Як редагувати матеріали, керувати версіями та статусами

В LMS Smart Way кожен матеріал має окремий бізнес-статус і історію файлів. Зміна опису не створює нову файлову версію, а підготовлена заміна файла не замінює поточну версію, доки адміністратор не опублікує її.

Як знайти матеріал для редагування?

1. Відкрийте Керування базою знань.

2. На вкладці Матеріали введіть назву в пошуку.

3. За потреби відкрийте додаткові фільтри та зробіть пошук за ними:

   • статус;

   • тип;

   • категорія;

   • теги;

   • доступ;

   • адміністратор;

   • період оновлення;

   • потрібна перевірка;

   • сортування.

4. Натисніть назву матеріалу або значок редагування, відкриється бічна панель з даними для редагування.

Як змінити опис, категорію, теги або доступ?

1. Відкрийте матеріал.

2. Оновіть потрібні поля.

3. Натисніть Зберегти зміни.

Для опублікованого матеріалу зміна доступів одразу почне діяти. Перед збереженням перевірте, чи не втратить доступ команда, яка використовує документ у роботі.

Якщо інший адміністратор уже змінив матеріал, система може показати конфлікт. Не перезаписуйте дані навмання: натисніть Завантажити актуальну версію, перегляньте зміни та повторіть своє редагування.

Як замінити файл і створити нову версію?

Для матеріалу типу Файл:

1. Відкрийте редактор матеріалу.

2. У джерелі виберіть "завантажити новий файл" або "вибрати із файлового менеджера".

3. Збережіть зміни.

4. Перегляньте нову версію.

5. Коли все готово, натисніть Опублікувати нову версію.

Доки нова версія не опублікована, користувачі продовжують бачити поточну версію. Після публікації новий файл стає поточним одразу, а його повна індексація завершується у фоні.

Якщо вибрали не той файл, натисніть Скасувати заміну файла. Поточна опублікована версія не зміниться.

Як користуватися історією версій?

У блоці Історія версій для кожної версії показано:

• номер;

• назву файла;

• дату створення;

• позначку Поточна;

• позначку Очікує публікації;

• кнопку Переглянути;

• кнопку Відновити, якщо дія доступна.

Відновлення історичної версії не перемикає матеріал негайно. Система створює нову версію-кандидат на основі вибраного файла. Перегляньте її та окремо натисніть Опублікувати нову версію.

Не можна відновити:

• поточну версію;

• уже підготовлену версію-кандидат;

• версію зовнішнього посилання;

• стару версію, якщо вже є інша активна заміна.

Що означають статуси матеріалу?

Як зняти з публікації чи архівувати?

Зняти з публікації

Використовуйте, коли матеріал потрібно тимчасово приховати, доопрацювати й опублікувати знову.

Після підтвердження матеріал:

• переходить у чернетку;

• зникає у читачів, пошуку й відповідях AI-асистента;

• зберігає історію та дані редактора.

Архівувати

Використовуйте, коли матеріал більше не повинен використовуватися, але його історію потрібно зберегти.

Після архівування матеріал недоступний читачам. В архіві матеріал не можна редагувати. Якщо є незавершена заміна файла, спочатку скасуйте її.

Відновити

Архівований матеріал відновлюється як чернетка. Він не повертається користувачам автоматично: перевірте поля, доступ і версію, після чого опублікуйте його.

Як видалити чернетку?

Кнопка Видалити чернетку доступна лише для матеріалу, який ніколи не був опублікований.

Після видалення:

• картка матеріалу зникає;

• файл залишається у файловому менеджері;

• дію потрібно підтвердити.

Для матеріалу, який уже публікувався, використовуйте архівування.

Як видалити матеріал назавжди?

Остаточне видалення доступне лише в архіві.

1. Відкрийте архівований матеріал.

2. Натисніть Видалити назавжди.

3. У вікні підтвердження перегляньте залежності:

   • версії;

   • пов’язані матеріали;

   • обране;

   • відгуки;

   • події використання;

   • спільні файли.

4. Введіть точну назву матеріалу (захист від випадкового видалення).

5. Підтвердьте видалення.

Цю дію неможливо скасувати. Спільні файли, які використовуються у файловому менеджері або курсах, зберігаються; видаляється саме матеріал Бази знань і пов’язані з ним дані.

Які є стани обробки файла?

Поруч із матеріалом можуть відображатися:

• Завантажено — файл очікує обробки;

• Витягуємо текст;

• Обробляється;

• Проіндексовано;

• Помилка індексування.

Статус Опубліковано і стан Проіндексовано — не одне й те саме. Протягом деякого часу після додавання матеріал у пошуку може бути доступний тільки за назвою й метаданими, поки система ще готує пошук за вмістом та дані для AI-асистента.