матеріал не можна пов’язати із самим собою. Як змінити порядок або видалити зв’язок? - Натисніть і утримуйте значок із трьома лініями лівою кнопкою миші, а потім перетягніть рядок у потрібне місце. - Або використайте кнопки переміщення вище/нижче. - Щоб прибрати зв’язок, натисніть кнопку видалення біля відповідного рядка. Порядок важливий: поставте першим ресурс, який найчастіше потрібен читачу після поточного матеріалу. Якщо інший адміністратор одночасно змінив список, система покаже актуальний порядок. Перевірте його й повторіть свою зміну. Що означає стан пов’язаного матеріалу? У редакторі може відображатися: - Доступний; - Не опубліковано; - Архівовано; - Обмежений доступ. Користувач бачить лише той пов’язаний матеріал, який опублікований і доступний для нього. Тому блок може відрізнятися для різних співробітників із різними правами. Архівований матеріал доступний лише для перегляду адміністратором, тому змінити його збережений список зв’язків не можна. Спочатку відновіть матеріал як чернетку. Як використовувати дату перевірки актуальності? Поле Перевірити актуальність до обов’язкове для публікації. Для нового матеріалу система пропонує дату приблизно через рік, але адміністратор має вибрати реалістичний термін. Рекомендований інтервал: | Тип матеріалу | Коли перевіряти | | ------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- | | Регламент або політика, що часто змінюється | Через 1–3 місяці або одразу після нормативної зміни. | | Робоча інструкція | Через 3–6 місяців або після зміни процесу. | | Шаблон чи форма | Після зміни відповідального процесу; щонайменше раз на рік. | | Стабільна довідкова інформація | Раз на рік. | Дата не оновлює матеріал автоматично. Вона показує, до якого моменту адміністратор має перевірити зміст і після завершення дати, нагадує про необхідність перевірки. Як користувач може повідомити про застарілий матеріал? На сторінці матеріалу користувач натискає Повідомити про застаріле, за потреби додає коментар і надсилає його. У списку адміністрування матеріал отримує позначку Потрібна перевірка. Кількість показує число відкритих повідомлень. Як опрацювати повідомлення про застарілий матеріал? 1. Відкрийте Керування базою знань. 2. У фільтрах увімкніть Потрібна перевірка, система відфільтрує необхідні матеріали. 3. Відкрийте матеріал. 4. У блоці Повідомлення про застарілість прочитайте: - ім’я й email автора, якщо вони доступні; - коментар; - номер версії; - дату повідомлення. 5. Перевірте документ із власником процесу. 6. Оновіть опис або файл, якщо зауваження підтвердилося. 7. Натисніть Позначити вирішеним для окремого звернення. Вирішені повідомлення залишаються в історії та можуть бути розгорнуті в редакторі. Коли натискати «Підтвердити актуальність»? Кнопка Підтвердити актуальність потрібна, коли адміністратор перевірив поточну версію й підтвердив, що вона залишається правильною. Не використовуйте цю дію лише для прибирання позначки. Спочатку: 1. звірте зміст документу із чинним процесом, який він описує; 2. перевірте всі відкриті коментарі; 3. за потреби опублікуйте нову версію; 4. лише після цього підтвердьте актуальність. Як часто перевіряти актуальність матеріалів? - Щотижня фільтруйте матеріали Потрібна перевірка щоб знайти можливо не актуальні матеріали. - Щомісяця переглядайте матеріали з найближчою датою перевірки. - Після зміни політики, продукту або відповідальної особи не чекайте планової дати, оновіть матеріал. - Після оновлення перевіряйте пов’язані матеріали: вони також можуть посилатися на застарілий процес.

Як керувати категоріями й тегами Бази знань

В LMS Smart Way категорії потрібні як меню навігації, а теги допомагають уточнювати пошук. Один матеріал має одну категорію, але може мати до 10 тегів. Як спроєктувати ефективну структуру Бази знань? Починайте з реальних запитів співробітників. Хороші категорії відповідають на питання «де шукати матеріал», наприклад: - Робота з клієнтами; - Продукти; - Політики компанії; - Адаптація; - Шаблони документів. Не створюйте окрему категорію для кожного файла. Надмірна деталізація ускладнює навігацію. Категорії не залежать від папок файлового менеджера. Папка визначає місце зберігання файла, а категорія — його місце у структурі Бази знань. Як створити категорію? 1. Відкрийте Керування базою знань. 2. Перейдіть на вкладку Категорії. 3. Натисніть Додати категорію. 4. Введіть назву. 5. У полі Батьківська категорія виберіть: - Верхній рівень; - або наявну категорію. 6. Залиште Активна категорія увімкненою, якщо в неї потрібно публікувати матеріали. 7. Натисніть Зберегти. Доступно не більше трьох рівнів вкладеності. У полі Батьківська категорія сиcтема не відображає категорії третього рівня, оскільки не підтримується створення категорій четвертого рівня. Як змінити категорію? 1. На вкладці Категорії знайдіть потрібний рядок. 2. Натисніть редагування. 3. Змініть назву, батьківську категорію або активність. 4. Натисніть Зберегти. Зміна батьківської категорії переміщує всю її вкладену структуру. Перед збереженням переконайтеся, що новий шлях зрозумілий користувачам. Матеріали зберігають прив’язку до категорії після її перейменування або переміщення. Новий шлях використовується в навігації та пошуку. Як змінити порядок відображення категорій? У таблиці категорій можна перетягувати категорії щоб змінювати порядок їх відображення. Змінювати порядок дозволено лише серед сусідніх категорій одного рівня: - кореневі категорії — між іншими кореневими; - дочірні — у межах того самого батьківського розділу. Щоб перетягнути категорію на інше місце у структурі, затисніть лівою клавішею значок (три риски), та перетягніть у потрібне місце. Щоб перенести категорію до іншої гілки, відкрийте редактор і змініть Батьківську категорію. Що таке неактивна категорія? Неактивна категорія: - не доступна для нових публікацій; - допомагає безпечно підготувати структуру до видалення; - не видаляє автоматично матеріали. Перед деактивацією перевірте, які матеріали використовують категорію, і за потреби перенесіть їх. Як видалити категорію? Категорію можна видалити лише тоді, коли: - вона неактивна; - у ній немає матеріалів; - у неї немає дочірніх категорій. Безпечний порядок: 1. Перенесіть або архівуйте матеріали. 2. Перемістіть чи видаліть дочірні категорії. 3. Вимкніть Активна категорія. 4. Натисніть Видалити. 5. Підтвердьте дію. Якщо кнопка недоступна, підказка пояснить, яка залежність залишилася. Як додавати теги до матеріалу? У редакторі матеріалу: 1. Відкрийте поле Теги. 2. Знайдіть наявний тег або введіть нову назву. 3. Виберіть тег зі списку або створіть запропонований. 4. Додайте до 10 тегів. 5. Збережіть матеріал. Один тег може містити до 50 символів. Не використовуйте порожні значення, перенесення рядків, службові символи або назви, що складаються лише зі спеціальних знаків. Пишіть теги послідовно та не дублюйте їх. Наприклад, створіть один варіант охорона праці, та не створюйте паралельно охорона-праці, це будуть різні теги. Як керувати тегами глобально? На вкладці Категорії є блок Керування тегами. Як перейменувати тег? 1. Виберіть тег. 2. Змініть поле Назва тега. 3. Натисніть Перейменувати. Назва оновиться у всіх матеріалах компанії, де використовується цей тег. Як об’єднати дублікати тегів? 1. Виберіть зайвий тег. 2. У полі Об’єднати з тегом виберіть правильний цільовий тег. 3. Натисніть Об’єднати. 4. Підтвердьте дію. Усі матеріали вихідного тега перейдуть до цільового. Використовуйте об’єднання замість ручного редагування десятків матеріалів. Як видалити тег? Тег можна видалити лише тоді, коли він не використовується жодним матеріалом. Якщо біля тега показано ненульову кількість матеріалів, спочатку приберіть його з цих матеріалів або об’єднайте з іншим тегом. Рекомендації - Використовуйте категорію для основної теми, теги — для ролі, процесу, продукту або типу документа. - Не дублюйте повний шлях категорії тегами. - Раз на місяць перевіряйте дублікати й рідко використовувані теги. - Перед масовим перейменуванням або об’єднанням перевірте пошук за цими тегами. - Не змінюйте структуру лише заради краси: спочатку оцініть, як це вплине на звичні маршрути користувачів.

Як редагувати матеріали, керувати версіями та статусами

В LMS Smart Way кожен матеріал має окремий бізнес-статус і історію файлів. Зміна опису не створює нову файлову версію, а підготовлена заміна файла не замінює поточну версію, доки адміністратор не опублікує її. Як знайти матеріал для редагування? 1. Відкрийте Керування базою знань. 2. На вкладці Матеріали введіть назву в пошуку. 3. За потреби відкрийте додаткові фільтри та зробіть пошук за ними: - статус; - тип; - категорія; - теги; - доступ; - адміністратор; - період оновлення; - потрібна перевірка; - сортування. 4. Натисніть назву матеріалу або значок редагування, відкриється бічна панель з даними для редагування. Як змінити опис, категорію, теги або доступ? 1. Відкрийте матеріал. 2. Оновіть потрібні поля. 3. Натисніть Зберегти зміни. Для опублікованого матеріалу зміна доступів одразу почне діяти. Перед збереженням перевірте, чи не втратить доступ команда, яка використовує документ у роботі. Якщо інший адміністратор уже змінив матеріал, система може показати конфлікт. Не перезаписуйте дані навмання: натисніть Завантажити актуальну версію, перегляньте зміни та повторіть своє редагування. Як замінити файл і створити нову версію? Для матеріалу типу Файл: 1. Відкрийте редактор матеріалу. 2. У джерелі виберіть "завантажити новий файл" або "вибрати із файлового менеджера". 3. Збережіть зміни. 4. Перегляньте нову версію. 5. Коли все готово, натисніть Опублікувати нову версію. Доки нова версія не опублікована, користувачі продовжують бачити поточну версію. Після публікації новий файл стає поточним одразу, а його повна індексація завершується у фоні. Якщо вибрали не той файл, натисніть Скасувати заміну файла. Поточна опублікована версія не зміниться. Як користуватися історією версій? У блоці Історія версій для кожної версії показано: - номер; - назву файла; - дату створення; - позначку Поточна; - позначку Очікує публікації; - кнопку Переглянути; - кнопку Відновити, якщо дія доступна. Відновлення історичної версії не перемикає матеріал негайно. Система створює нову версію-кандидат на основі вибраного файла. Перегляньте її та окремо натисніть Опублікувати нову версію. Не можна відновити: - поточну версію; - уже підготовлену версію-кандидат; - версію зовнішнього посилання; - стару версію, якщо вже є інша активна заміна. Що означають статуси матеріалу? | Статус | Видимість | Доступні основні дії | | -------------- | --------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | Чернетка | Користувачі не бачать матеріал. | Редагувати, зберігати, публікувати. Ніколи не опубліковану чернетку можна видалити. | | Опубліковано | Доступний дозволеній аудиторії. | Змінювати дані, готувати нову версію, зняти з публікації або архівувати. | | В архіві | Прихований від користувачів, пошуку й AI-асистента. | Переглядати, відновити як чернетку або видалити назавжди. Інше редагування заблоковано. | Як зняти з публікації чи архівувати? Зняти з публікації Використовуйте, коли матеріал потрібно тимчасово приховати, доопрацювати й опублікувати знову. Після підтвердження матеріал: - переходить у чернетку; - зникає у читачів, пошуку й відповідях AI-асистента; - зберігає історію та дані редактора. Архівувати Використовуйте, коли матеріал більше не повинен використовуватися, але його історію потрібно зберегти. Після архівування матеріал недоступний читачам. В архіві матеріал не можна редагувати. Якщо є незавершена заміна файла, спочатку скасуйте її. Відновити Архівований матеріал відновлюється як чернетка. Він не повертається користувачам автоматично: перевірте поля, доступ і версію, після чого опублікуйте його. Як видалити чернетку? Кнопка Видалити чернетку доступна лише для матеріалу, який ніколи не був опублікований. Після видалення: - картка матеріалу зникає; - файл залишається у файловому менеджері; - дію потрібно підтвердити. Для матеріалу, який уже публікувався, використовуйте архівування. Як видалити матеріал назавжди? Остаточне видалення доступне лише в архіві. 1. Відкрийте архівований матеріал. 2. Натисніть Видалити назавжди. 3. У вікні підтвердження перегляньте залежності: - версії; - пов’язані матеріали; - обране; - відгуки; - події використання; - спільні файли. 4. Введіть точну назву матеріалу (захист від випадкового видалення). 5. Підтвердьте видалення. Цю дію неможливо скасувати. Спільні файли, які використовуються у файловому менеджері або курсах, зберігаються; видаляється саме матеріал Бази знань і пов’язані з ним дані. Які є стани обробки файла? Поруч із матеріалом можуть відображатися: - Завантажено — файл очікує обробки; - Витягуємо текст; - Обробляється; - Проіндексовано; - Помилка індексування. Статус Опубліковано і стан Проіндексовано — не одне й те саме. Протягом деякого часу після додавання матеріал у пошуку може бути доступний тільки за назвою й метаданими, поки система ще готує пошук за вмістом та дані для AI-асистента.

Як створити й опублікувати матеріал у Базі знань

У Базі знань LMS Smart Way матеріал можна створити з нового файла, або наявного файла у файловому менеджері або зовнішнього HTTPS-посилання. Перед публікацією потрібно заповнити назву, опис, активну категорію, дату перевірки актуальності та налаштування доступу. Перед початком Перевірте: - у вас є доступ до меню Керування базою знань; - у компанії є активна підписка Academy; - створена потрібна активна категорія; - для нового файла є папка файлового менеджера; - визначено, хто має бачити матеріал; - зовнішнє посилання починається з https://; - документ має зрозумілу назву й не містить зайвих або конфіденційних даних. Як відкрити редактор? 1. У головному меню виберіть Керування базою знань. 2. Відкрийте вкладку Матеріали. 3. Натисніть Додати матеріал. 4. У редакторі Публікація та доступ виберіть джерело. Якщо Academy-підписка неактивна, система не відкриє редактор створення документу. Як завантажити новий файл? 1. У полі Джерело матеріалу виберіть Завантажити новий файл. 2. Виберіть Папка файлового менеджера. 3. За потреби скористайтеся пошуком папки за назвою або шляхом. 4. Натисніть Завантажити новий файл і виберіть файл на пристрої. 5. Перевірте назву вибраного файла. 6. Збережіть чернетку або опублікуйте матеріал. 7. Дочекайтеся завершення передавання файлу та перевірки безпеки. Файл стане звичайним об’єктом файлового менеджера лише після успішної антивірусної перевірки. Порожній файл, непідтримуваний тип, невідповідність розширення вмісту, перевищення ліміту компанії або шкідливий вміст будуть відхилені. Якщо передавання перервалося, не створюйте дубль одразу. Відкрийте ту саму чернетку й дотримуйтеся підказки системи щодо повторного вибору файла або продовження. Як вибрати файл із файлового менеджера? 1. Виберіть Вибрати з файлового менеджера. 2. Відкрийте список файлів. 3. Скористайтеся полем пошуку за назвою. 4. Виберіть потрібний файл. 5. Перевірте назву, тип і розмір. 6. За потреби натисніть Переглянути файл. Це той самий файл, а не копія. Його можна одночасно використовувати в навчальному курсі й Базі знань. Один файл не можна прив’язати до двох різних матеріалів Бази знань. Якщо система повідомляє Цей файл уже використовується в Базі знань, відкрийте наявний матеріал замість створення дубля. Як додати зовнішнє посилання? 1. Виберіть Додати зовнішнє посилання. 2. Введіть повну адресу в полі HTTPS-посилання. 3. Перевірте, що адреса починається з https:// і відкривається в браузері. 4. Заповніть назву, опис, категорію, теги, дату актуальності й доступ. Зовнішній ресурс відкривається в новій вкладці. LMS Smart Way не копіює довільний вміст зовнішньої сторінки до Бази знань, тому якість пошуку залежить від заповнених вами назви, опису, категорії та тегів. Після створення тип джерела не можна довільно змінити з файла на зовнішнє посилання або навпаки. Якщо потрібен інший тип, створіть окремий матеріал. Як заповнити картку матеріалу? | Поле | Рекомендація | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Назва | Коротко назвіть документ що було зрозуміло його призначення. Не використовуйте назви на кшталт Файл 1 або Нова інструкція. | | Короткий опис | У 1–3 реченнях поясніть, для кого матеріал і яке завдання він допомагає виконати. Для публікації опис не обов’язковий, але рекомендований. | | Категорія | Виберіть одну активну категорію, яка найкраще описує основну тему. | | Теги | Додайте до 10 додаткових тегів. Один тег — до 50 символів. | | Перевірити актуальність до | Вкажіть дату наступної змістової перевірки. Для нового матеріалу система пропонує дату приблизно через рік. | | Доступ | Налаштуйте доступи Уся компанія або Обмежений доступ. | | Дозволити завантаження | Увімкніть лише тоді, коли співробітникам можна скачувати оригінальний файл. | Відповідальний адміністратор призначається автоматично під час створення. У звичайному редакторі змінити його вручну не можна. Докладні правила налаштування доступу до документу наведено в гайді Як увімкнути Базу знань і налаштувати доступ. Як додати пов’язані матеріали? Спочатку збережіть чернетку. Після цього в блоці Пов’язані матеріали можна знайти й додати до п’яти опублікованих ресурсів, змінити їхній порядок або прибрати непотрібні. Пов’язані матеріали не замінюють категорію чи теги. Використовуйте їх для прямого продовження сценарію: політика → шаблон → інструкція. Як зберегти чернетку? Натисніть Зберегти чернетку, якщо: - картка ще не готова; - потрібно перевірити файл; - аудиторію ще не погоджено; - пов’язані матеріали потрібно додати пізніше. Чернетка видима адміністраторам, але не відображається читачам у пошуку, категоріях або за прямим посиланням. Як опублікувати матеріал? Перед натисканням Опублікувати перевірте: - джерело вибрано й файл пройшов перевірку безпеки; - є назва й короткий опис; - вибрана активна категорія; - дата перевірки актуальності заповнена; - для обмеженого доступу вибрано підрозділ або посаду; - завантаження оригіналу дозволено або заборонено свідомо. Після успішної публікації матеріал одразу стає доступним дозволеній аудиторії. Витягування тексту й формування пошукового та векторного індексів можуть продовжуватися у фоні ще деякий час. Поки обробка не завершена, пошук за вмістом файла та використання асистентом можуть ще не працювати. Як провести фінальну перевірку? 1. Відкрийте матеріал у режимі попереднього перегляду. 2. Перевірте назву, опис, категорію, теги й дату. 3. Переконайтеся, що файл читається або зовнішнє посилання відкривається. 4. Перевірте кнопку завантаження відповідно до політики доступу. 5. Увійдіть як представник цільової аудиторії. 6. Знайдіть матеріал через пошук і категорію. 7. Перевірте, що користувач поза аудиторією матеріал не бачить.

Як увімкнути Базу знань і налаштувати доступ до матеріалів

В LMS Smart Way у Базі знань є два рівні доступу: доступ до модуля для всіх співробітників і доступ до конкретного матеріалу. Матеріал буде доступний співробітникам лише тоді, коли модуль "База знань" увімкнено у налаштуваннях компанії, матеріал має статус "опубліковано", і користувач відповідає умовам доступу на перегляд даного матеріалу. Хто може керувати Базою знань? Меню Керування базою знань доступне лише адміністраторам. Вони можуть працювати з матеріалами своєї компанії незалежно від того, чи ввімкнено модуль для співробітників. Співробітники та керівники можуть лише переглядати додані адміністратором матеріали. Вони не можуть створювати, публікувати або редагувати матеріали. Роль керівника не надає адміністративного доступу до матеріалів компанії. Як увімкнути або вимкнути модуль База знань для співробітників? 1. Відкрийте Налаштування. 2. Перейдіть до розділу Компанія. 3. Знайдіть блок База знань для співробітників. 4. Увімкніть або вимкніть перемикач. 5. Дочекайтеся завершення збереження. Коли модуль увімкнений, користувачі бачать пункт База знань у меню та можуть відкривати дозволені їм матеріали. Коли модуль вимкнений: - пункт База знань зникає з меню співробітників; - сторінки матеріалів стають недоступними для співробітників і керівників; - адміністратори можуть переглядати й керувати контентом Бази знань; - матеріали, категорії, теги, доступи та історія версій не видаляються; - після повторного ввімкнення опублікований контент знову стає доступним згідно налаштованих прав. Вимкнення модуля зручно використовувати для тимчасового закриття читацької частини, але воно не замінює архівування окремих неактуальних матеріалів. Як впливає підписка Academy на роботу Бази знань? За активної підписки Academy користувач може відкривати дозволені внутрішні документи, а адміністратор — створювати нові матеріали. За неактивної підписки: - список, пошук і чинні правила доступу до матеріалів не змінюються; - система блокує відкриття документів; - кнопка Додати матеріали заблокована; - адміністратор може відкривати та редагувати наявні матеріали. Як налаштувати доступ до матеріалу? У редакторі матеріалу є блок Доступ із двома режимами. Уся компанія Матеріал бачать усі співробітники компанії, яким доступний модуль. Використовуйте цей режим для загальних політик, інструкцій із використання платформи, корпоративних шаблонів і матеріалів, які не містять обмеженої інформації. Обмежений доступ Матеріал бачать співробітники вибраних підрозділів або посад. 1. Виберіть Обмежений доступ. 2. У полі підрозділів додайте потрібні команди. 3. У полі посад додайте потрібні посади. 4. Збережіть чернетку або опублікуйте матеріал. У режимі обмеженого доступу потрібно вибрати хоча б один підрозділ або одну посаду. Порожній список є помилкою. Як поєднуються підрозділи й посади? Якщо заповнити обидва списки, між ними діє логіка АБО. Приклад: - вибрано підрозділ Продажі; - вибрано посаду Регіональний менеджер. Матеріал побачать усі працівники підрозділу Продажі та всі працівники з посадою Регіональний менеджер, навіть якщо вони працюють в іншому підрозділі. Не використовуйте одночасний вибір підрозділу й посади, якщо потрібна логіка «лише ця посада в цьому підрозділі»: поточний режим не підтримує такого перетину. Від чого залежить правильність доступу? Правила доступу використовують значення з профілю співробітника. Тому перед публікацією перевірте: - чи заповнений підрозділ; - чи вказана актуальна посада; - чи немає різних написань тієї самої назви; - чи ввімкнено доступ співробітників до модуля. Зміна підрозділу або посади може одразу забрати доступ до списку, пошуку, сторінки матеріалу, попереднього перегляду, завантаження, обраного та використання матеріалу асистентом. Як перевірити доступ перед запуском? Після публікації виконайте перевірку щонайменше з двома обліковими записами: 1. Користувач із цільового підрозділу або посади має знайти й відкрити матеріал. 2. Користувач поза налаштованою аудиторією не повинен бачити матеріал у категорії, пошуку або за прямим посиланням. 3. Якщо дозволено завантаження, перевірте кнопку Завантажити. 4. Якщо доступ обмежено, перевірте і підрозділ, і посаду окремо. Адміністратор не підходить для перевірки читацьких обмежень, оскільки в межах своєї компанії він має необмежений доступ до матеріалів. Які типові помилки можуть виникнути? - Вибрано Обмежений доступ, але не додано жодної команди або посади. - Очікується логіка «підрозділ І посада», хоча система використовує «підрозділ АБО посада». - У профілі співробітника не заповнено потрібне поле. - Матеріал залишився чернеткою або був знятий з публікації. - Доступ до модуля вимкнено для співробітників. - Перевірка виконувалася лише під обліковим записом адміністратора.

Як переглядати матеріали, завантажувати файли та залишати відгуки

В LMS Smart Way на сторінці матеріалу можна переглянути його вміст, перевірити опис і дату актуальності, скопіювати посилання, додати матеріал в обране, завантажити (якщо адміністратор дозволив завантаження) або повідомити адміністраторам про застарілу інформацію. Що показано у верхній частині сторінки? Після відкриття матеріалу ви побачите: - тип файла або позначку зовнішнього посилання; - назву матеріалу; - категорію; - номер поточної версії; - дату Актуально до, якщо її вказано; - кнопки До обраного, Скопіювати посилання, Завантажити або Відкрити посилання. Кнопка копіювання створює постійне посилання на матеріал. Надсилайте його колегам, у яких є доступ до даного матеріалу. Посилання не обходить права доступу: користувач без дозволу побачить повідомлення про недоступний матеріал. Які матеріали відкриваються у попередньому перегляді? Спосіб перегляду залежить від формату: | Формат | Що побачить читач | | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Word, Excel, PowerPoint та інші підтримувані офісні документи | Вбудований режим лише для перегляду з можливістю розгорнути документ на весь екран. | | PDF | Вбудований переглядач PDF. | | Зображення | Зображення на сторінці матеріалу. | | Аудіо | Вбудований аудіопрогравач. | | Відео | Вбудований відеопрогравач. | | Текстові файли та Markdown | Текстовий попередній перегляд. | | Зовнішнє посилання | Пояснення, що ресурс відкриється в новій вкладці. | Документи у Базі знань відкриваються лише для читання, їх неможливо редагувати. Як завантажити файл? Кнопка Завантажити відображається лише тоді, коли адміністратор дозволив скачування файла. 1. Відкрийте матеріал. 2. Натисніть Завантажити. 3. Дочекайтеся підготовки файла браузером. 4. Документ завантажено. Якщо кнопки немає, це не помилка: для цього матеріалу завантаження заборонене. Переглядайте файл у вбудованому вікні або зверніться до відповідального адміністратора, якщо робочий процес потребує локальної копії. Що робити, якщо попередній перегляд не відкрився? Якщо з’явилося повідомлення Не вдалося відкрити попередній перегляд: 1. Натисніть Повторити. 2. Перевірте інтернет-з’єднання. 3. Оновіть сторінку. 4. Якщо доступна кнопка Завантажити, відкрийте оригінал локально. Де переглянути опис і службову інформацію? У блоці Про матеріал відображаються: - короткий опис; - повний шлях категорії; - теги; - відповідальний адміністратор; - дата оновлення; - дата наступної перевірки актуальності. Якщо зміст викликає питання, орієнтуйтеся на відповідального адміністратора. Саме він зазначений як відповідальний за перевірки даного матеріалу. Як перейти до пов’язаних матеріалів? У блоці Пов’язані матеріали можуть бути до п’яти рекомендованих ресурсів. - Пов’язаний файл відкривається в Базі знань. - Пов’язане зовнішнє посилання відкривається в новій вкладці. Список уже враховує ваші права. Матеріали, які не опубліковані або недоступні вам, не будуть відкриватися через цей блок. Як оцінити корисність? У блоці Чи був матеріал корисним? натисніть: - Так, якщо матеріал допоміг виконати завдання; - Ні, якщо матеріал не відповів на питання або був незрозумілим. Для кожного матеріалу зберігається одна ваша поточна оцінка незалежно від його версії. Публікація нової версії не скидає оцінку. Повторний вибір оновлює її, а адміністратори бачать загальну кількість корисних і некорисних оцінок в аналітиці. Оцінка анонімна, адміністратор не бачить хто її поставив. Як повідомити про застарілий матеріал? 1. Натисніть Повідомити про застаріле. 2. У полі Що саме потрібно оновити? коротко опишіть проблему. Коментар необов’язковий, але допомагає швидше знайти помилку. 3. Натисніть Надіслати. 4. Дочекайтеся підтвердження системи, що повідомлення надіслано адміністраторам. Корисний коментар містить конкретику: назву розділу, застарілий крок, нову відповідальну особу, неправильну дату або змінений процес. Не додавайте паролі, токени, персональні дані чи іншу конфіденційну інформацію. Повідомлення не змінює матеріал автоматично. Адміністратор перевіряє звернення, оновлює вміст за потреби й позначає питання вирішеним. Якщо матеріал раптово став недоступним? Причиною може бути: - матеріал зняли з публікації або архівували; - адміністратор змінив права доступу; - ваш підрозділ або посаду змінили у картці співробітника; - доступ співробітників до модуля вимкнули; - матеріал видалили. Скопійоване посилання та запис в обраному не зберігають доступ після таких змін.

Як шукати матеріали в Базі знань

У розділі База знань відображаються лише опубліковані матеріали, доступні співробітникам за налаштуваннями підрозділу та посади. Шукати необхідні матеріали можна за текстом у полі пошуку або через категорії та фільтри. Де відкрити Базу знань? 1. Увійдіть у особистий кабінет LMS Smart Way. 2. У головному меню виберіть База знань. 3. На головній сторінці ви побачите поле пошуку, кнопку Фільтри, кнопку Обране, дерево категорій і блок Нещодавно оновлене. Якщо пункту База знань немає в меню, це означає що адміністратор вашої компанії відключив даний модуль. Як виконати текстовий пошук? 1. У полі пошуку введіть ключові слова. 2. Натисніть Знайти або клавішу Enter. 3. Перегляньте блок Результати пошуку. Пошук враховує назву, короткий опис, категорію, теги та проіндексований текст текстових файлів. У знайденому фрагменті тексту виділяються збіги з вашим запитом. Для точнішого результату: - використовуйте 2–4 змістовні слова замість довгого речення; - починайте із назви процесу, документа або продукту; - спробуйте синонім, якщо перший запит нічого не знайшов; - додайте фільтр категорії або типу, якщо результатів забагато. Щоб очистити поле пошуку, натисніть значок очищення в полі (х). Як користуватися категоріями? Категорії показані окремим каталогом. Число біля назви означає кількість доступних вам матеріалів у даній категорії. 1. Натисніть стрілку біля категорії, щоб показати або приховати вкладені категорії. 2. Натисніть назву категорії, щоб показати всі матеріали даної категорії. 3. Виберіть Усі, щоб завантажити матеріали всіх категорій. На вузькому екрані дерево можна згорнути кнопкою у заголовку Категорії. Категорія описує основну тему матеріалу. Один матеріал має одну основну категорію, тому для додаткових ознак краще використовувати теги. Які фільтри доступні? Натисніть Фільтри, щоб відкрити додаткові параметри. | Фільтр | Що робить | | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- | | Тип | Вибирає Файл або Посилання. | | Сортування | Змінює порядок відображення результатів. | | Теги | Залишає матеріали з вибраними тегами. У списку тегів є окремий пошук потрібних тегів. | | Період оновлення | Відфільтровує матеріали, оновлені у вибраному діапазоні дат. | Доступні варіанти сортування: - За релевантністю — найкращий варіант для текстового пошуку; - За оновленням — спочатку нещодавно оновлені матеріали; - За популярністю — спочатку матеріали з більшою активністю читачів. Фільтри можна комбінувати. Наприклад, знайти всі файли з тегом безпека, оновлені за останній квартал. Як скинути умови пошуку? - Скинути фільтри прибирає категорію, тип, теги, період, сортування та режим обраного, але не очищує введений у пошуку текст. - Очистити все прибирає і текстовий запит, і всі активні фільтри. - Значок хрестика біля тегів очищує лише вибрані теги. Як працює обране? Обране — це ваш персональний список швидкого доступу. Щоб додати матеріал: 1. Знайдіть його у списку. 2. Натисніть значок зірки праворуч. Також матеріал можна додати кнопкою До обраного на сторінці перегляду. Щоб показати тільки збережені матеріали, натисніть кнопку Обране. Повторне натискання даної кнопки вимкне фільтр та виведе весь список матеріалів а не тільки обране. Якщо матеріал зняли з публікації, архівували або обмежили доступ, він перестане відображатися в обраному. Запис в обраному не надає додаткового доступу. Як читати картку результату? Картка показує: - тип матеріалу; - назву; - знайдений фрагмент тексту, якщо виконувався пошук; - шлях категорії; - назву та розмір файла, якщо ці дані доступні; - дату оновлення; - до двох тегів і кількість інших тегів. Файл відкривається на окремій сторінці Бази знань. Зовнішнє посилання відкривається в новій вкладці. Якщо знайдено багато матеріалів, то у низу списку матеріалів зʼявляться кнопки Назад і Далі для переходу по сторінкам. Швидкий чеклист - Введіть короткий змістовний запит. - За потреби виберіть категорію. - Додайте тип, теги або період оновлення. - Для пошуку використовуйте сортування За релевантністю. - Збережіть часто потрібні матеріали в Обране. - Якщо нічого не знайдено, очистьте фільтри та спробуйте інші налаштування фільтрів.

Як перевірити ознайомлення співробітників із документами?

У звіті «Ознайомлення» можна перевірити, хто зі співробітників підтвердив ознайомлення з певною версією документа, а хто ще ні. Як відкрити звіт і знайти потрібних співробітників? 1. Відкрийте розділ «Звіти та статистика → Статистика Бази знань» і виберіть вкладку «Ознайомлення». 2. Знайдіть документ, відкрийте його деталі та виберіть версію, яку потрібно перевірити. 3. Щоб знайти конкретного співробітника, скористайтеся пошуком. Для докладнішого відбору розгорніть «Фільтри» й виберіть підрозділ, посаду або стан ознайомлення. Фільтри застосовуються автоматично після вибору значень. Адміністратори бачать всі дані компанії. Менеджери можуть перевіряти лише співробітників доступних їм підрозділів. Що означають показники у звіті? | Назва | Значення | | ---------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Версія | Версія документа, для якої показано підтвердження ознайомлення. | | Активна аудиторія з доступом | Кількість активних співробітників, які зараз мають доступ до документа та входять до доступної вам аудиторії. | | Ознайомився | Кількість співробітників із цієї аудиторії, які підтвердили ознайомлення з вибраною версією. | | Не ознайомився | Кількість співробітників із цієї аудиторії, які не мають підтвердження ознайомлення з вибраною версією. Розраховується як активна аудиторія мінус співробітники з підтвердженням. | | Частка ознайомлення | Частина активної аудиторії, яка підтвердила ознайомлення. Формула: Ознайомилися ÷ активна аудиторія × 100%. Якщо аудиторія порожня, частка не визначається. | Статус «Не ознайомився» означає, що співробітник не натиснув кнопку «Ознайомився», та не означає, що співробітник не читав документ. Загальні показники документа охоплюють усю доступну вам аудиторію. Наприклад, документ доступний 20 співробітникам, із яких 15 підтвердили ознайомлення. Частка ознайомлення становить 75%. Якщо залишити у списку лише 5 співробітників без підтвердження, загальна частка не зміниться на 0%: вона й далі враховуватиме всю доступну вам аудиторію. Що відбувається після оновлення документа? Підтвердження зберігається для тієї версії, з якою співробітник ознайомився. Підтвердження попередньої версії не означає підтвердження нової редакції. Якщо документ є завданням траєкторії й це завдання ще не завершене, для нього потрібне підтвердження актуальної опублікованої версії. Уже завершені завдання зберігають свій результат. Оновлення документа також не змінює строк траєкторії. Як завантажити звіт в Excel? Відкрийте деталі потрібного документа, виберіть версію та встановіть фільтри співробітників. Натисніть «Експорт в Excel». На аркуші «Ознайомлення» будуть усі співробітники, які відповідають фільтрам. На аркуші «Параметри» зазначено документ, вибрану версію, загальні показники аудиторії та застосовані фільтри співробітників. Підсумки на цьому аркуші стосуються всієї доступної вам аудиторії документа, тому можуть відрізнятися від кількості експортованих рядків. Що означають стовпчики Excel-файлу? | Назва | Значення | | ------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Співробітник; Підрозділ; Посада | Ім’я співробітника, його підрозділи та посади. | | Статус | Показує, чи підтвердив співробітник ознайомлення з вибраною версією: «Ознайомився» або «Не ознайомився». | | Дата ознайомлення | Дата зафіксованого підтвердження. Якщо підтвердження немає, клітинка залишається порожньою. | Повʼязані матеріали LMS платформи - Як підтвердити ознайомлення з документом Бази знань? - Як користуватися аналітикою та журналом дій Бази знань? - Як керувати версіями документів? - навчання персоналу FAQ Чи діє старе підтвердження для нової версії? Ні. Підтвердження належить конкретній версії документа. Перевіряйте, чи підтверджено саме ту версію, яку ви вибрали у звіті. Чому підсумки не змінюються після відбору співробітників? Вони розраховані для всієї доступної вам аудиторії документа. Фільтри в деталях змінюють лише список співробітників.

Як підтвердити ознайомлення з документом Бази знань?

Щоб підтвердити ознайомлення з документом Бази знань, прочитайте його та натисніть «Ознайомився». Система збереже підтвердження для конкретної опублікованої версії документа. Саме відкриття, читання або завантаження файла без цієї дії не створює запису про ознайомлення. Як підтвердити ознайомлення? 1. Відкрийте доступний вам документ у розділі «Академія → База знань» або із завдання траєкторії. 2. Прочитайте документ і перевірте, з якою версією ви працюєте. 3. У блоці інформації про документ знайдіть кнопку «Ознайомився» та натисніть її. Цей блок розташований перед оцінкою корисності матеріалу. 4. Дочекайтеся повідомлення «Ознайомлення підтверджено» та перевірте дату підтвердження у блоці ознайомлення. 5. Якщо ви відкрили документ із траєкторії, поверніться до неї та перевірте стан відповідного завдання. На телефоні розташування інформаційних блоків пристосовується до ширини екрана. Щоб знайти кнопку підтвердження, прокрутіть сторінку документа до блоку ознайомлення. Що зміниться після публікації нової версії документа? Ваше попереднє підтвердження зберігається за тією версією, яку ви прочитали. Воно не підтверджує ознайомлення зі змістом нової версії. Якщо документ входить до траєкторії, подальші дії залежать від стану завдання: - Якщо завдання ще не завершено, для його виконання потрібно підтвердити ознайомлення з актуальною опублікованою версією документа. - Якщо завдання вже завершено, воно зберігає попереднє підтвердження та версію, за якою його було виконано. Оновлення документа не починає відлік строку траєкторії заново. Повторно підтверджувати ту саму версію через інший спосіб відкриття документа не потрібно. Наприклад, якщо ви вже підтвердили її в Базі знань, саме відкриття цього документа із траєкторії не потребує другого підтвердження. Де перевірити, чи збережено підтвердження? Повторно відкрийте документ і перегляньте стан ознайомлення. Адміністратори й менеджери, які мають відповідний доступ, можуть відкрити «Статистика Бази знань → Ознайомлення». У цьому звіті вони перевіряють, хто зі співробітників підтвердив ознайомлення та з якою версією документа. Повʼязані матеріали LMS платформи - Як перевірити ознайомлення співробітників із документами? - Як проходити траєкторію навчання? - Чому курс або завдання траєкторії недоступне? - Як керувати версіями документів? - адаптація співробітників FAQ Чи зараховується завантаження документа як ознайомлення? Ні. Щоб зберегти підтвердження ознайомлення, потрібно натиснути «Ознайомився» на сторінці документа. Чи скасовує оновлення документа завершене завдання траєкторії? Ні. Завершене завдання зберігає підтвердження тієї версії документа, за якою його було виконано.