Як користуватися аналітикою та журналом дій Бази знань?

У розділі «Статистика Бази знань» є дві вкладки для різних задач. «Використання» показує, як співробітники працюють із матеріалами: що переглядають, завантажують і шукають, які відгуки залишають. «Журнал дій» допомагає з’ясувати, хто й коли змінював матеріали, налаштування або доступ і чим завершилася дія.

Якщо потрібно перевірити, хто підтвердив ознайомлення з документом, відкрийте окрему вкладку «Ознайомлення».

Хто може переглядати ці звіти?

Адміністратори бачать всі дані компанії. Менеджери можуть переглядати «Використання» й «Ознайомлення» лише за доступними їм підрозділами.

«Журнал дій» доступний адміністраторам із відповідними правами Бази знань. Роль менеджера не надає доступу до цього журналу. Співробітник, який може читати матеріали Бази знань, не отримує через це права переглядати звіти.

Як вибрати дані у вкладці «Використання»?

1. Відкрийте «Звіти та статистика → Статистика Бази знань» і перейдіть на вкладку «Використання».

2. Розгорніть «Фільтри». Щоб переглянути дані конкретного матеріалу, почніть вводити його назву й виберіть потрібний варіант із підказок.

3. Укажіть період та інші потрібні умови. Звіт оновлюється автоматично після зміни фільтрів.

Можна поєднувати фільтри за періодом, матеріалом, категорією, типом матеріалу, поточним статусом, аудиторією та видом дії. Наприклад, виберіть категорію «Адаптація», щоб оцінити використання всіх її матеріалів, або окремий документ, щоб перевірити його завантаження.

Умови відбору зберігаються в адресі сторінки. Повернувшись за цим посиланням, ви відкриєте звіт із тими самими фільтрами. Система покаже лише ті дані, до яких у вас є доступ.

Що означають показники?

Під час порівняння періодів звертайте увагу на обране та оцінки. Вони показують поточний стан, тому зміна дат не обмежує їх лише діями за цей період.

Як читати таблицю матеріалів?

У таблиці можна порівняти показники окремих матеріалів. «Взаємодії» показують кількість зафіксованих дій із матеріалом.

Один користувач може відкрити кілька матеріалів і потрапити до показника «Унікальні користувачі» кожного з них. Тому, додавши ці значення в рядках, можна врахувати ту саму людину кілька разів. Для загальної кількості людей використовуйте показник звіту «Унікальні користувачі».

Що робити з пошуками без результатів?

Таблиця пошуків без результатів допомагає зрозуміти, яку інформацію співробітники не змогли знайти. У ній доступні тексти запитів, що зберігаються до 90 днів. Частина тексту може бути прихована. За давніший період тексти вже можуть бути недоступні, навіть якщо пошуки відбувалися.

Почніть із запитів, які повторюються найчастіше. Перевірте, чи є потрібний матеріал, чи опублікований він і чи мають до нього доступ потрібні співробітники. Порівняйте слова запиту з назвою, описом, категорією та тегами матеріалу. Якщо файл додали нещодавно, перевірте, чи система вже завершила його підготовку до пошуку (індексацію).

Іноді достатньо уточнити назву або теги наявного матеріалу, щоб співробітники знаходили його за своїми звичними запитами.

Як експортувати «Використання» в Excel?

Перевірте фільтри й натисніть «Експорт в Excel». Файл міститиме всі записи, які відповідають умовам відбору, включно з даними на інших сторінках таблиці.

На аркуші матеріалів кожному матеріалу відповідає один рядок. Окремий аркуш містить доступні підсумки пошуків без результатів. Кількість рядків на цих аркушах може відрізнятися, адже вони описують різні дані.

Для експорту можна вибрати період до 366 днів, без майбутніх дат. Наявність давніших даних залежить від строку зберігання аналітики.

Що означають стовпчики на аркуші матеріалів?

Що означають стовпчики на аркуші пошуків без результатів?

Як знайти подію в журналі дій?

1. Відкрийте «Звіти та статистика → Статистика Бази знань» і перейдіть на вкладку «Журнал дій».

2. Розгорніть «Фільтри» й виберіть період, за який потрібно перевірити дії.

3. Укажіть потрібного виконавця, категорію, тип події або результат дії, щоб звузити пошук.

4. Якщо шукаєте дії з певним матеріалом, почніть вводити його назву й виберіть матеріал із підказок.

Фільтри застосовуються автоматично після вибору значень.

Як поєднувати фільтри подій?

Події розподілено на групи: «Ключові зміни», «Матеріали», «Доступ», «Категорії й теги», «Завантаження й перегляд», «Експорти».

Заповнені поля працюють разом. Наприклад, якщо вибрати матеріал і тип події, журнал покаже лише події цього типу для вибраного матеріалу. Якщо в одному полі вибрати кілька типів, до результатів потраплять події будь-якого з них.

Щоб дізнатися, хто зняв документ із публікації, виберіть цей матеріал і відповідний тип події. Щоб перевірити зміну доступу, невдале завантаження чи запуск експорту, виберіть потрібну групу, період і результат.

Як зрозуміти, що відбулося?

У кожному записі перевірте тип події та результат. Журнал може містити успішні дії, помилки й спроби виконання. Запис про спробу ще не підтверджує успішного завершення.

Одна операція може складатися з кількох етапів, для яких система створює окремі події. Перегляньте записи, що стосуються цієї операції та розташовані поруч у часі. Порівняйте їхні типи й результати, перш ніж вважати їх дублями.

У журналі немає окремих карток із показниками. Число біля перемикання сторінок показує загальну кількість подій за вибраними фільтрами. Кожна подія враховується окремо, тому це число не показує кількість різних адміністраторів або змінених матеріалів.

Як експортувати журнал дій в Excel?

Перевірте фільтри й натисніть «Експорт в Excel». Файл охоплює всі події за умовами відбору, включно з тими, яких немає на відкритій сторінці.

На аркуші «Журнал дій» містяться події. На аркуші «Параметри» вказано період, ім’я виконавця, вибрані типи подій, результат і час експорту.

За один раз можна експортувати дані за період до 366 днів і не більше 100 000 подій. Якщо записів більше, звузьте період або додайте фільтри.

Що означають стовпчики журналу в Excel?

На аркуші «Параметри» позначка «Кінець (не включно)» указує момент, яким закінчується період звіту. Події, зафіксовані саме в цей момент, до звіту вже не потрапляють.

На що звертати увагу під час регулярної перевірки?

• Переглядайте часті пошуки без результатів, щоб з’ясувати, яких матеріалів бракує співробітникам або що їм складно знайти.

• Порівнюйте популярні матеріали з потребами команди. Велика кількість переглядів сама по собі не пояснює, чи корисний документ.

• Перевіряйте зміст матеріалів із некорисними оцінками або повідомленнями про застаріле.

• У журналі дій звертайте увагу на невдалі операції та зміни доступу, причини яких потрібно з’ясувати.

• Використовуйте Excel для докладнішого аналізу або передавання даних колегам.

Повʼязані матеріали LMS платформи

• Як перевірити ознайомлення співробітників із документами?

• Як підтвердити ознайомлення з документом Бази знань?

• система навчання персоналу в організації

FAQ

Чи підтверджує перегляд ознайомлення з матеріалом?

Ні. Перегляд показує, що користувач відкрив матеріал. Підтвердження ознайомлення перевіряйте в окремому звіті «Ознайомлення».

Чому обране не змінюється після вибору іншого періоду?

Показник відображає поточну кількість збережень в обраному незалежно від вибраних дат.

Чи може менеджер відкрити журнал дій?

Ні. Менеджери мають доступ до «Використання» й «Ознайомлення» за своїми підрозділами. Для журналу дій потрібні відповідні адміністративні права Бази знань.

Чи означають кілька подій однієї операції, що записи дублюються?

Не обов’язково. Система може окремо записувати різні етапи операції. Порівняйте типи подій і результати, щоб зрозуміти, що саме відбулося.