База знань Smart Way — це корпоративна бібліотека інструкцій, політик, шаблонів, медіафайлів і зовнішніх ресурсів. Адміністратори керують джерелами, доступом, версіями, актуальністю та статистикою використання. Доступ до ресурсів можна надати всім співробітникам компанії або обмежити за посадами та підрозділами.
Статті про Базу знань розділено на короткі тематичні гайди.
Гайди для співробітників і керівників
-
Пошук, категорії, фільтри та обране — як знайти потрібний матеріал за текстом, категорією, типом, тегами або датою оновлення.
-
Перегляд матеріалу, завантаження та відгуки — як відкрити файл або зовнішнє посилання, скопіювати посилання на матеріал, скачати матеріал (якщо надано доступ), оцінити матеріал і повідомити про застаріле.
Гайди для адміністраторів
-
Увімкнення модуля та налаштування доступу — хто бачить Базу знань, як вимкнути доступ для співробітників і як обмежити окремий матеріал за підрозділами або посадами.
-
Створення та публікація матеріалу — як додати новий файл, вибрати файл із файлового менеджера або додати посилання на зовнішні ресурси.
-
Редагування, версії, статуси й видалення — як оновити опублікований матеріал, підготувати нову версію, зняти з публікації, архівувати, відновити або видалити.
-
Категорії та теги — як побудувати зрозумілу структуру, змінити порядок категорій, перейменувати або об’єднати теги.
-
Пов’язані матеріали та контроль актуальності — як звʼязати матеріали і опрацьовувати повідомлення читачів про застарілу інформацію.
-
Аналітика використання та журнал дій — як аналізувати перегляди, пошуки, відгуки, популярні матеріали й адміністративні події.
-
Вирішення типових проблем — що перевірити, якщо матеріал не знаходиться, не публікується, не відкривається або недоступний потрібним співробітникам.
Ролі та межі доступу
| Користувач | Що може робити |
|---|---|
| Співробітник | Шукати доступні опубліковані матеріали, відкривати та переглядати. Можна додавати матеріал в обране, завантажувати дозволені файли та залишати відгуки. |
| Керівник | Має такий самий режим читання для дозволених матеріалів як і співробітник. Роль керівника не відкриває адміністративний доступ до Бази знань. |
| Адміністратор Бази знань | Працює з меню Керування базою знань: створює матеріали, редагує їх, керує доступом, категоріями, тегами, версіями, аналітикою та журналом дій. |
Адміністратор бачить усі матеріали своєї компанії у розділі керування. Співробітник бачить матеріал лише тоді, коли у компанії увімкнений модуль База знань, матеріал має статус Опубліковано, і у співробітника є права на перегляд даного матеріалу.
Якщо у компанії немає активної Academy-підписки, система блокує додавання та відкриття документів.
Основні поняття
-
Матеріал — окрема картка Бази знань із назвою, описом, категорією, тегами, доступом і джерелом, при натискані на яку відкривається вікно перегляду файлу.
-
Файл — документ або медіафайл із файлового менеджера. Один файл можна використовувати і в навчальному курсі, і в Базі знань без створення копії.
-
Зовнішнє посилання — HTTPS-адреса ресурсу, який відкривається в новій вкладці.
-
Чернетка — матеріал, якого ще не бачать читачі.
-
Опубліковано — матеріал доступний дозволеній аудиторії.
-
В архіві — матеріал прихований від читачів і доступний адміністратору лише для перегляду, відновлення або остаточного видалення.
-
Поточна версія — версія файла, яку бачать читачі.
-
Версія-кандидат — підготовлена заміна, яка не змінить поточний матеріал, доки адміністратор не натисне
Опублікувати нову версію.
Рекомендований порядок першого налаштування
-
Перевірте доступ співробітників до модуля.
-
Створіть невелику й зрозумілу структуру категорій.
-
Узгодьте правила назв і тегів.
-
Додайте тестовий матеріал як чернетку.
-
Налаштуйте аудиторію та дату перевірки актуальності.
-
Перевірте файл у попередньому перегляді.
-
Опублікуйте матеріал і відкрийте його з облікового запису співробітника, якому доступний даний матеріал згідно налаштованих прав перегляду.
-
Після запуску регулярно переглядайте повідомлення про застаріле, запити без результатів і найпопулярніші матеріали.