Як керувати категоріями й тегами Бази знань

В LMS Smart Way категорії потрібні як меню навігації, а теги допомагають уточнювати пошук. Один матеріал має одну категорію, але може мати до 10 тегів.

Як спроєктувати ефективну структуру Бази знань?

Починайте з реальних запитів співробітників. Хороші категорії відповідають на питання «де шукати матеріал», наприклад:

Робота з клієнтами;
Продукти;
Політики компанії;
Адаптація;
Шаблони документів.

Не створюйте окрему категорію для кожного файла. Надмірна деталізація ускладнює навігацію.

Категорії не залежать від папок файлового менеджера. Папка визначає місце зберігання файла, а категорія — його місце у структурі Бази знань.

Як створити категорію?

Відкрийте Керування базою знань.
Перейдіть на вкладку Категорії.
Натисніть Додати категорію.
Введіть назву.
У полі Батьківська категорія виберіть:
- Верхній рівень;
- або наявну категорію.
Залиште Активна категорія увімкненою, якщо в неї потрібно публікувати матеріали.
Натисніть Зберегти.

Доступно не більше трьох рівнів вкладеності. У полі Батьківська категорія сиcтема не відображає категорії третього рівня, оскільки не підтримується створення категорій четвертого рівня.

Як змінити категорію?

На вкладці Категорії знайдіть потрібний рядок.
Натисніть редагування.
Змініть назву, батьківську категорію або активність.
Натисніть Зберегти.

Зміна батьківської категорії переміщує всю її вкладену структуру. Перед збереженням переконайтеся, що новий шлях зрозумілий користувачам.

Матеріали зберігають прив’язку до категорії після її перейменування або переміщення. Новий шлях використовується в навігації та пошуку.

Як змінити порядок відображення категорій?

У таблиці категорій можна перетягувати категорії щоб змінювати порядок їх відображення. Змінювати порядок дозволено лише серед сусідніх категорій одного рівня:

кореневі категорії — між іншими кореневими;
дочірні — у межах того самого батьківського розділу.

Щоб перетягнути категорію на інше місце у структурі, затисніть лівою клавішею значок (три риски), та перетягніть у потрібне місце.

Щоб перенести категорію до іншої гілки, відкрийте редактор і змініть Батьківську категорію.

Що таке неактивна категорія?

Неактивна категорія:

не доступна для нових публікацій;
допомагає безпечно підготувати структуру до видалення;
не видаляє автоматично матеріали.

Перед деактивацією перевірте, які матеріали використовують категорію, і за потреби перенесіть їх.

Як видалити категорію?

Категорію можна видалити лише тоді, коли:

вона неактивна;
у ній немає матеріалів;
у неї немає дочірніх категорій.

Безпечний порядок:

Перенесіть або архівуйте матеріали.
Перемістіть чи видаліть дочірні категорії.
Вимкніть Активна категорія.
Натисніть Видалити.
Підтвердьте дію.

Якщо кнопка недоступна, підказка пояснить, яка залежність залишилася.

Як додавати теги до матеріалу?

У редакторі матеріалу:

Відкрийте поле Теги.
Знайдіть наявний тег або введіть нову назву.
Виберіть тег зі списку або створіть запропонований.
Додайте до 10 тегів.
Збережіть матеріал.

Один тег може містити до 50 символів. Не використовуйте порожні значення, перенесення рядків, службові символи або назви, що складаються лише зі спеціальних знаків.

Пишіть теги послідовно та не дублюйте їх. Наприклад, створіть один варіант охорона праці, та не створюйте паралельно охорона-праці, це будуть різні теги.

Як керувати тегами глобально?

На вкладці Категорії є блок Керування тегами.

Як перейменувати тег?

Виберіть тег.
Змініть поле Назва тега.
Натисніть Перейменувати.

Назва оновиться у всіх матеріалах компанії, де використовується цей тег.

Як об’єднати дублікати тегів?

Виберіть зайвий тег.
У полі Об’єднати з тегом виберіть правильний цільовий тег.
Натисніть Об’єднати.
Підтвердьте дію.

Усі матеріали вихідного тега перейдуть до цільового. Використовуйте об’єднання замість ручного редагування десятків матеріалів.

Як видалити тег?

Тег можна видалити лише тоді, коли він не використовується жодним матеріалом. Якщо біля тега показано ненульову кількість матеріалів, спочатку приберіть його з цих матеріалів або об’єднайте з іншим тегом.