Як керувати пов’язаними матеріалами та актуальністю

У LMS Smart Way пов’язані матеріали допомагають читачу перейти до наступного матеріалу, який доповнює поточний матеріал, а контроль актуальності дає адміністраторам системний спосіб перевіряти зміст і опрацьовувати зауваження користувачів.

Коли додавати пов’язані матеріали?

Додавайте прямі продовження сценарію, наприклад:

• політика → покрокова інструкція;

• інструкція → шаблон;

• опис процесу → форма заявки;

• загальний матеріал → правила для окремої ролі;

• нова версія процедури → супровідні матеріали.

Не використовуйте блок як випадковий список популярних документів. Для широкої тематичної навігації вже є категорії та теги.

Як додати пов’язаний матеріал?

1. Відкрийте матеріал у Керування базою знань.

2. Перейдіть до блоку Пов’язані матеріали.

3. У полі пошуку введіть щонайменше два символи назви.

4. Виберіть потрібний опублікований матеріал.

5. Повторіть для інших ресурсів.

6. Збережіть зміни.

Можна додати до п’яти матеріалів. Поточний матеріал не можна пов’язати із самим собою.

Як змінити порядок або видалити зв’язок?

• Натисніть і утримуйте значок із трьома лініями лівою кнопкою миші, а потім перетягніть рядок у потрібне місце.

• Або використайте кнопки переміщення вище/нижче.

• Щоб прибрати зв’язок, натисніть кнопку видалення біля відповідного рядка.

Порядок важливий: поставте першим ресурс, який найчастіше потрібен читачу після поточного матеріалу.

Якщо інший адміністратор одночасно змінив список, система покаже актуальний порядок. Перевірте його й повторіть свою зміну.

Що означає стан пов’язаного матеріалу?

У редакторі може відображатися:

• Доступний;

• Не опубліковано;

• Архівовано;

• Обмежений доступ.

Користувач бачить лише той пов’язаний матеріал, який опублікований і доступний для нього. Тому блок може відрізнятися для різних співробітників із різними правами.

Архівований матеріал доступний лише для перегляду адміністратором, тому змінити його збережений список зв’язків не можна. Спочатку відновіть матеріал як чернетку.

Як використовувати дату перевірки актуальності?

Поле Перевірити актуальність до обов’язкове для публікації. Для нового матеріалу система пропонує дату приблизно через рік, але адміністратор має вибрати реалістичний термін.

Рекомендований інтервал:

Дата не оновлює матеріал автоматично. Вона показує, до якого моменту адміністратор має перевірити зміст і після завершення дати, нагадує про необхідність перевірки.

Як користувач може повідомити про застарілий матеріал?

На сторінці матеріалу користувач натискає Повідомити про застаріле, за потреби додає коментар і надсилає його.

У списку адміністрування матеріал отримує позначку Потрібна перевірка. Кількість показує число відкритих повідомлень.

Як опрацювати повідомлення про застарілий матеріал?

1. Відкрийте Керування базою знань.

2. У фільтрах увімкніть Потрібна перевірка, система відфільтрує необхідні матеріали.

3. Відкрийте матеріал.

4. У блоці Повідомлення про застарілість прочитайте:

   • ім’я й email автора, якщо вони доступні;

   • коментар;

   • номер версії;

   • дату повідомлення.

5. Перевірте документ із власником процесу.

6. Оновіть опис або файл, якщо зауваження підтвердилося.

7. Натисніть Позначити вирішеним для окремого звернення.

Вирішені повідомлення залишаються в історії та можуть бути розгорнуті в редакторі.

Коли натискати «Підтвердити актуальність»?

Кнопка Підтвердити актуальність потрібна, коли адміністратор перевірив поточну версію й підтвердив, що вона залишається правильною.

Не використовуйте цю дію лише для прибирання позначки. Спочатку:

1. звірте зміст документу із чинним процесом, який він описує;

2. перевірте всі відкриті коментарі;

3. за потреби опублікуйте нову версію;

4. лише після цього підтвердьте актуальність.

Як часто перевіряти актуальність матеріалів?

• Щотижня фільтруйте матеріали Потрібна перевірка щоб знайти можливо не актуальні матеріали.

• Щомісяця переглядайте матеріали з найближчою датою перевірки.

• Після зміни політики, продукту або відповідальної особи не чекайте планової дати, оновіть матеріал.

• Після оновлення перевіряйте пов’язані матеріали: вони також можуть посилатися на застарілий процес.