Цей гайд допоможе адміністратору в LMS платформі Smart Way вибрати правильну дію: тимчасово або назавжди забрати доступ до Академії, чи повністю видалити співробітника з платформи.
Коли знімати доступ до Академії, а коли видаляти співробітника?
Є два різні сценарії:
| Ситуація | Що робити |
|---|---|
| Співробітник більше не повинен навчатися в Академії, але його потрібно залишити у списку співробітників | Зніміть галочку "Надати доступ до Академії". |
| Співробітник потрібен для інших задач, наприклад для збереження історії або психологічного тестування, але не повинен входити в Академію | Зніміть галочку "Надати доступ до Академії". |
| Співробітник звільнився або його запис більше не потрібен у Smart Way | Виконайте повне видалення співробітника. |
| Ви не впевнені, чи знадобляться дані співробітника в майбутньому | Спочатку зніміть доступ до Академії. Повне видалення використовуйте лише тоді, коли запис справді більше не потрібен. |
Як забрати доступ до Академії без видалення співробітника?
-
Перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Знайдіть потрібного співробітника через "Пошук по ПІБ", "Пошук за посадою" або "Пошук по відділу".
-
Натисніть на рядок зі співробітником, щоб відкрити його картку.
-
У вікні "Редагувати" знайдіть опцію "Надати доступ до Академії".
-
Зніміть галочку з цієї опції.
-
Натисніть "Зберегти".
-
Перевірте, що співробітник залишився у списку.
Після збереження співробітник не зникає з розділу "Співробітники". Видаляється лише його доступ до Академії.
Що відбудеться після зняття галочки "Надати доступ до Академії"?
-
співробітник залишається у списку співробітників;
-
його ім'я, email, телефон, відділ, посада та нотатки залишаються в картці;
-
обліковий запис для входу в Академію видаляється із сервера авторизації;
-
співробітник більше не може увійти до Академії;
-
співробітник більше не вважається активним користувачем Академії;
-
навчальний рейтинг і навчальний час для цього співробітника в Академії прибираються з активної навчальної звітності.
Цей варіант підходить, коли потрібно заблокувати доступ до навчання, але не прибирати людину з основного списку співробітників. Це також корисно, якщо дані людини можуть знадобитися для інших HR-процесів, зокрема для тестування кандидатів або подальшої роботи з історією взаємодії.
Чи можна повернути доступ до Академії?
Так. Якщо співробітнику знову потрібно навчатися:
-
Перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Відкрийте картку потрібного співробітника.
-
Увімкніть опцію "Надати доступ до Академії".
-
Натисніть "Зберегти".
Після повторного надання доступу Smart Way створить для співробітника новий обліковий запис для входу в Академію і надішле дані для входу на його email.
Як повністю видалити співробітника?
Повне видалення використовуйте лише тоді, коли співробітник більше не потрібен у Smart Way.
-
Перейдіть до розділу "Співробітники".
-
Знайдіть потрібного співробітника.
-
У рядку співробітника відкрийте меню дій (три крапки в кінці рядка).
-
Натисніть "Видалити".
-
У вікні підтвердження уважно прочитайте попередження.
-
Якщо ви впевнені, натисніть "Видалити".
Перед підтвердженням LMS платформа показує попередження: "Ви впевнені? Всі дані будуть видалені без можливості відновлення."
Що буде після повного видалення співробітника?
-
співробітник зникає зі списку співробітників;
-
його картка співробітника видаляється;
-
обліковий запис для входу в Академію видаляється із сервера авторизації;
-
навчальний рейтинг і навчальний час у звітах Академії видаляються;
-
локальні записи навчальних тестів і відповідей, пов'язані з цим співробітником, очищаються;
-
співробітник більше не відображається як активний учасник навчання у звітах Академії.
Що буде зі звітами та історією співробітника?
Поведінка залежить від того, яку дію ви обрали.
| Дія | Що буде зі звітами |
|---|---|
| Зняти "Надати доступ до Академії" | Співробітник більше не враховується як активний користувач Академії; частина історичних даних може залишатися в інших звітах, якщо сам запис співробітника не видалено. |
| Повністю видалити співробітника | Пов'язані навчальні записи та робочі звіти очищаються; співробітник більше не має відображатися у звітах як активний або доступний користувач. |
Якщо вам потрібно зберегти можливість швидко знайти людину в списку співробітників, не використовуйте повне видалення. Замість цього зніміть доступ до Академії.
Коли видалення може бути недоступне?
Зі списку співробітників неможливо видалити адміністратора: кнопка видалення буде недоступною. Якщо потрібно видалити адміністратора, зробіть це на сторінці "Компанія" у блоці "Адміністратори", натиснувши значок кошика у рядку адміністратора, якого видаляєте. Якщо в акаунті компанії лише один адміністратор, кнопка його видалення буде недоступною. Спочатку додайте нового адміністратора.
Типові ситуації
Співробітник тимчасово не повинен проходити навчання
Зніміть доступ до Академії. Коли навчання знову буде потрібне, увімкніть доступ у його картці.
Співробітник не може увійти в Академію
Перевірте, чи увімкнена опція "Надати доступ до Академії" у його картці. Якщо опцію було вимкнено, співробітник не зможе увійти.
Співробітник є у списку, але не з'являється в навчальних звітах
Перевірте, чи має він доступ до Академії. Якщо галочка "Надати доступ до Академії" знята, він не буде враховуватися як активний користувач Академії.
Чеклист адміністратора перед зміною доступу або видаленням
Перед тим як зберегти зміни, перевірте:
-
чи справді співробітник більше не має проходити навчання;
-
чи потрібно залишити його у списку співробітників;
-
чи можуть знадобитися його дані або історія в майбутньому.
Якщо є сумніви, безпечніше спочатку заблокувати доступ до Академії, а не виконувати повне видалення.